採用管理をエクセルで効率よく行う方法を解説! メリットやデメリットも

2023年2月24日

採用活動の現場では、応募者情報と評価・進捗の管理は重要な業務です。

紙やデータが混在していると、伝達のミスや漏れが発生しやすい部分でもあります。

一般的なのは、エクセルやスプレッドシート使って自社で管理表を作成する方法で、うまく活用すればある程度のデータの共有や効率化を図ることができます。

この記事では、エクセルやスプレッドシートで採用管理を効率的に行う方法や、メリットやデメリット、システム導入のメリットについて紹介します。

目次
  1. ・Excelで採用管理を行う方法
    1. 自身で採用管理シートを作成する
    2. 採用管理に必要な項目
    3. 役立つ関数
    4. 採用管理シートの無料テンプレートを利用する
  2. ・採用管理をエクセルで行うメリット・デメリット  
  3. ・エクセルでの管理が難しい場合は採用管理システムを検討しよう
  4. ・採用活動には「MOT/ HG」がおすすめ
  5. ・まとめ


Excelで採用管理を行う方法

採用管理をスムーズに実行するためには、作成した採用管理表を部署内で共有、必要な人が情報にアクセスし、最新の情報を得る事ができるようにするのが基本的な運用方法です。

採用管理表には、誰もが内容が把握できるように、応募者情報や選考の進捗状況などを載せるようにします。

この場合、多くの情報を載せると画面に収まらず、スクロールをする事が多くなり見づらくなるため、重要な情報が一目でわかるよう、優先して配列を考えるのがポイントです。

自身で採用管理シートを作成する

WEBでダウンロードできる採用管理シートの中に自社に合うテンプレートが見つからない場合は、一から採用管理シートを作る事になります。

作成の手間はかかりますが自社で作成することで、応募者情報や選考の進捗状況などの必要な項目だけを自由に見やすい順番で並べる事ができます。自身が一番見やすい採用管理シートを作成できるのが大きなメリットです。

注意点は、管理内容の性質上1人の応募者の情報が多くなるので、一画面に収まらず、スクロールしないと全体の情報を把握できないことです。

そのような時は、応募者の主要な情報や進捗状況などが一目でわかるように管理されたシートと、詳細な情報が記入されたシートで分けるのもひとつの方法です。

このようにシートを分けていれば、とっさに情報が必要になった時に最短でスムーズに情報までたどり着き対応できるでしょう。

採用管理に必要な項目

採用管理をする上で、下記に記載した項目を入れておくと、進捗を確認する際に必要な情報が見やすいです。

・候補者氏名 ・連絡先(携帯番号)
・メールアドレス
・希望職種
・応募経路(求人媒体名、紹介会社名、エージェント名)
・エントリー日
・選考段階(会社説明会、一次選考、二次選考)
・選考状況(面接日程調整中、日程結果連絡の有無)
・面接開催日時
・面接担当者
・選考ステータス(選考中、内定、不合格、保留、辞退)
・結果連絡日
・結果連絡方法(電話、メール、その他)
・採用日
・配属先

候補者が増えてくるとどうしてもスクロールが多くなり見づらくなるため、エクセルのフィルター機能を利用すると、必要な情報だけに絞れるのでより見やすい採用管理シートを作成することができます。

役立つ関数

Excelで作成した採用管理シート内には、「条件付き書式」「IF関数」などのエクセルの機能を活用すると便利です。このような書式や関数を活用することで採用管理シートを自社に合わせてアレンジしていくことができます。

また、グラフ化やマクロなどを組むことで集計や分析がスムーズに行えるので、採用担当者の業務を軽減、進めやすくする事ができます。

「条件付き書式」とは、指定した範囲のセルに対して、条件に合っていた場合に自動で書式の設定がONになる設定です。
例えば、「入力されている数字が10以下の場合は、セル内を赤色にしたい」「ある文字が入力されたら自動的にセル内を水色にしたい」というケースで活用できます。

「IF関数」とは、条件を指定して、「条件に合っているとき」と「条件に合っていないとき」で処理を変える関数です。
その条件に合っていれば「真の場合の値」を表示して、異なれば「偽の場合の値」を表示させることができます。

