採用管理とは？採用管理システムのメリット、デメリットも解説！
企業が人材を確保するためには採用活動を行う必要があります。
近年、少子高齢化によって労働人口は減少、企業の人材確保が難しくなっているのが原状です。
人材確保が難しいとなると、より優秀な人材を無駄なく採用していきたいものです。 そこで、企業は採用活動の強化・効率化を図る「採用管理」が重要になってきます。
企業の採用活動において、採用管理とは何を行うことなのか。そして、採用管理を効率化するためのツール「採用管理システム」についてもご紹介致します。
「採用管理システム」とは「ATS」と呼ばれ、Applicant Tracking Systemの略です。
応募から採用、内定後から退職に至るまでの採用に関するプロセスを一つのシステム上にまとめることが出来るツールで、効率的に採用に関するデータの管理を行えます。
- 目次
採用管理とは
採用管理とは具体的にどのような業務を指すのでしょうか。
採用管理とは、採用に伴うさまざまなプロセスを計画し、その計画どおりに進むよう管理する業務のことです。
求人媒体の選考・利用・管理
採用管理を行うには、候補者がいないことには始まりません。
求人媒体は、たくさん存在しています。ただし、その中で一つだけで募集をかけてしまうと、応募人数が少なかったり、応募してくる人材に偏りがあったりと、満足な採用活動を行えない可能性があります。
求人媒体は様々な所から募集し、よりたくさん十分な人材を集める事、そしてそれを効率よく管理する事が重要です。
選考プロセスの管理
選考のプロセスでは、応募者との接点を持つので適切に管理する必要があります。
面接の実施方法や日程調整を確実に行わなければなりません。
応募者が多ければ多いほどこれは重要になり、採用側の担当者が複数人いる場合は、情報の共有が不可欠になってきます。
また、内定通知の有無や内定後の連絡・フォローも重要です。
社内での情報共有
人材の採用にかかわるのは人事部門だけではありません。
入社した人材がより適切に適所で働けるよう、各部門とのコミュニケーションや情報共有、状況把握が重要になってきます。
採用管理を効率化するには
Excelやスプレッドシートを活用する
おそらく、仕事でPCを使っている大半の方はOfficeソフトを使っているので、そのExcelやGoogleのスプレッドシートを利用して管理する事ができます。
たいていの方は新しい事を覚えることなく使用できるので管理表などを作成して社内や担当者で共有する事ができます。
オンラインを利用してリアルタイムで編集するとタイムラグが発生しなくていいでしょう。
表計算ソフトで管理することのデメリットは、管理内容が多すぎてシート内が煩雑になってしまったり、データの容量が増えて動きに影響がでてくる、ファイルが破損したらデータを失ってしまうなどがあります。
最大のメリットはコストが発生しないことです。
採用管理システムを利用する
求人媒体や候補者情報の管理やその進捗状況、社内での情報共有、いずれも多くの手間を要します。
そこで活用したいのが採用管理システムです。
煩雑な作業を自動化・効率化し、優秀な人材を採用する為の手助けになります。
採用管理システムとは、採用管理を手助けするシステムです。
採用活動に必要なさまざまな情報を一元管理できます。
一元管理するだけでしたら、Excelなどの表計算ソフトでも管理が可能ですが、管理内容が多すぎてシート内が煩雑になってしまう、使用しているうちにデータの容量が増えて動きに影響がでてくる、ファイルが破損したらデータを失ってしまうなどの問題があります。
採用管理システムだと、採用管理に必要な工程が適切に管理される機能が備わっているので、とても便利で効率的です。
採用活動に掛ける時間や労力が大幅に削減でき、余裕を持って採用活動に励むことができます。
採用管理システム「ATS」のメリット
採用活動の効率化・作業時間の短縮
採用管理システムを利用することによって、その工程や手順を簡略化することが可能になります。
採用活動では、求職者と適切に接点を持つ必要があります。
採用プロセスを見てみると求人公開から始まり、内定した応募者情報の管理まで、プロセスは多くの段階を踏んでいきます。
また、応募者が増えれば、選考業務や管理負荷が増えます。
そして、求人媒体や各応募者との進捗状況によって連絡のタイミングは異なってくるため、管理には最新の注意が必要な為、その管理や見直しにも時間が掛かります。
連絡漏れなどを発生させてしまうと、またそのフォローにも時間がとられる他、貴重な人材を獲得できるチャンスを逃がす事にもなり、会社としての信用も落としかねません。
そこで、採用管理システムを導入すれば、これらの多岐にわたるプロセスをひとつのシステムで管理できるようになるのです。
そうする事で採用までのプロセスをスムーズにし、優秀な人材の取り逃がしを防ぐことが可能になります。
応募者へのスムーズなレスポンス・管理
従来は、紙媒体での求人をしていたり、もちろん応募書類も紙ベースが主で行っているところもまだ少なくありません。
そうなると、管理に非常に手間がかかり、漏れや抜けなどの人為的ミスも起こってしまうなど、非効率です。
