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学校向け 電話のクラウド化で業務効率を改善

電話の取次ぎを大幅削減!ツールを活用した効率的な電話対応で、教員の働き方改革を促進

毎日の授業運営や子供たちとのコミュニケーション、休日は部活動に保護者対応と、近年教員の業務量の多さが広く知られるようになりました。しかし、「子供たちのため」「保護者や地域の方が望んでくれている」と業務削減に前向きになれない教員の皆様に向けて、ICTツールを活用した効率的な電話対応の方法と、実際の事例をご紹介します。

コンテンツの目次
  1. 多忙な教員、1番のストレスは「事務作業」
  2. ツールを活用した新潟市の取り組み
  3. 学校での自動音声案内(IVR)の活用例

1. 多忙な教員、1番のストレスは「事務作業」

地域の機関との連携が必要な学校では、電話の対応にかかる時間が長くなってしまうこともしばしば。着信相手により対応すべき教員は様々であるため、取次ぎのために職員室中を探し回ったり校内放送をかけたりと、対応に時間がかかってしまうこともあるようです。通常、多くの学校では事務員が対応を行いますが、放課後や休日には教員が対応する必要があり、多くの業務を抱える教員の負担となっています。


2. ツールを活用した新潟市の取り組み

こうした負担を軽減するため、閉庁時間・期間を取り決めたり、ICTツールを導入したりすることで、教員が学生とのコミュニケーションや授業に集中できる環境を整える動きが広がっています。

新潟市では、2019年度より「電話対応を行う時間を平日7:45~18:00とする」などの市内統一ルールを適用しました。 その結果、市の調査によれば96.6%の学校が「多忙化解消の効果を実感している」と回答するなど、かなりの変化があったことが分かります。(新潟市教育委員会「第3次多忙化解消行動計画 ~「協働」と「分担」による新しい学校生活様式の創造~」

また、新潟県全体の調査においても、74.2%の学校が留守番電話やメールなどツールを利用した体制の整備を実施・検討しており、今後も教員の長時間労働を防止するための動きは広がっていくと考えられます。(文部科学省「令和元年度 教育委員会における学校の働き方改革のための取組状況調査」
新潟県の調査結果


3. 学校での自動音声案内(IVR)の活用例

教育機関での導入が進められているのが、自動音声案内(IVR)の機能がついたビジネスフォンです。
自動音声案内とは、「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。〇〇に関するお問い合わせは1を~」などのアナウンスを流す機能です。選択された番号に従って、それぞれの担当者へ直接電話を繋ぎ業務の効率化を図ります。

自動音声応答が学校の現場でどのように役立つのか、弊社が提供する内線システム「MOT/TEL」を例にご紹介します。

ガイダンスに従って、着信する相手やグループを振り分け

着信相手の番号選択により、一部のグループや個人宛に電話を着信することができます。電話に関係のないグループでは着信しないため、取次ぎ業務の負担が軽減されるだけでなく本来の業務に集中することができます。
※MOT/TELでは、ガイダンス内容・着信する人数など自由に変更が可能です。

<小中学校・高校での利用イメージ>
小中学校・高校でのIVR利用イメージ <大学での利用イメージ>
大学でのIVR利用イメージ


勤務時間外は自動アナウンス対応で業務効率アップ

一般的には8時30分~16時15分とされる教員の勤務時間。それでも朝の出欠連絡や放課後の保護者からの連絡など、勤務時間外にも様々な電話対応を行っているのが現状です。
時間を区切って自動アナウンス(留守電や緊急連絡先をアナウンス)対応を行うことで、授業の準備や事務作業など、授業の合間にはできない重要な業務に集中して取り掛かることができます。

一度時間を設定すれば、毎日自動で音声対応へと切り替わるため、教員・事務員の手を煩わせることなく運用を行うことが可能です。


間違い電話・迷惑電話を防止

自動音声案内を導入することで、応対する必要のない着信を削減することができます。下記[図1]は弊社が実際にIVRを導入した際の1日平均受電件数の変化です。導入前の受電件数の平均が347.8件に対し、導入後の平均は272.5件と2割程削減されています。
削減された電話の内訳は下記[図2・図3]のように「ワンギリ・間違い電話」や「営業電話」であり不要な電話が削減されていることが分かります。
導入前後の1日の平均受電件数 削減された電話の内訳・間違い電話 削減された電話の内訳・営業電話

このようにMOTでは留守番電話・転送対応はもちろん、豊富な機能で電話業務を効率化することができます。自動音声案内(IVR)機能の導入をご検討の方はご相談ください。

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日付: 2021/04/09