クラウドPBX

クラウドPBXとは?機能・メリット・比較・お客様の声【2021年4月】

クラウドPBXとは?

以前より企業におけるコミュニケーションの方法としては主に電話が利用されてきました。しかし、昨今の新型コロナウイルスの感染拡大に伴う働き方の大きな変化によって、従来のビジネスフォンの運用には様々な不都合が生じています。
ビジネスフォンに代わり多くの課題を解決するサービスとして注目されているのが、「クラウドPBX」です。本記事では、クラウドPBXとはどのようなサービスなのか、従来のビジネスフォンと比べたメリット・デメリット、そして実際にクラウドPBXを導入した企業様の声をご紹介します。

コンテンツの目次
  1. クラウドPBXとは
  2. クラウドPBX導入のメリット
  3. クラウドPBX導入のデメリット
  4. クラウドPBXでできること
  5. 実際の活用事例
  6. クラウドPBXサービス提供会社一覧
  7. よくある質問と回答


1. クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、PBXの種類のひとつです。PBXとは(Private Branch eXchange)の略であり、「電話交換機」「構内交換機」と呼ばれることもあります。

PBXの役割

PBXはビジネスフォンを利用する際に必要な装置です。ビジネスフォン単体で利用する場合に比べて、同時に利用できる回線数や接続できる電話機の台数、内線通話や代表番号着信などの機能に違いがあります。より大規模な事業所や、複数拠点間での通話を内線化したい会社などを中心に利用されています。
→PBXについて詳しく知りたい方はこちら

ビジネスフォンの接続イメージ

PBXの種類

PBXには、一般的に3つの種類があります。

①PBX
オフィス内に設置することで、内線通話・代表番号での発着信・保留・取次ぎなどの機能を実現し、電話対応業務を効率化する装置です。
ビジネスフォンと比べて大規模な組織での運用が可能ですが、機器をオフィスに設置し、電話回線の工事を行うため時間と費用がかかります。さらに、電話機や回線の増減・内線の設定をする際にも工事が必要であり、導入・メンテナンス費用が高額であることが多いです。 また、PBXには国が定める耐用年数があり、その6年を越えて使用を続けると故障のリスクが高まったりサポートや保守期間が終了したりする場合があります。定期的な入れ替えや買い替えが必要になり、これも維持コストを高めている原因です。

②IP-PBX
Intenet Protocol Private Branch eXchangeの略で、IP電話にも対応したPBXのことです。
(※IP電話とは、インターネットで利用されるパケット通信を使用する電話サービスのこと。通話する端末により音声がデジタルデータに変換され、通話相手の端末に送られるときには再度音声に戻ることで、通常の電話と変わりなく利用することができます。通常の電話に比べ、基本料や通話料が安いのが特徴です。)

IP-PBXでは、インターネット回線を用いて内線環境を構築するため、部署異動やオフィス移転などのレイアウト変更の際、工事をする必要はありません。経費の削減につながる上、インターネットがつながる場所であれば、一拠点に導入するだけで拠点間での内線通信網を構成することが可能です。アプリをダウンロードするだけで外出・出張中でもビジネスフォンの機能を利用できるため、場所にとらわれない自由な働き方を後押しします。
しかし、IP-PBXを利用する場合は主装置をオフィスに設置する必要があるため、設置工事やメンテナンスなどの導入コストはかかります。

③クラウドPBX
従来のビジネスフォンでは社内に主装置(PBX)を設置する必要がありましたが、クラウドPBXでは、インターネットを通じてPBXを利用できるようになったため、専用機器をオフィスに設置する必要はなくなりました。IP-PBXと同様、インターネットがつながる場所であればビジネスフォンの機能が使えるうえ、メンテナンスや故障時にはメーカーが対応するため導入・維持費用を削減することができます。このような理由から、多くの事業者様がクラウドPBXの導入に踏み切っています。
クラウドPBX

クラウドPBXが解決するお悩み

毎日の仕事のなかで、以下のような悩みを抱えたことがあるのではないでしょうか。
クラウドPBXを活用することでこれらの課題を解決し、業務に集中できる環境を整えることができます。

