クラウドPBXを自治体が導入するメリット・デメリット
2023年12月1日
昨今、一般企業にてPBX（主装置）を事務所内に設置せずにクラウド上へ展開されたPBXをインターネットで接続してスマホやPCと言った端末から電話機能を利用することができるクラウドPBXという電話サービスが多く導入されています。
そこで本記事では流行りのクラウドPBXを官公庁・自治体が導入するメリットはあるのか？デメリットはないのか？ご紹介していきます。
クラウドPBXを自治体が導入するメリット
官公庁・自治体がクラウドPBXを導入するメリットはいくつかあります。
1.コスト削減と予算効率の向上
通常の電話システムに比べ、クラウドPBXは導入コストが低く、メンテナンスやアップグレードにかかる費用も削減できます。
官公庁・自治体は限られた予算内でのみサービスの導入や購入ができまが、電話に関するコストを抑えることで浮いた予算を別の用途や他の重要なプロジェクト・取り組みにリソースを集中させると言った効果的な予算活用が可能です。
2.リモートワークの促進
近年の新型コロナウイルスなどのパンデミックや大雨・大雪・地震などの災害などにより必ず出勤できるわけではありません。また、官公庁・自治体での業務は、住民票の発行や各種手続きなど窓口での対応が必要な場面も多いです。その為、リモートワークを全ての職員へ浸透させることは難しいですが、管理職などリモートワークができる職員から始めていく必要があります。
クラウドPBXは、従来のオフィス環境に拘束されず、柔軟な通信インフラを提供します。官公庁・自治体の職員はどこからでもアクセスでき、電話業務が可能です。リモートワークを取り入れることで、自宅から庁舎などへの移動時間が削減されるのでワークライフバランスを整えたり、十分な休息をとることで業務の効率を向上させることが期待できます。
3.拡張性と柔軟性の向上
官公庁・自治体が変化するニーズに対応するためには、柔軟な通信システムが必要です。
例えば、新型コロナウイルスの流行時にはワクチン接種や感染者の相談窓口など電話業務がひっ迫し、専用のコールセンターを迅速に構築する必要がありました。従来の電話システム（ビジネスフォン）では、コールセンターを運営する場所へ機器の導入を別途行う必要があります。
しかし、クラウドPBXであればコールセンターを運営する場所にインターネットが通じていればパソコンを持って行くだけで電話業務ができます。機器の設置工事が不要なので迅速なコールセンター構築やコストを抑えての運営が実現できます。
また、クラウドPBXはバージョンアップにより新しい機能や拡張が簡単に導入できます。これにより、将来の要件にも迅速に対応できます。
4.災害時の連絡手段の確保
先のリモートワークの促進の項目でもご紹介しましたが、日本全国場所を問わず、しばしば自然災害にさらされることがあります。クラウドPBXはインターネット回線を利用した通話ができます。
災害時は安否確認などの為、電話が過剰に使われます。膨大な量の電話が一気に使われるので電話回線がパンクし、全然繋がらないと言った状況が発生します。参照：災害時に便利なLINE活用法。東日本大震災の「電話が繋がらない」がきっかけで誕生したLINEは「安否確認」にも活用できる
逆に、電話回線を利用しないLINEの様なツールは繋がったという声がニュース記事などで見受けられました。
クラウドPBXはインターネット回線を利用した通話ができるので災害時の連絡手段を提供できます。インターネット回線を利用した告知放送システムも構築できるので、地域IPネットワーク網を活用して、地域住民へJ-ALERT・地震・台風・豪雨・津波などの災害時緊急放送や行政放送が可能です。
これにより、住民や地域の安全確保に寄与できます。
クラウドPBXを自治体が導入するデメリット
導入時の課題トレーニングと適応
クラウドPBXは従来の電話システム（ビジネスフォン）とは異なる概念を持っています。その為、導入課題として、操作に慣れるまで時間がかかるという点が挙げられます。従業員に対する十分なトレーニングやサポートが提供されていないと、システムの効果的な利用が難しくなります。
当社では、本運用開始までに説明会を行い、触れる機会を増やすことで操作性について慣れてもらう対策を講じています。
官公庁・自治体のクラウドPBX導入事例
沖縄県庁
コロナに関する問合せは、多種多様な内容が多く、専門部署へ都度内線取次、またはかけ直しで対応していました。これを解消する為、クラウドPBXの自動音声案内IVR機能を採用・実施する事により、窓口を一本化出来ると考えていました。
沖縄県庁様独自の調査で当社のクラウド電話「MOT/TEL
」が品質や実績において市場のベスト3に入るという背景が分かりました。実際に官公庁への導入実績も既に静岡県庁や特許庁と言った例があった他、現地にバルテックパートナーがいたこと(りゅうせきフロントライン様)も決め手になりました。
沖縄県庁様の導入事例の詳細
まとめ
当社では多くの官公庁・自治体へクラウドPBXの導入を行ってきました。その為、官公庁・自治体特有の課題に対する対処や仕様書段階からのサポート、補助金・助成金の活用など多くの経験・ノウハウがあります。
官公庁・自治体への提案している商材一覧やその他の事例などは官公庁・自治体ページをご覧ください。
また、調査段階や導入するかどうかも決まっていなくてもお気軽にお問い合わせください。