=IF(論理式,[値が真の場合],[値が偽の場合])
論理式:結果の値を変える条件式
値が真の場合:条件式に合っている時に表示する値
値が偽の場合:条件式に合致しなかった時に表示する値

セルに入っている値によって他のセルの値を変えるときなど、「条件に一致するかどうか」によってセルに表示する値を変えられます。

※条件次第でセルの色付けは「IF関数」ではできないので「条件付き書式」で行います。


他にも、採用管理をする際に役立つ関数があります。

COUNTA関数表の総数を集計する
COUNTIF関数条件に該当する数を集計する
SUM関数セル範囲の合計を集計する
COUNTIFS関数複数条件に当てはまる合計を集計する
VLOOKUP関数条件に当てはまるデータを引き出す

採用管理などにエクセルを用いると、関数によって作業の大半を簡略化できることが現在いろいろな場所で利用されている理由です。

エクセルで管理するのであれば、最低でも上記の関数は覚えておくと任意の総数・合計の集計が手軽に行え、最大限にエクセルの効果を利用することができます。

採用管理シートの無料テンプレートを利用する

エクセルの採用管理シートで管理する場合、自作する以外にテンプレートを利用するのもおすすめです。

テンプレートの利用で、自社で採用管理シートを一から作成する業務を削減できます。

インターネット上に無料で配布されているテンプレートが複数あるので、自社に合ったものをダウンロードして使いましょう。

しかし、無料テンプレートの種類は無数にあるため、本当に必要なシートを選ぶのが困難な時もあります。

そんな時は、ダウンロードしたテンプレートの採用管理シートに自社で必要な項目を加えたり、必要のない部分を減らしたり、自社オリジナルの採用管理シートを作成するという方法もあります。

自社で一から作成する手間がないので、すぐに採用管理シートを利用したい方や採用管理シートの作成に手間をかける余裕がないという方にはおすすめです。

採用管理をエクセルで行うメリット・デメリット

メリット

■コストがかからない

一番は追加コストがかからないことです。パソコン内にOfficeのソフトがインストールされていれば、誰でも利用することができます。
採用管理に関係なく書類作成、データの管理などの業務で使用する為にエクセルを導入している企業は多いです。
すでにエクセルを使用している会社であれば、導入費用、月額使用料など、追加でコストがかかることはありません。

■グラフを作成できる

エクセルのメリットは、表形式で見やすい事や自動計算で便利なだけありません。
入力したデータをもとに、様々なグラフを簡単に作成することができるのがエクセルの強みです。
集計したデータなどをグラフにすると、直感的に分かりやすくなるので、採用活動の評価などを分析でき、これからに生かすことができます。

■項目のカスタマイズができる

エクセルで作った採用管理シートは、管理したい項目を自由に作成・挿入や削除ができます。
そのため、管理項目の作成と変更を繰り返しながら、自社に合った採用管理シートを作成することができます。

■分析ができる

Excelの最大の特徴である関数やフィルターの機能を採用管理シートの項目利用して、応募経路毎の応募数や採用数などを簡単に集計することができます。
今後の募集内容によってする求人媒体を変更するなど、費用対効果も最大限生かせるように見直すことが可能です。

デメリット

■同時編集が難しい

エクセルの場合、共有することで同時に閲覧はできても、同時編集はできないので、複数人で採用管理をする際に、情報をリアルタイムに共有ができません。
ほかにも、エクセルのバージョンが異なると使用できないため扱いには注意する必要があります。
複数人で編集を行う場合、あるいは頻繁に更新作業を行う場合は、不便に感じることもあるでしょう。

■更新漏れが起きやすい

エクセルで採用管理を行っていると、同時編集はできないので進捗状況の更新などの効率が悪くなることがあります。
応募があったり、面接を終えたりした後は早急に情報を更新する必要がありますが、誰かが編集していれば操作ができません。
やむを得ず入力作業を後回しにすることになるので、リアルタイムでの管理ができずにタイムラグの発生、入力漏れなどのミスが発生しやすくなり、結果的に採用活動の工数も増える事になりかねないのです。
また、誤って複数人が同時に更新作業を行ってしまった場合、それぞれでファイルが作成されてしまい、編集しても更新内容が反映されない可能性もあります。
複数人でファイルを共有する場合は、ルールを設ける必要があります。