~働く社員の悩み~
・電話対応のために出勤している
・自身に関係のない電話の取次ぎで忙しく、業務に集中できていない
・お客様からの問い合わせの際、お客様情報の検索に手間取っている
・営業電話や間違い電話が頻繁にかかってきて仕事に集中できない
・現場の仕事が多く、事務所に届くFAXを確認する時間がない
・タイムカードを押すために出勤している
・定時で帰りづらく、長時間労働が当たりまえになっている

~管理部門で働く方々の悩み~
・社用携帯を導入しているが費用がかさんでいる、管理ができていない
・オフィス移転やサテライトオフィス導入・在宅勤務など拠点が多い
・スタッフの人数が少なく、高額な電話機は必要ない・元がとれない
・近いうちにオフィス移転をするが、電話番号を変えたくない
・スタッフの増減が頻繁にあり、回線工事の費用がかさんでいる


2. クラウドPBX導入のメリット

テレワークや在宅勤務・国内外の多拠点オフィスなど働き方を自由化

スマートフォンやパソコンがビジネスフォンの機能を備えることで、どこで働いていてもオフィスで勤務しているような電話対応が可能です。スマートフォンから会社番号での発着信ができるため、080・090番号からの発信で不審に思わせる心配や、電話の行き違いで生まれる手間を省きます。 スマホ内線化



IVR(自動音声案内)を導入し不要な電話対応を減らす

テレワークを導入し出社人数を減らしている会社では、オフィスにいる社員が外出中社員への取次ぎ業務に時間を取られるケースが頻発しているようです。外出先でも会社番号への電話を受けることはもちろん、IVR(自動音声案内)で迷惑電話・営業電話を減らすことができるため、本来の業務に集中することができます。
IVR

スマートフォン・パソコン・タブレットなど、お持ちの端末で利用可能

アプリをインストールまたはソフトフォンをダウンロードいただくことで、スマートフォン(iPhone・Android)はもちろん、パソコンやタブレットでもご利用いただけます。パソコンへの接続が簡単なUSBフォンを扱うサービスもあり、導入しやすい形態を選ぶことができます。

固定電話が不要。使用頻度が低い機器をなくし、コストも削減

当たり前のように設置しているビジネスフォン端末(固定電話)が、クラウドPBXの利用環境では不要になります。固定電話は比較的高価であるにもかかわらず、設置したデスク上や、コードレス端末であってもオフィス内でしか使用することができません。営業担当など外出の多い社員は使用する機会が少ないため、スマートフォンやパソコンで内線機能を利用してもらうことで固定電話を削減しコストも削減することができます。

社用携帯も不要。個人の端末でもプライベートとの区切りはしっかり

固定電話と同様、社用携帯で行っていた社員同士の通話や、外出中のお客様へのご連絡を社員自身のスマートフォンで代用することができます。
利用方法は、個人のスマートフォンにアプリをダウンロードするだけ。通話料金は会社へ一括請求されるため、社用携帯を貸し出す費用も2台の端末を管理する苦労もなくなり、会社・社員双方にとってメリットが大きいのではないでしょうか。業務用としての使用時間を細かく設定でき、仕事とプライベートの切り替えもしっかりと行うことができます。
社用携帯は不要

初期費用が安く、スピーディーな導入が可能。はじめての電話利用にも

従来のビジネスフォンは、主装置・PBXと固定電話を専門の設置業者が工事をする必要があり、導入の段階で高額な費用が発生していました。しかし、クラウドPBXであればサービスは全てクラウド上で提供されるため、専門業者による工事は不要です。また、最短1~2週間で利用を開始することができ、スピーディーな導入を実現します。

内線設定の変更も管理画面で完結。会社の変化に柔軟に対応

固定電話(IP電話)を利用する場合も含め、全てLANケーブルやWi-Fiで利用することができます。そのため、専門業者を呼ばず自由にレイアウト変更ができるだけでなく、社員が増えた際にも簡単に増設が可能です。