採用管理システムを導入すると、そういった求人情報に対する問い合わせや、応募、内定までのプロセスに関して返信漏れなどの人為的ミスを防げます。
レスポンスが遅かったり、レスポンスの漏れが発生すると、応募者を不安にしてしまったり、不信感を抱かせてしまいます。貴重な時間を無駄にしてしまう事にもなります。
応募者は並行して何社も応募している事が多く、そう言った不信感やスムーズでないコミュニケーションで他の企業に行ってしまう事になりかねません。
優秀な人材こそ他でも需要があるので、内定を出した後でも入社した後でも気を抜くわけにはいきません。
スムーズなやり取りは、応募者の企業に対する信頼感、モチベーションに繋がります。
情報の一元管理
採用管理システムによって、企業内や採用担当者内で応募者の情報を管理・共有しやすくなるのも大きなメリットです。
それぞれの応募者についてどのくらい採用活動が進んでいるのか、どの段階まですすんでいるのか、といった情報管理を一括して行えるので、採用活動時の労力や負担を大幅に軽減できるのです。
採用管理システム「ATS」のデメリット
コストがかかる
新たにシステムを導入することで、それに伴うコストがかかります。
採用管理システムは「オンプレミス」「クラウド」の2つのタイプがあり、それぞれに必要な時間や費用が変わってきます。
簡単なポイントだけ説明すると、
「オンプレミス」は、ソフトの初期導入費用がかかるが、月々のランニングコストが発生しない。
「クラウド」は機器や設備の必要がないため、初期導入コストが安く済む。
というそれぞれのメリットがあります。
※詳しくは別項目にて後述しています。
導入後もシステムを速やかに使いこなすための教育・サポート体制を調える必要があり、そこにコストが発生する可能性もあります。
システムを導入することで得られるメリットと導入により発生するコストを確認し、コストパフォーマンスに合ったものを選択しましょう。
自社の採用プロセスとの相違
提供されるシステムを利用することになるため、なかには自社のプロセスとは流れが違ったり、必要なプロセスの機能がない場合もあります。
採用管理システムの導入検討段階で、自社が解決したい問題に対して、どんな機能が必要であるか、どんな機能で対応できるのかを確認しましょう。
自分たちの採用活動を行っていく上で必要なプロセス、改善の余地のあるプロセス、全く省くことができるプロセスなど、一度洗い出して精査してみるのもいいかもしれません。
場合によっては今までの採用方法や管理方法を変える必要もでてきます。
システムの操作に慣れる必要がある
採用にかかわる担当者全員がしっかりシステムを理解して運用しなければ意味がありません。
また、既存の採用管理システムから新たに移行する場合は、操作性が大きく変わることがあります。
採用管理システムは大変便利ですが、多機能になればなるほど操作は複雑です。使いこなすには時間がかかる場合もあります。
そして、それによって一時的に作業工数が増えてたり、採用担当者の業務負荷が高まることもあります。
その為、慣れる必要がありますが、そんなに心配しなくても使えば慣れていくものです。
慣れればメリットにあるように採用活動の効率化を図る事ができ、採用活動の質を向上させることができます。
また、システムを提供している企業によっては導入サポートの用意もあるため、そちらを利用するのもいいでしょう。
オンプレミスとクラウドの違いとは
「オンプレミス」は、自社内の設備にシステムを構築し、管理・運用する方法です。
自社のサーバーにソフトをインストールし管理・運用する
ソフトの初期導入費用がかかるが、月々のランニングコストが発生しない
システムをメンテナンスする業務が発生する
すでに、自社サーバーがある企業では、初期費用がかかるものの、月々にかかる費用が発生しないのでおすすめです。
「クラウド」は、インターネット上でサービスを提供している企業の採用管理サービスを利用することでシステムを構築します。
インターネット上で提供されているサービスを利用する
機器や設備の必要がないため、初期導入コストが安く済む
クラウドは月額でサービス利用料がかかるものの、サービスを契約すれば機器や設備の準備がなくともすぐに使えます。
そして、準備の必要がない分、初期導入コストが安くすみます。そして、機器や設備に対するメンテナンス業務もありません。
ただ、大切なデータをインターネット上で管理する事になるため、サービス提供側のセキュリティ対策のチェックが重要です。
月々の利用料はかかりますが、初期設備や機器のメンテナンスが不要なクラウドが近年増えてきています。
採用管理システム(ATS) おすすめ８選
ここでは、おすすめの採用管理システム(ATS)についてご紹介いたします。
・MOT/HG
出典：MOT/HG
「MOT/ HG」とは、人事部・総務部の業務・作業をDX化したクラウド型のシステムです。
採用から退職、社労士への手続きも自動化しています。
人事や総務の業務や作業は、人材を採用するところから始まるので、仕事の入り口（根本）をDX化することで、後に続く業務も、一連の流れとして一気通貫でDX化することができます。
そして、人事部・総務部の業務には、様々な書類手続き、設定変更が伴います。