■関数を組むことが手間・知っておく必要がある

Excelで管理する事の強みを生かさなくては意味がありません。
それには、データを集計したりするのに関数を組む必要かあります。
シートを作る人がその関数を覚えて組んでいく必要もありますが、当然使う人も知っておかなければ関数を利用できません。
あまり知らない、得意でない場合はそれを覚える事、調べる事に手間がかかる事もあります。

■データが増えると動作が重くなる

当然のことながら、続けていくと情報データは増えていくので、読み込みに時間がかかってくる可能性もあります。
時間が掛かるようになると、作業がスムーズでなくなる他、ストレスにもなります。
特に関数は情報が増えると読み込み時間がかかってしまう事があるので、動作が重くなる問題に直面する可能性は高くなってきます。

エクセルでの管理が難しい場合は採用管理システムを検討しよう

デメリットであったように、求人媒体が増えたり、応募者が増えてきたらエクセルでは管理が難しくなることもあります。
その際には、「採用管理システム」の導入もおすすめします。
近年ではたくさんの採用管理システムが発売されているので、クラウド型で安価で導入できるシステムもあり、導入数年々増加しています。
エクセルは関数の使い方を間違えていたり、他の従業員が作成した設定を理解できずに使いこなせなかったりと、デメリットであげたように結局エクセルがうまく使えず、工数や時間が掛かるようになってしまったという例も少なからずあるのです。
エクセルは本来、作業の手間を減らす目的で使用されるものなので、無理に使い続けても作業効率を低下させてしまい意味がなくなってしまいます。
エクセルを使いこなすことに自信がない方は、より管理の手間がかからない採用管理システムの導入をおすすめします。



【2023年版】採用管理システム おすすめ8選 選定のポイントも解説!
https://www.webjapan.co.jp/blog/humanresources/adoptmanagement-system-8selection/



こんな方法もある!

◆採用代行サービス
採用業務にかかる業務フローそのものを全て無くす方法が、採用代行サービスの活用です。
採用業務を外部にアウトソーシングして、担当者の業務負担を無くします。採用業務に専任の担当者が配置できない企業にはおすすめです。
すべての教務をアウトソーシングしなくても、業務を外部・内部に振り分けることで業務の軽減を図り、会社説明会に力を入れるなど、ほかの業務に時間を割けるようになるのも効果的です。

採用活動には「MOT/ HG」がおすすめ

「MOT/ HG」とは、人事部・総務部の業務・作業をDX化したクラウド型のシステムです。

人事や総務の業務や作業は、人材を採用するところから始まります。
なので、仕事の入り口(根本)をDX化することで、後に続く業務も、一連の流れとして一気通貫でDX化することができます。


人事部・総務部の業務には、様々な書類手続き、設定変更が伴います。

しかし、DX化することで、作業を効率化するだけでなく、手続き漏れを防ぐことができるので無駄な作業が発生しなくなり、属人化しやすい人事・総務作業を誰でも行うことが可能です。

応募いただいた情報をもとに入社手続の作業を省力化、入社・退職・申請時の社労士への作業依頼を一元管理できます。

「MOT/ HG」は1ID 170円~(月8,500円/50ID)利用できる業界最安の労務管理システムです。

価格が手ごろということだけでなく、コミュニケーションツールとして、クラウド電話も利用できるので、03などの外線受発信やチャットなどの利用が可能です。

人事や総務の業務だけでなく電話業務もDX化しています。
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◆料金は 1ID 170円~(月8,500円/50ID)

まとめ

エクセルを使えばコストをかけずに採用管理を行えます。
その際は採用管理シートを自作するか無料のテンプレートを活用しましょう。
管理する候補者の人数が少なかったり、担当者が一人で情報共有をする場面がほとんどなかったりする場合はエクセルでの採用管理で充分です。
登録データが増え、エクセルの動作が重くなったり、リアルタイムの情報共有が必要になった際には採用管理システムを検討することがおすすめです。
応募者の情報を共有しやすく、手入力を省きミスも減ります。
システムの導入も選択肢の一つとして採用管理を効率化しましょう。


投稿日: 2023年02月24日、タグ: ,
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