移転しても番号はそのまま。移転先の選択肢を広げます

従来のビジネスフォンでは、移転に伴い電話番号が変わる可能性がありました。クラウドPBXでは電話回線自体もクラウドで提供されているため、移転しても番号は変わりません。番号変更に伴うお客様への周知が不要になり、移転先の選択肢が増えるメリットがあります。

緊急時に備えたBCP対策(事業継続計画)の一環として活用

BCP対策(事業継続計画)とは、企業が自然災害やテロなどの緊急時に事業を継続できるよう計画しておくことです。身近な緊急事態でいえば、交通機関の乱れにより出社できない状況が挙げられるでしょう。このような場合に、サテライトオフィスやテレワークができる環境を構築しておくなどの準備をしておけば、社員が長い時間をかけて通勤する必要がなくなり、効率的に業務を行うことができます。自然災害が多い日本では、いつオフィスが被災するか分かりません。BCP対策は非常に重要なのです。

オプション機能やサービス連携も簡単

各社が提供している基本サービスに加えて、WEB電話帳や顧客・名刺の管理、社員の勤怠管理に全通話録音など、様々なオプション機能との連携が容易にできます。自社に適したオプション機能をカスタマイズし、実用性を高めていくことが可能です。

ここまでに述べたクラウドPBX導入のメリットだけでも、物品の購入・レンタルや維持の費用、社員が費やしていた無駄な業務を効率化するなど、会社全体の経費を削減・生産性の向上につながる機能を備えています。クラウドPBXのこうした利点から、導入を検討する企業様が増加しています。

3. クラウドPBX導入のデメリット

インターネットの回線環境に影響される

インターネットを介して場所を問わず機能を利用することができる一方で、利用場所の回線状況によっては通話品質などが低下する恐れがあります。回線環境が整えられたオフィスで安定した利用ができても、外出中の公衆Wi-Fiなどを利用した場合では遅延が起きるということも考えられます。

発信できない番号がある

クラウドの電話番号(050など)を利用する場合、110や119などの1から始まる特番などへ発信ができません。緊急時にはお持ちのスマートフォンなどから連絡する必要があります。
※ひかり電話からの発信は可能です。FUSIONやフルクラウドのサービスからはかけられないため注意が必要です。
→ひかり電話での通話について詳しく知りたい方はこちら

提供企業によって機能・品質が異なる

クラウドPBXでは、アプリやソフトが提供企業ごとに開発されています。そのため、同じ機能を提供していても質は様々であることが多いです。導入形態や事業所ごとに重視する機能は異なると思いますので、導入時にはしっかりデモンストレーションを行うことが重要です。


4. クラウドPBXでできること

ここからは、弊社が運営するクラウドPBX「MOT/TEL」を例に、クラウドPBXの機能や導入の効果をご紹介します。

スマートフォン・パソコンの内線化

従来ビジネスフォンで行っていた以下のような機能を、スマートフォンやパソコンで行うことが可能です。アプリをダウンロードするだけで、会社のパソコンやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも内線対応が可能になります。
~機能例~
・外線通話
・内線通話
・転送
・グループ着信
・通話履歴の表示
・スケジュール設定(曜日・時間ごとにコールセンターへの転送や留守電など対応を設定)

着信時に顧客情報を表示(CTI)

電話着信があった際、通話相手の電話番号を元に素早く着信者の情報をパソコンなどに表示する機能です。お客様との会話よりも先に情報を得られるため、慌てることなく応対できます。一見些細なことですが、入電時にメモを取る必要がなくなるだけでも、心に余裕を持った応対ができるのではないでしょうか。お客様をお待たせする事がなくなり顧客満足度が向上することに加え、何よりも電話を受ける社員の負担が大きく軽減します。疲労の低減・通常業務の中断などの影響も少なく、業務の効率アップに効果的です。
通常は、あらかじめ着信者の電話番号と紐づけられた情報(データベースや顧客管理ソフト)が必要となりますが、クラウドPBX「MOT/TEL」では気軽にCTIをご利用いただける機能を備えているため、どなたでも最大限の効果を得ることができます。

