人事総務システム – HG・HRGA(Human Resources & General Affairs)とは？意味とメリット、具体的なサービスも紹介

人手不足がますます深刻化するなか、業務効率化や業務のスリム化は多くの企業に共通する課題です。
人材採用や労務管理などの人事総務業務を担う人手が不足している企業も多く、さまざまな対策が講じられています。

そのなかでも注目を集めているのが、IT技術を活用して人事総務の業務の効率化を図るHGと言われる人事総務システムです。
本記事では、人事総務システムとはどのようなものなのか、利用するメリットやその機能などを詳しく解説します。

目次

1. 人事総務システム（HG）とは
2. 人事総務システムが普及する背景
3. 人事総務システムHGの入のメリット
4. 人事総務システムHGの機能・サービス
5. まとめ｜人事総務システムHGは会社の効率化と活性化になる
6. 人事総務システムの決定版｜MOT/HGの紹介

1. 人事総務システム（HG）とは？

　人事総務システムとは、HG・HRGAとも言われ、人事「Human Resources」と総務「General Affairs」をかけ合わせた言葉です。
　会社の人事データをもとに、採用から退職まで人事管理はもちろん、総務事務、電話内線の管理など総務人事の作業をクラウドで一元管理する仕組みです。

人事システム（HR tech）との違い

　HR Tech（エイチアールテクノロジー）は、Human Resource　Technologyの略です。
　人事データをもとにしている点はHGと同じですが、人事部門に特化した領域になります。
　それと比べて人事総務システムHGは、広範囲に及びます。
　採用、労務管理、福利厚生といった基本的な人事業務の範囲だけでなく、総務部門の業務もカバーし、チャットや内線電話などのコミュニケーションツールとして可能な幅広い領域まで対応します。
　オフィス業務にクラウド化が進んでいる現在において、その市場規模は近年急速に成長しています。
　具体的に背景を見ていきましょう。

2. 人事総務システムが普及する背景

・社会情勢

　働き方改革やコロナ過により、テレワークやハイブリッドワークなどが浸透して、自宅やオフィスではない場所で働く企業が多くあります。それにともない、業務がクラウド化してそれが当たり前の状況になっています。 　また、業務でクラウドシステムが安定して動くインフラが整い、料金も安く利用できる状況になっています。
　これは企業だけでなく、テレワークする個人の自宅なども同じような状況になっています。

・DX化によりクラウドサービスの普及

DXは「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」の略で総務省が企業のデジタル化を促進しています。
DX化の促進は、日常の業務プロセスを見直しデジタル化を行うことを意味しており、行っている業務の効率化を目指します。
人事総務の業務をクラウド化することにより、今までの作業時間を大幅に削減できてより少ない時間、工数、人員で作業することが可能になりました。

・人事戦略の重要性

少子高齢化の影響で今後も労働人口は減少していきます。
限られた人的資本で企業の競争力を維持・向上させていくためには、作業のフォーマット化をしやすい人事総務の作業は、システムの活用により効率化、スリム化を行うことができ、より重要な作業に人員を集中することが出来ます。

３．人事総務システムHGの導入のメリット

①総務人事の業務効率化

人事総務システムを導入することにより、これまで手作業で行っていた業務が自動化され、総務人事部門の業務を大幅に効率化できます。 以下は、基本的な機能が具体的にどのような効率化をもたらすかの例です。

従業員の人事情報一元管理→人事の各業務個別にデータ入力せずに済む
労務管理→手続きを全てオンライン化して、労務士への依頼手続きにかかる手間も軽減
人事異動→全従業員の人事異動に伴う変更処理における自動化とミスの削減

このように、人事総務システムは対応する人事業務をオンライン化して自動的な集計・データ連携を行うことで従来手間がかかっていた作業を効率化します

②採用から雇用契約更新の工数を大幅削減

エントリーから採用までの人事情報をスムーズに管理が可能です。
社員情報の一括管理から内線設定まで手間のかかる、忘れやすい業務を自動化できます。
雇用契約を電子契約で締結。電子契約にビデオ会議が付属している場合は、契約内容を説明しながらの契約締結が可能です。
複数の雇用契約書を一括送信機能により、有期雇用契約の契約書をまとめて送ることができます。

③各種手続きの承認や役所への届出なども電子申請でコスト削減

従業員の入社・退社時や年末調整、結婚・出産など家族構成の変更がある場合には、それぞれ手続が必要です。
これらの各種手続きには承認処理や役所への届け出を伴い、時間のかかる作業です。また手続き用の申請書は紙でのやり取りになり、配布・回収にも手間がかかります。
人事システムはこれらの手続きを全てシステム上で完結できます。また、役所への届け出も電子申請への移行が可能です。手続き処理を全てデジタル化することで、これらの業務にかかっていたコストや時間を大きく削減できます。

