スモールスタートで始める！自治体で進むオフィス改革

お洒落で遊び心に溢れているオフィスレイアウトが増え、それらは社員のモチベーションアップや生産性の向上に繋がっている、という話もよく聞くようになった昨今。
そんな2024年であっても、「お役所」のイメージは積み上げられた書類、スチールの机、びっしりとファイルの並んだ書類ロッカーや無機質なパーティションやで仕切られた打ち合わせスペースといった印象を持っていませんか？

総務省にそんなイメージを覆すオフィスを構える部署があります。行政における「働き方改革」を進める行政管理局です。行政機関のスリム化、効率化を推進しています。

役所がオフィス改革？

「働き方を見直すには、既存の制度や仕事のやり方を所与のものとせず、廃止も含めて根本から見直しを行い、職員がより付加価値の高い業務に従事できるよう業務改革に取り組むことが不可欠です。 行政管理局はそのための環境作りの一つとして、場所に縛られないオフィス改革を提案、自ら実践しています。」 総務省｜オフィス改革 (soumu.go.jp)より引用

しかし、このように働き方改革の一環としてオフィス改革が全国の自治体で高まっている一方で、全庁的な取り組みとなることもあり、何から始めるのかどこから手を付けるのか、なかなか第一歩が踏み出せず進められていない自治体がほとんどです。

実際、改革を実現している自治体は新庁舎に変わるタイミングでの導入が多いなど、やはり、その「タイミング」を見つけるのが難しい傾向にあるのが問題です。

スモールスタートで始める

そんな中、比較的手を付けやすく導入しやすいのがスモールスタートと呼ばれる導入方法です。

やはりネックになるのは予算的にも負担が大きい、業務的にも日常業務に支障が出る、効果も保証はできない中、急にすべてを改革するべく導入するのは難しいという現実です。

そこで、スモールスタートで始める自治体もあります。

「庁舎全体の一部の階から」、「コミュニケーションスペースの設置から」、「フリーアドレスの導入から」など始めやすく、予算もリスクも最小限の少しずつの導入で成功しています。

実際オフィス改革を実施した自治体は、業務効率化による残業時間の短縮、「こんなオフィスで働きたい」という学生も増え人材に確保にも成功しています。

オフィス改革とは具体的にどんな改革なのか

オフィス改革とは、オフィスのレイアウトやデザインなどを変更して、社員が働きやすい環境を整備する取り組みのことを指します。
オフィス改革で検討されるものは次の３つです。

フリーアドレス（グループアドレス、グループフリーアドレス）

フリーアドレスは、テレワークの導入が急速に進むと共に環境や働き方への考え方が変化し注目されました。

人数の変化にも柔軟に対応できる事、また、IT技術の進化もフリーアドレスが注目され始めている理由の一つです。

書類もデジタル化が進み、モバイル端末とWi-Fi環境が整って要れば業務を問題なく進めることができるようになり、固定席がなくても業務できるようになったため、フリーアドレス化が取り入れやすい状況になっています。

フリーアドレスを導入するにあたって、レイアウトは完全フリーアドレスとグループアドレスの2種類あります。

完全フリーアドレスは、オールフリーアドレスや全席フリーアドレスと呼ばれる従業員がすべてのフリーアドレス席から自由に席を選べる方法です。
部署やチームなどの区別がないため、ワークスペース内の席なら毎日好きな場所で仕事ができます。

一方、グループアドレスは、部署やプロジェクトチームなどでグループ化されてデスクが決まっているレイアウトです。一定の範囲が決まっていて、その範囲内で自由に席を選びます。チームアドレスやデザインアドレスと呼ばれることもあります。

個室型ブース（集中作業用、テレワーク用）

自席や自席付近では突発的なミーティングや電話など周囲の環境が集中作業に適していない時もあります。
そのような時に集中して作業ができるような個室型ブースがあれば集中作業の効率を上げる事ができます。