顧客データベースが無い場合:電話番号からWEB検索、会社の情報を表示
Excel・CSVで顧客データを入力:弊社クラウドへ登録し表示
他社顧客管理システムやCRMを利用:ネットショップ・eコマース管理のネクストエンジン、CROSS MALL、GoQSystemなど、お使いのソフトウェアと連携可能
CTI →顧客情報の表示(CTI)について詳しく知りたい方はこちら

会社全体で共有できるWEB電話帳

登録されたWEB電話帳の情報を、社内および部署など設定したグループごとに共有することができます。ひとりが情報を編集すると利用者全員の電話帳が更新されるため、情報の編集・削除など管理にかかる時間も削減します。
また、インターネットが繋がる環境ならどこでも、登録されたお客様の連絡先・所属、役職などを確認することが可能です。外出先から急に連絡を取らなければならなくなった場合や、訪問先で確認が必要になった場合でも慌てることがなくなります。
WEB電話帳

インターネットFAX

スマートフォン・パソコン上でFAXの送受信が可能です。受信したFAXは自動でPDF化。あらかじめ設定した「メール」または「ビジネスチャット」で共有され、確認することができます。 送信の場合は、スマートフォンやパソコンにあるPDFデータ(A4サイズのみ)をそのままFAXとして 送信することが可能です。FAXがデータ化されていることで紛失の心配もなく、日付などで検索することができるので業務を効率的に進めることができます。
既存のFAX 機や複合機でもFAXのデータ化は可能でしたが、機器本体は必要になるためリース料などのランニングコストがかかってしまいます。MOTのインターネットFAXでは、FAX専用機器は必要ありません。
インターネットFAX ~インターネットFAXが活用された事例~
不動産仲介業
・外出先でもリアルタイムでお客様に情報を提供できるようになった
・毎日大量に送られてくる物件情報をペーパーレス化し、コストを削減できた
食品加工業
・工場にいるときでも簡単にFAXが確認できるようになった
・複数人でFAXを受信できるため対応漏れがなくなった
・頻繁に届く卸先からの注文をペーパーレス化し、コストを削減できた
建設業
・直接現場に向かうことが多く事務所に届く取引先からの建築資材見積もりなどの対応が遅くなっていたが、リアルタイムで確認と対応ができるようになった
・FAXで送られてくる図面や現場の地図をスマートフォンで受信できるため、現場での情報共有がスムーズにできるようになった
小売卸業
・売り場にいるときでも簡単にFAXが確認できるようになった
・注文書をFAXかメールどちらかで受け取っており対応が煩雑だったが、FAX受信時もメールで受け取るよう一本化することで管理が楽になった
自動車整備工場
・車の持ち主からFAXで送られた車検証を紙媒体で確認していたが、ペーパーレス化しコスト削減につながった
・部品屋から送られてくる分解図を確認して、修理に必要な部品を依頼している。移動中にスマートフォンで確認して依頼ができるようになり、隙間時間で業務を進められるようになった
→インターネットFAXについて詳しく知りたい方はこちら

ビジネスチャット

登録している社員だけが利用できる安全なビジネスチャットを、スマートフォン・Windowsパソコンでご利用いただけます。画像や動画、位置情報などを送受信することができるので、直行の際や訪問時の報告ツールとしても活用できます。
ビジネスチャット →ビジネスチャットについて詳しく知りたい方はこちら

安心・安全のセキュリティ

万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。

聴話(モニタリング)・ささやき

お客様との通話を第三者が聞くことのできる機能です。コールセンターなどで上司が通話のチェックを行ったり、一般企業にて後輩が先輩のトークを勉強のため聞いたりする際に使用されます。また、会話中にオペレーターのみに聞こえる声で指示を出すことができる、ささやき機能も搭載しています。

全通話録音(オプション機能)