④多様な雇用形態でも効率的に管理

働き方の多様化に伴い、正社員だけでなく、アルバイトやパートなど雇用形態も行っている企業が多くあります。
雇用形態が違うと、労働時間や社会保険の有無、有給休暇の付与ルールなど、さまざまな点で違いがあります。
人事総務システムは、従業員の雇用形態も従業員情報として記録しており、勤務管理や給与計算機能と連携して、自動で給与計算や有給休暇管理まで行えることができます。

⑤人事情報の管理の一元化

紙やExcelでの社員情報の煩雑な管理から脱却し、クラウドに情報を一元化できます。
個人情報、職務経歴、異動履歴、これまでの評価結果などが、履歴書、評価シート、給与システムなどに散在していることの多い過去のケースでは、個人について確認したいときに、それぞれの情報を探さねばならず非常に手間がかかるうえ、情報が紛失するケースもあったりしていました。
クラウド上に情報を集約することで、書類を保管する物理的なスペースも省けてテレワーク環境にも対応して、セキュリティ対策も対応できるので安心して運用できます。

４．人事総務システムHGの機能・サービス

人事関連

採用管理

応募や書類選考、面接の日程調整、内定・辞退の管理が出来ます。

社員管理

入社から退職までの情報を蓄積して一括で管理が可能です。

異動登録

異動の予定日になると人事表に自動反映します。 部署名・事務所移転に伴うチーム単位の異動もカンタンに設定出来ます

寮・社宅の異動や申請）

社員の異動登録や履歴確認が可能で、異動に伴う社員寮の申請や承認も出来ます。

慶弔申請

各種慶弔の申請や承認が出来ます。

各種申請

身上異動、休業、給与控除・手当、その他の申請の管理が可能です。

労務手続・社労士の窓口

人事担当と労務士間の伝達を自動化、労務士の入力補助

稟議申請（ワークフロー）

決裁表、ワークフローにもとづき、稟議申請や承認が可能です。

人事表・人事手続き

人事表の作成、電話の内線表の作成、承認フローにつながる決裁表の作成が自動的にできます。

内線設定

パソコンやスマホがクラウド電話になるのでそれぞれのの内線、内線グループの番号発行、変更や削除が可能です。

総務関連

不動産登録

不動産物件、寮の入居者管理、契約情報に基づいた更新などのアラート機能があります。

車両・PCなどの資産登録

車両、PC、複合機等の契約情報の登録・管理が出来ます。 PCのリモート保守管理、契約情報に基づいたアラート機能があります。

棚卸管理

棚卸担当者への依頼から、固定資産台帳との差分チェック、棚卸の作業をします。

備品・PC・レンタカーの利用申請

備品やレンタカー、パソコンの利用申請や貸与情報の登録が出来ます。

異動届出書の事業所税対応

異動届出書の作成・出力

事業所税申告書の事業所税対応

事業所税申告書の作成・出力

コミュニケーションツール関連

外線通話機能※

会社で利用している電話番号をパソコンやスマホで受発信することができます。
※光電話の利用など利用条件があり。

内線通話

パソコンやスマホで内線通話することが可能です。通話はインターネット回線を利用するた、通話料金は無料です。

専用チャット

専用のチャットがあり、社員やグループでのチャットはもちろん、各種申請の通知などが受け取れることができます。
プライベートで利用するチャットとは別になることで社員の心理的負担や混乱を防ぎます。入社から退職までの情報を蓄積して一括で管理が可能です。

５．まとめ｜人事総務システムHGは会社の効率化と活性化になる

人事総務システムを取り入れ、運用するまではある程度の時間や労力がかかりますので、なるべく早く検討を始めましょう。
クラウドサービスが多くある現状においては、すでに勤怠管理や給与計算、事務手続きなどで部分的な人事総務システムを取り入れている企業も多くいらっしゃると思います。
　データが一元化できるサービスを検討して早い段階で検証や見直しを行い、自社にあったシステムを利用することでさらなる作業効率化が図れます。
この機会に人事総務システムを活用して、総務および人事業務改善を図り、組織や労働状況の改善、会社の活性化につなげていきましょう。

人事総務システムの決定版｜MOT/HGの紹介

　最後に当社では、採用から退職、社労士への手続きも自動化する人事総務システム「MOT/HG」を提供しています。
1ID　170円～（月8,500円/50ID）利用できる業界最安の人事総務システムです。
　さらに、コミュニケーションツールとして、クラウド電話もご利用いただけるので、03などの外線受発信やチャットなどの利用が可能です。
人事や総務の業務だけでなく電話業務もDX化する「MOT/HG」を是非、ご利用してみてください。