卓上に置ける小型タイプから、床に設置する大型タイプまで種類は多岐にわたります。

交流スペース（来客との打ち合わせ、簡易的なミーティング等）

「交流スペース」には、自分以外の人間から刺激を受けて生産性向上のきっかけとなる役割があります。

人が集まるところには情報が集まり、「新たな視点や発想」が生まれます。コミュニケーションから生まれる新たな視点や発想は問題解決につながると考えられているのです。

休憩時間は社員同士の会話が弾む空間、それ以外の時間帯は来客との商談やミーティングなど、「人が集う場所」として使うことができます。

フリーアドレス化：メリット

業務効率化

従業員同士がお互いの様子を把握しやすい環境があれば、適切なタイミングでサポートまたはフォローできるため、業務効率化につながります。

オープンスペース内に、気軽にミーティングができるような場所をつくっておくと、予約等をしなくても気軽にすぐ思い立ったタイミングでミーティングできるので、待ち時間が発生しません。

集中して作業できる空間をつくるのも業務効率を上げる施策となります。

アイデアの創出

クリエイティブオフィスのメリットとして、従業員の知的創造性や感性に働きかける環境が整えられているので、新しいアイデアの創出を促進することが挙げられます。

部署やチームごとに区切られたオフィスでは、部署を超えた従業員と積極的に接することが難しいですが、フリーアドレス制の導入やリフレッシュスペースの設置などにより、部署や上司・部下の垣根を超えた業務上の交流や雑談が生まれ、従業員同士がコミュニケーションを取る機会が増えれば、新たなアイデアの創出が期待できるでしょう。

従業員にとって働きやすい環境である事は、優秀な人材がクリエイティブオフィスに魅力を感じるなど、人材採用にもいい効果をもたらし、成果物の向上にも期待できます。

働き方の多様化（介護、育児、ダブルワークに対応するテレワーク、サテライトオフィス）

従業員の満足度向上への期待や「おしゃれなオフィスに刷新する」というイメージもありますが、働き方改革の推進にともない、昨今の価値観の多様化に倣って働き方の多様化にも対応できます。

介護、育児で柔軟な働き方を必要としている人材、テレワーク、サテライトオフィスなどのABW「仕事をする環境は自分で選ぶ」という考え方に基づいた新しいワークスタイルとして働きやすい環境に対応しています。

フリーアドレス化：デメリット

慣れるまで難しい（来客対応、自由に座りにくい）

フリーアドレスを導入しても、みんなが慣れずに自由に席を選びづらい雰囲気があると、いつも同じ席に座ってしまう傾向にあります。

導入直後は全員がフリーアドレスを導入した意味を理解して、全員でフリーアドレスの利点を生かしていく必要かあります。
固定席化しないような工夫をしましょう。

フリーアドレスに必要なオフィス環境が整っていない

固定電話やデスクトップパソコンがあると、フリーアドレスの導入は難しいです。

フリーアドレス化には、ノートパソコンやスマートフォンなどフレキシブルに動くことができる端末が必要で、私物を置いておくロッカーなどの設置も必要です。

適切な環境を整えなければ、かえって働きにくくなってしまいます。

連絡がとりにくくなる

毎回、近くにいるメンバーが違う、他部署の人とのコミュニケーションが取れるのがフリーアドレスのメリットではありました。
しかし、来客時や電話の取次ぎ、業務上連絡を取りたい時等にすぐに居場所がわからないなどのデメリットもあります。

また、上司が部下の様子を見ながら適切なタイミングでの指導やサポートをするとなると難しい場面もあります。

オフィス改革で必要な事

ペーパーストックのスモール化（電子化、整理の工夫）

フリーアドレスの場合、自席で書類等の管理はできません。離席時は物を残すことなく片づける必要がある為、書類管理がしにくいです。

それを解決するには社内のネットワーク環境の整備や、ドキュメントのペーパーレス化をすすめる必要があります。

また、ペーパーレス化を図れば、デジタルツールで資料を共有できるので、オフィス出社以外のワークスタイルにも対応できます。

配線レス化

フリーアドレスでは、席を移動してもすぐに仕事が始められるデスクが求められるので、仕事で使用できるだけの配線機能を十分に備えている必要があります。

もし複数のデバイスを使用するにも関わらず、電源コードや配線が少なければ、毎回配線の付け替えをしなければなりません。
逆に配線が多すぎても乱雑になってしまうので、適度な配線数を検討しましょう。

LANなどの配線はWi-Fi環境を整えて配線レス、電話に関しては、配線がなくフリーアドレスに最適である、「ビジネスフォンをスマホアプリで内線（ビジネスフォン）化」する事で配線を気にすることなく場所を問わないコミュニケーションが可能になります。