全ての外線通話を録音し、社内LANに接続されたパソコンからデータの確認・削除・バックアップ等が可能です。通話開始時間、通話時間、通話相手電話番号情報もあわせて保存されています。録音開始などの手動操作が必要なく、全通話が自動で録音されます。
通話を録音していることで、オペレーターの顧客対応の向上や電話対応品質の改善につながります。聞き間違いや聞き漏らしを防止し、顧客満足度を向上します。また、お客様との「言った・言わない」の齟齬が生まれることもなくなり、不正の防止・訴訟リスクの軽減につながります。
通話録音クラウド管理 ~全通話録音をよくご利用されている業種~
保険代理店/弁護士事務所や行政書士事務所など士業/通販・ECサイト運営会社/証券会社/デザイン会社/アパレル店/製造会社/飲食店/コールセンター/営業代行会社/建築会社/不動産会社
→全通話録音について詳しく知りたい方はこちら

自動音声案内(IVR)(オプション機能)

着信時に自動で「お電話ありがとうございます。◯◯のお問い合わせの方は1番を押してください。」などのアナウンスを流すことができます。 お客様のプッシュナンバーによって着信先電話機を振り分けることが可能です。サポートや営業など、担当者が対応することで、解決までの時間短縮、取次業務の削減を実現します。

~自動音声案内(IVR)が活用された事例~
迷惑な営業電話を撃退
不要な営業電話や間違い電話の対応に時間を取られていませんか?限られた労働時間の中で効率良く業務をこなすためにも、余計な電話対応の時間を減らす必要があります。過去には、自動音声案内(IVR)を導入した結果、年間800件あった入電が200件まで減ったという事例もありました。
顧客満足度の向上
お問い合わせがあった際、オペレーターの知識不足や取次に時間がかかることで顧客満足度を低下させる恐れがあります。自動音声案内(IVR)を利用すると、電話が直接担当者につながるため、満足度の向上を図ることができます。
取次業務の削減
一般的な企業では、受付担当や総務の方が電話を取り、内容を聞いてから担当者へ取次を行っています。自動音声案内(IVR)を導入することで社員が行っていた業務をお客様が行ってくれるようになり、社員は本来の業務に集中することができます。
電話番号の案内を簡単に
お客様への電話番号周知が容易になります。通常であれば、複数の番号を取得し「新規のお問い合わせはA番号、使い方はB番号…」のような案内が必要ですが、自動音声案内(IVR)で振り分けを行えば1つの番号を案内するだけで周知が完了します。
→IVR(自動音声案内)について詳しく知りたい方はこちら

電話秘書代行(オプション機能)

会社宛ての電話を、御社名で一次受付する秘書代行サービスを利用することができます。クラウドPBX「MOT/TEL」と連携して内線取次をするため、電話代行・秘書代行サービス業界初のボイスワープが不要なサービスです。そのため、通話料や転送費用は完全無料であり、士業・通販・不動産業などお問い合わせが多い業種での利用やテレワークに適しています。
また、お客様と秘書代行センターとの会話の録音データの確認も可能です。聞き漏らしや報告ミスが無くなることに加え、お客様の会話の雰囲気を感じ取れるため商談やクレームの事前対策も行うことができます。
秘書代行 →電話代行・秘書代行について詳しく知りたい方はこちら

勤怠管理(オプション機能)

スマートフォンにダウンロードしたアプリと連携させて、出退勤の管理をすることができます。在宅勤務やテレワーク・直行直帰など様々なケースに対応した勤怠管理システムを活用することで、不正な残業報告や過剰な残業を防止することができます。
勤怠管理システム
~勤怠管理が活用された事例~
在宅勤務中の出退勤管理
新型コロナウイルスの流行に伴い慌てて在宅勤務を開始し、従来のタイムカード打刻が機能しなくなってしまったケースが増加しています。スマートフォンで簡単に勤務時間の打刻ができることに加え、社員間で内線通話ができるのでコミュニケーションの減少も抑えることができます。
退勤時間の着信通知
残業申請の承認がなく、定時になっても退勤していない社員には着信で通知します。承認が得られるまで、もしくは退勤するまで繰り返し着信し続けるため、無駄な残業を防止できます。残業を口頭で注意する必要がなくなり、気兼ねなく退勤することができるようになります。
超過勤務をメッセージで防止
管理画面で設定した月間勤務時間を超えると、本人のスマートフォンアプリに警告メッセージが届きます。メッセージは超過した時間に応じて複数設定することが可能です。
GPS情報による正確な勤務時間の管理
スマートフォンのブラウザもしくはアプリから出勤・退勤打刻をすることができます。また、直行直帰の場合、嘘の勤務時間報告でも確かめる方法はありませんでしたが、勤務時間に加えGPS情報を記録できるため不正の抑止につながります。
海外勤務・複数拠点での利用
海外タイムゾーン設定により、アメリカ・ハワイ・カナダ・中国・韓国・台湾での勤務時間管理に対応しています。海外の子会社や支店へ出張する社員の勤怠管理ができ、残業アラートコールの利用も可能です。
→勤怠管理システムについて詳しく知りたい方はこちら


