【自治体向け】町民に開放する施設の予約管理と施錠管理のシステム化(商談事例)

町民に開放する中学校の校舎

閉鎖した中学校の校舎を取り壊すのではなく、多目的施設として開放を行っていた町役場(自治体)からの施設の予約管理の効率化のお問い合わせがありました。本記事では、施設の予約管理と施錠管理(予約に連動したスマートロック)についての商談事例として町役場(自治体)が閉鎖した中学校を残した背景や官公庁・自治体から多くのサービスで引き合いのある当社バルテックがご提案している「予約管理と施錠管理のシステム化」についてご紹介致します。

コンテンツの目次
  1. 閉鎖した中学校の校舎を活用しようと考えた背景
  2. アナログな予約管理
  3. 会議室・教室の予約管理と施錠管理のシステム化のご提案
  4. コワーキングスペースとして机の予約管理も可能
  5. カスタマイズが必要な自治体の施設予約導入
  6. 町の活性化のために朝市などの想定
  7. 町の活性化、町民の賑わいを最優先


閉鎖した中学校の校舎を活用しようと考えた背景

お問い合わせ頂いた町役場(自治体)がある地域では、過疎化が進み中学校の閉鎖が決まりました。その地域に住む町民から「慣れ親しんだ中学校を取り壊すのではなく残してほしい」という声が非常に多くありました。

町役場(自治体)としても校舎を取り壊してきれいさっぱりなくしてしまうのではなく町民に有効活用していただける施設へ変更ができないか検討を重ねた結果、閉鎖した中学校の校舎を、公民館などと統合した新施設として改修することで「町民のにぎわいの活性化」を構想していました。

中学校の校舎を残しつつ町の活性化や町民のにぎわいへ繋げる為、校舎を改修し公民館としての機能を与えました。また、中学校内の教室を会議室などとして町民へ開放することとしました。


アナログな予約管理と鍵の受け渡し

教室・会議室を町民へ開放した結果、新たな問題が発生しました。
現在の教室・会議室の予約は、電話予約or町役場の窓口へ来訪頂き予約→当日は窓口で鍵の受け渡し→鍵返却時に料金支払いという工程で行われています。その為、町役場では鍵の受け渡しなどを開庁時間外の夜間対応が必要となり、新たな負担とコストの増加となっていました。

また、中学校の教室・会議室の予約管理は紙と職員のスケジュール管理ツールを使っているので非効率な面も多く時間がかかっていました。


会議室・教室の予約管理と施錠管理のシステム化のご提案

アナログな会議室・教室の予約管理と鍵の受け渡しについて当社では会議室・教室の予約管理のシステム化予約管理と連動した施錠管理(スマートロック)を活用することで人件費の削減と町民の利便性UPというご提案を行いました。

具体的には施設予約システムと施設予約に連動したスマートロックをご提案。

会議室・教室の予約管理画面

今回のご提案内容が実現すると、各会議室・教室の予約をシステム(クラウド)化することで町民はわざわざ電話や町役場まで行く必要がなくなり、いつでもどこでも予約することができるようになります。また、システム上で空き状況も簡単にわかるので、空き状況を確認しながら町民は予定を立てることができます。

町役場の職員も予約状況の確認や予約受付の電話対応が不要になるので他業務を進める時間を確保することができます。

町民が施設管理システム上で予約完了時に予約日時のみに有効なQRコードやPIN(暗証番号)が発行されるので、物理的な鍵の受け渡しも不要になります。町民は施設予約管理ステムで予約して受け取ったQRコードやPIN(暗証番号)を使って予約した日時に現地に設置してあるスマートロックを開錠するだけ。

その為、町役場の鍵の受け渡しなど夜間対応が不要になり人件費の削減に繋がります。

施設予約と連携したスマートロック

会議室・教室の予約が簡単に取れるようになれば、施設が利用される回数も増え、町民の賑わいへ繋がります。


コワーキングスペースとして机の予約管理も可能

施設予約と連携したスマートロック 施設予約で予約管理できるのは教室だけではありません。
今回の町役場のケースでは、コワーキングスペースとしても教室を利用するので予約の単位を教室ではなく設置している机単位で行います。

スマートロックをコワーキングスペースとして利用する教室の出入り口へ設置することで机を予約した者のみ入退場ができる環境を簡単に構築することができます。


カスタマイズが必要な自治体の施設予約導入

施設予約システムを活用する自治体は増えてきています。施設予約システムを利用する多くの自治体では、県が運用している施設予約システムに相乗りする形で使用しているケースが多いです。

しかし、自治体ごとに異なる管理項目や請求システムとの連動など画一的な施設予約システムでは対応できないケースが多く、要望を満たすシステム導入の為には「自治体ごとのカスタム」はマストな条件になっており、当社のお問合せでも通常パッケージで収まるパターンは非常に少ないです。

当社は施設予約とスマートロックを連携させた構成を自社開発しております。その為、システム毎に異なる会社が各々で利益を上乗せしてサービスを提供する場合に比べて 「安価」に提供することが可能です。カスタマイズも自社で行うので柔軟に対応しつつ、コストを抑えて導入することができます。


スマートロックを使用するためのWi-Fi構築

スマートロックを使用するために自治体特有のLGWAN回線外にWi-Fi環境を構築しなければなりません。

スマートロックの設置個所からWi-Fi接続の範囲などを事前に測定して設計図を作成。作成した設計図を基にプロバイダー、インターネット回線なども含めて検討・見直しが必要になります。従って、施設予約+スマートロックを敷設する場合、インフラ整備のコストに関しても入念に打合せする必要があります。当社ではWi-Fi環境の構築も自社で行っていますのでスムーズな打ち合わせが可能です。

また、Wi-Fi環境を構築することにより「災害時のインターネット環境の完備」といった効果も考えられます。


町の活性化のために朝市などの想定

町役場は施設を町民の利用だけにとどまらず、今後の展望として地域で生産した農産物を生産者が直接消費者に商品を販売する「青空市」「朝市」などのマルシェイベントや料理教室などの地域外の人も多く訪れるイベントを増やすことが施設利用料の獲得や町の活性化へと繋がると考えられています。


町の活性化、町民の賑わいを最優先

町役場との商談の中で特に印象的だったことが町の様々な課題がある中で「町の活性化、町民にぎわい」を最優先で考慮されていた点です。

今回のケースでは、アナログな施設管理と鍵の受け渡しが課題となっていますが、IT化やDX化という目的ではなく「町の活性化、町民にぎわい」の為にはどうすれば良いか?を考え、システム導入が検討されています。

会議室・教室の予約管理と施錠開錠のシステム化については引き続き町役場との商談が続きます。本商談が進み次第、本記事も更新していく予定です。
官公庁・自治体への提案している商材一覧や事例などは官公庁・自治体ページをご覧ください。

また、調査段階や導入するかどうかも決まっていなくてもお気軽にお問い合わせください。


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日付: 2023/10/16
カテゴリー: 官公庁・自治体
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