オフィス改革を実施するにあたっての目的の共有やKPI設定

オフィス改革を成功させるためには、従業員への働きかけも重要です。

従業員のなかにはおしゃれなオフィスに刷新されることだけがイメージされている場合もあります。目的が十分に伝わっていなければ、本来の目的に伴った行動や結果促すのは難しくなってしまいます。
オフィス改革の目的を共有し、意識してもらうことが大切です。

一人ひとりに目的が浸透すればそれぞれが意識するようになることで、オフィス改革の目的や効果が十分に期待できます。
それらを踏まえて、従業員全員が快適に働けるルールの設定が大切です。

連絡ツールの充実

オフィス改革の効果を十分に発揮させるには、ICTツールの活用も重要なポイントです。

フリーアドレスでは、同じチームのメンバーが離れた場所で作業をしたり、異なる部署の従業員と連絡をしたりするケースがあります。
オフィス改革の効果を最大限生かすためには、ICTツールを活用することが必要不可欠です。

社内のネットワーク環境の整備や、ドキュメントのペーパーレス化をすすめ、業務連絡や情報共有に支障が出ないよう、チャットツールや社内SNSを活用しましょう。

また、ペーパーレス化を図れば、デジタルツールで資料を共有できるので、オフィス出社以外のワークスタイルにも対応できます。

＼ビジネスフォンをスマホアプリで内線化／

クリエイティブなオフィスに対応するVALTECの木製家具シリーズ

人気のブーメランデスクから会議テーブル、チェア、WEB会議用の個室ブースや集中ワークブースまで、木製素材で統一した高品質＆低価格なラインナップを取り揃えています。

VALTECの木製家具が選ばれる3つの特長

・SDGsの取り組みとして廃材を出さない再利用可能な木材を使用
SDGsの取り組みとして、再利用可能な木材を必要なだけ使用することで廃材を出さず、再利用可能な商品作りを行っています。
移転や増床時にもレイアウトを組み替えることのできる画期的な木製素材の美しいデザインのオフィス家具なのです。

・寸法などカスタマイズも柔軟に対応。部材をリサイクルして再利用も可能。
部材ごとに取り外しが可能です。お好きな高さやレイアウトにカスタマイズしたりデスクやパーテーションに再加工できます。

・木製家具シリーズを組合せて美しい木調オフィスにコーディネート

各種デスクやブース、書庫、ハイテーブルなど、同じ素材で作ることで、オフィス家具製品にデザイン的な統一性を持たせました。
木材の持つ優しさと温かみにより心地よい空間を演出します

オフィス改革はVALTECにお任せください

・図面作成

・家具調達
人気のブーメランデスクから、会議用テーブル、ハイテーブル、スクエアラックなど豊富な品揃えで、統一感あるオフィスをご提案します。
※イナバインターナショナル、井上金庫、カグクロなど家具メーカー品もご用意できます。ご相談下さい。

・オフィス内装工事～家具設置
床、壁、天井、建具等の補修・仕上工事から、空間全体のデザイン・施工まで各種工事のお見積もり、ご提案を致します。

・配線
コンセント工事、照明工事、配線工事、回路切換・増設などの電気工事から電話・ＬＡＮ配線工事、各種設定、ＯＡフロア敷設などの通信インフラ工事まで行います。
上記以外の工事もご相談下さい。

・電話クラウド化工事（通信機器やICT機器の設置）
ビジネスフォンは故障するまで利用する場合も多く、10年以上前のシステムを使っているケースも見受けられます。その為、テレワークなどが普及してきた今では新しい働き方に対応できていないサービスの１つとなっています。

クラウド電話「モッテル」とは、社員のスマホへアプリを入れるだけで今までお使いのビジネスフォンと同じ機能（内線・外線・転送など）が利用できるサービスです。
事務所内はもちろん、自宅や出先などでも社員間の内線や会社番号を使った発着信が可能です。

・不用品の廃棄
レイアウト変更の際に不要となった家具類を廃棄、引き取りいたします。スチール製の机・ロッカー・書庫など買取もお任せください。

・顔認証による入退室管理、セキュリティ対策

顔認証カメラ、勤怠管理システムから工事までVALTECで一括して手配が可能です。
そのため、個別に手配されるよりも短期間、低コストで導入いただけます。また、使用されているシステムとの連携などの開発も承ります。