人事システムの導入メリット・デメリットを徹底解説！

給与計算や勤怠管理、採用活動など幅広い業務をこなす必要がある人事業務。業務の効率化やそれに伴うコスト削減を実現するために、人事システムを導入する企業が増加しています。

当記事では、人事システムの導入メリット・デメリットを徹底解説。導入前にぜひご覧ください。

目次

1. １．人事システムの導入メリット
   1. ・業務の効率化
   2. ・ヒューマンエラーの防止
   3. ・タレントマネジメント
   4. ・セキュリティの強化
   5. ・ペーパーレスの実現
2. ２．人事システムの導入デメリット 　　
   1. ・導入コスト・手間がかかる
   2. ・厳重なセキュリティが求められる
4. ３．人事システムの決定版｜MOT/HGの紹介

１．人事システムの導入メリット

業務の効率化

給与計算や勤怠管理、人事評価や研修の手配など、人事業務では膨大な作業をこなさなければなりません。
従業員へのお知らせなど一見簡単に見える業務も、従業員の数が多い大企業では大量の作業をこなす必要があり、

人事業務の効率化

・それに伴う

コスト削減

は急務です。

さらに、人材不足が深刻な課題になっている採用活動の分野では、応募者情報の管理や面接の日程調整など、

採用に関する業務を効率化

することで選考スピードをあげることができます。

これらの事務作業を効率化することで、人事分野・採用の課題を解決するための重要な業務にリソースを割くことができるようになります。

ヒューマンエラーの防止

人事・労務の分野では、給与計算や年末調整など計算が必要な業務が多くあります。税金や法律とも密接につながっているため、細心の注意が必要です。
しかし、手作業やExcelでの入力・計算を行っていると

入力ミス・計算ミスが発生する恐れ

があります。 人事システムを導入するとヒューマンエラーを防止・削減でき、業務の効率化・業務時間の削減につながります。
さらに、時短勤務、パート・アルバイト、フレックスタイムなどの

複雑な業務形態に関する給与計算も自動

的に行うことが可能です。毎年のように更新される特例や法改正、税率変更などにも対応可能であり、人事業務の圧倒的な効率化を実現します。

タレントマネジメント

近年注目を集める「戦略人事」、代表的なものがタレントマネジメントです。従業員のスキルや能力を重要な経営資源と捉え、採用や育成、配置に活用することで

従業員と組織のパフォーマンスを最大化

することを目指す考え方です。

人事システムで従業員一人ひとりのスキルや能力・個性を管理していれば、適切やタレントマネジメントが可能になります。

中長期的な経営目標に基づき社員を育成

することも可能です。

セキュリティの強化

人事業務で取り扱うデータのなかには、従業員の個人情報や査定評価、企業の機密情報など

厳重なセキュリティ

を維持しなければならない情報が多く含まれます。従来は紙媒体やExcelを用いて管理がされてきましたが、人事システムを導入することでさらに厳重なセキュリティ対策が可能です。

具体的には、アクセス権をユーザーごとに細かく設定し、情報へアクセスできる従業員を制限。パスワード管理やバックアップの実行を徹底したり、操作ログの保存により悪意のあるデータ操作をいち早く発見したりすることが可能です。

ペーパーレスの実現

従来は、従業員への通知や人事評価を紙媒体で配布していた企業も多くありました。まだまだ紙ベースでの業務を行う企業もあるでしょう。

ペーパーレスを実現することで、印刷・紙代のコスト削減が可能です。

1,000人の企業で年間400～1,000万のコスト削減

につながるというケースもあります。さらに、

コピー機のメンテナンスや保管場所の廃止、紛失による個人情報の漏えいを防ぐ

など、多くのメリットがあります。近年増加しているテレワークを推進することもでき、

採用力の強化

にもつながります人事システムの導入を機に、ペーパーレス化を推進できることも大きなメリットです。

２．人事システムの導入デメリット

導入コスト・手間がかかる

システム導入時には、初期費用や月額費用といったコストがかかります。さらに、解決したい課題をヒアリングしたり、どのサービスが適している検討したりする手間もかかります。

導入後も、カスタマイズする場合や法改正に伴うシステム更新など、費用と時間がかかるケースがあるため、事前に確認しておく必要があります。自社で本当に必要な機能と、それにかかるコストを調査し、

費用対効果を分析

してみましょう。

厳重なセキュリティが求められる

人事システムを導入すると、それまで別の場所で保管していた、従業員の個人情報が一つのシステムに集約されることになります。万が一不正なアクセスがあり

情報漏えいが起きると、社会的信用が落ちるだけでなく、最悪の場合は賠償金が発生してしまうケースも

あります。

事前にシステムごとのセキュリティ対策・セキュリティレベルを確認し、

求めるセキュリティレベルに達しているサービス

を導入するようにしましょう。

必要なセキュリティ対策は、導入形態やサービスの形態により異なります。例えば、クラウド型のシステムでは、インターネットを通じて外部環境にデータを保存するため、通信の暗号化が行われるか、どのようなセキュリティ対策が施されているかを確認することが大切です。

３．人事システムの決定版｜MOT/HGの紹介

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