学校や病院・図書館などの市の施設のアナログな勤怠管理をデジタル化（商談事例）
職員数：400人（令和３年４月時点）人口約6万人の市にある市役所から紙記入とExcel記入を併用しているアナログな勤怠管理をデジタル化したいというお問い合わせがありました。本記事では、勤怠管理のデジタル化についての商談事例として市の関連施設の勤怠管理の現状と課題や官公庁・自治体から多くのサービスで引き合いのある当社バルテックがご提案している「勤怠管理のデジタル化」についてご紹介致します。
1.紙記入とExcel記入の併用というアナログな勤怠管理
お問い合わせ頂いた市の関連施設（学校や病院・図書館など計6施設）の出退勤の記録方法は、まず紙で出退勤時刻を記入し、その後、その紙の記録をExcelへ打ちこむという非常にアナログな勤怠管理を行っていました。
施設側が記入した膨大なExcelデータは、市役所が収集して給与システムへ再度入力しています。その為、施設側・市役所側の両方で勤怠に関連する業務の時間と手間がかかっていました。
市役所・各施設はこのアナログな勤怠管理をデジタル化することで勤怠に関連する作業時間を削減して、他業務の人的リソースを確保したいという潜在的なニーズもお持ちでした。また、勤怠管理をデジタル化することはペーパーレス化などのコスト削減にも繋がると期待されていました。
2.勤怠管理システムの導入を提案
当社で開発・製造・販売をしているクラウド勤怠管理システム「MOT勤怠管理」を今回ご提案しました。
MOT勤怠管理を活用することで紙とExcelを使って行っていた出退勤時間の記録（打刻）を各施設職員がお持ちスマホやパソコンから行うことができます。システム上で出退勤の記録ができるので、ペーパーレス化を達成可能です。
また、MOT勤怠管理で記録された出退勤データはCSVで出力し、給与システムへインポートが可能な為、市役所職員がわざわざ手動で給与システムへ入力する必要がないので勤怠関連の業務時間を大幅に削減することができます。
システム導入の課題としては、病院などの3交代制や日によって働く時間が異なる変形労働時間制への対応が標準機能では対応できません。システムのカスタマイズか仕様交渉が今後必要となります。
3.各施設の担当者毎に要望や温度感が異なる
今回の勤怠管理のデジタル化に向けた商談では市役所の職員（DX担当）や学校・病院・図書館など計6施設それぞれから1～2人の担当者が参加されました。
市役所内のDX担当と各施設の担当（計8部署）の方が一度に商談を同じ場で行うと、出退勤の記録に関する要望や担当者自身の勤怠管理のデジタル化への温度感・熱意も異なるので、全ての要望を叶えることが難しいという課題が浮き彫りになりました。
市役所のDX担当が各施設の担当からの要望をまとめるのは時間的余裕もなく困難なので、当社官公庁チームが今後は各施設担当者と個別に商談を行い、要望実現の可否や開発を含めた展開を話し合う必要があります。
4.今後の展望
MOT勤怠管理のデモンストレーションを行うか否かの判断が今後、市役所・各施設からありますので依頼があれば仕様などを詰めていく商談を引き続き行っていきます。
また、当社が提供するクラウド電話アプリから今回ご紹介したMOT勤怠管理や経費精算システムを利用できるなど勤怠管理サービス単体で提供している事業者ではできない拡張性もございます。勤怠管理だけでなく様々な面からデジタル化ができる点をアピールし、他社との差別化を図っていきます。
本商談が進み次第、本記事も更新していく予定です。
官公庁・自治体への提案している商材一覧や事例などは官公庁・自治体ページをご覧ください。
また、調査段階や導入するかどうかも決まっていなくてもお気軽にお問い合わせください。