5. 活用事例

実際にクラウドPBX「MOT/TEL」をご活用いただいているお客様の声をご紹介します。


・1日4時間の移動。事務作業の時間がとれず、テレワーク導入を決意

フジイ印刷株式会社  代表取締役 藤井 聡 様 (印刷業)

・電話対応が重要な法律事務所、録音・電話代行を併用しストレスを軽減

弁護士法人コスモポリタン法律事務所 弁護士 髙橋 喜一 様 (士業)

・電話番号を変えたくない!転送無料のMOT/TEL導入で働き方の自由化を推進
株式会社松尾商店 代表取締役 松尾 修一 様 (ITベンチャー企業)

・広い施設内でも高品質な通話、チャット機能で動き回る従業員へらくらく連絡
有限会社アーチス 中村 達良 様 (不動産・温泉施設)



6. クラウドPBXサービス提供会社一覧

クラウドPBXを提供している会社・サービスについてご紹介します。


MOT/TEL(モッテル)
モバビジ
ナイセンクラウド
GoodLine 
BIZTEL 
ひかりクラウドPBX
トビラフォンCloud 
スマビジ
 

7. よくある質問と回答

クラウドPBXを提供している会社・サービスについてご紹介します。


Q. MOT/TELとは何ですか?
A. インターネット環境において、スマートフォンを内線電話機として、外線代表番号発信できるようにするサービスです。

Q. スマートフォン内線化とは何ですか?
A. アプリをスマートフォンにインストールすることで、会社専用の内線電話機として使うことができます。内線間の通話が無料になるほか、会社番号での発信や通話の取次ぎ転送が可能です。

Q. 電話回線は必要ですか?
A. 事務所へ回線を引いてご利用頂くタイプと回線を引かないタイプがございます。

Q. 事務所以外でも利用できますか?
A. 可能です。ただし利用する場合には4G・3Gなどのキャリアの電波や、ホテル・カフェ・自宅などのWi-Fiネット環境が必要です。

Q. 本社と支店で内線通話はできますか?
A. 可能です。

Q. 通話料はいくらですか?
A. ひかり電話と同様の料金体系です。
例:固定電話宛の発信:8円/3分、携帯宛の発信:16円/1分

Q. 通話料は増えませんか?
A. 通話料はひかり電話と同様の料金体系になっているため、変わりません。社用携帯や通信料の支給が不要になるので、経費削減になります。

Q. 複数拠点がある場合、それぞれに導入する必要がありますか?
A. それぞれの拠点で利用している番号を引き継いで利用する場合は、それぞれに導入する必要があります。

Q. 申し込みから利用開始までの期間は?
A. およそ1〜2週間でご利用いただけます。

Q. サポート体制はどうなっていますか?
A. ユーザー様のサポート窓口がございますので、使い方のレクチャーや不具合が生じた場合など対応いたします。

Q. デモアカウントで試すことは可能ですか?
A. 可能です。営業担当がお伺いし、実際の機器を試しながらご検討いただくことが可能です。

Q. 最低契約期間はありますか?
A. 最低契約期間はございません。
→その他の質問と回答をご覧になりたい方はこちら
 

8. お問い合わせ・お見積りをご希望の方へ


クラウドPBX「モッテル」 ロゴ
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日付: 2021/04/04