DX化することで、作業を効率化するだけでなく、手続き漏れを防ぐことができるので無駄な作業が発生しなくなり、属人化しやすい人事・総務作業を誰でも行うことが可能です。
応募いただいた情報をもとに入社手続の作業を省力化、入社・退職・申請時の社労士への作業依頼を一元管理できます。
「MOT/ HG」は1ID 170円～（月8,500円/50ID）利用できる業界最安の労務管理システムです。
価格が手ごろということだけでなく、コミュニケーションツールとして、クラウド電話も利用できるので、03などの外線受発信やチャットなどの利用が可能です。
人事や総務の業務だけでなく電話業務もDX化しています。◆料金は 1ID 170円～（月8,500円/50ID）
・採用管理クラウド「HRMOS採用」
株式会社ビズリーチが開発・提供する「HRMOS」シリーズ。
中途採用の管理に強いが、別途新卒採用向けの「HRMOS採用 新卒エディション」もあります。
特長であるデザインと直感的な操作はグッドデザイン賞の受賞歴もあり洗練されたものになっているので、万が一採用業務を他の担当者が行う場合でも特別な操作説明を必要としません。
候補者とのやりとりや面接官との面接日程調整･評価連絡はもちろん、人材紹介会社への一斉連絡までが、複数画面を開かずにハーモス採用一つで行えます。
複数の面接官・会議室の予定を確認し、その場で空いている日時を選択。候補者へのメール送信までのプロセスがカンタンです。
自社サイト経由、求人媒体経由などの応募経路ごとに、選考通過率や辞退数などを可視化。自社の採用分析に役立てられる他、ハーモス採用に辞退・内定理由を蓄積し、分析を行うことで自社の傾向が見え、改善活動へつなげられる事が可能。
同社の人材管理クラウド「HRMOS タレントマネジメント」と連携すれば、入社後の効率的な人材活用も可能です。
◆料金についてはこちらから
https://hrmos.co/ats/price/request/
・sonar ATS（ソナーATS）
sonar ATSは、業界・規模問わず1,200社以上の導入実績。
新卒・中途採用の一元管理ができる採用管理システムですが、採用プロセスが大きく異なるパート・アルバイトまでワンシステムで管理することが可能です。
求人メディア、採用メディアも多数。現在使用している媒体もほとんどが対応しているでしょう。
採用進捗をフローチャートで表示するなど「誰でも分かりやすい」を目指した「わかりやすさ」にこだわったデザイン。
採用担当者だけでなく、応募者、エージェントなど、関わる全ての人にとっても利便性の高いシステムです。
Eメール・LINE・Webメールから都合のよい連絡手段を応募者が選択、連絡を自動化。オンライン面談システムなどの外部ツールとも柔軟に連携、スムーズにオンライン採用に対応できるようになります。
◆料金については別途問い合わせが必要
・ジョブカン採用管理
出典：ジョブカン採用管理 HP
応募者管理・選考管理に必要な機能を一通り備えた採用管理システム。
シリーズ累計 導入実績150,000社以上、有料利用ユーザー数は250万を突破。多くの企業が利用しています。
10種類以上の求人媒体と連携しているので、求人媒体から応募された候補者情報が自動でジョブカン採用管理に登録、日々の入力の手間を削減できます。
人事だけでなく面接担当者まで、初めてシステムを利用する方でも簡単に使えるシンプルな設計で、月額8,500円～という業界最安値水準でありながら、新卒・中途だけでなくアルバイト採用にいたるまで全ての採用に対応できる汎用性の高さも魅力。
料金は、1ヶ月に新規登録した候補者数で、その月の料金を決定。毎月の応募者数に応じた料金設定のため、採用規模に合わせて無駄なく利用できます。
初期費用・サポート費用は0円、月額料金のみのコストパフォーマンスに優れていて、サポート費用は契約後、無料お試し期間中も全て無料で、制限なく行っています。
◆料金：月額8,500円（月の候補者登録数50名まで）～
無料お試し期間もあり。
・i-web
新卒採用・中途採用・内定者フォロー・グローバル採用に対応。
採用に限らず、選考・定着・活用に至るまで、人材採用のあらゆるシーンに対応する多彩なモデルを揃えています。
利用企業は1,800社以上！「新卒モデル」は様々な規模・業種の企業に利用され、長年導入シェア1位です。
シェア第1位の採用管理システムと、「RPO®（採用プロセスアウトソーシング）サービス」を中心に、採用業務の最適化から採用成果の実現までかなえます。
業界唯一！のリクナビ・キャリタス就活などの大手媒体とリアルタイム連動しているので媒体からエントリーした応募者に、タイムラグなく企業のマイページの案内メールを届けることができます。
採用業務を通じて集まった、エントリー数や歩留まり率など多くのデータを分析することで、次年度の採用戦略や広報戦略に自在に活かせるので、最適な戦略を見出すことが可能です。
◆料金：要問い合わせ
・HERP Hire
出典：HERP Hire HP
HERP Hireには求人ページの作成や公開、エージェント管理など採用活動に必要とされる基本的な機能を標準で搭載しています。
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管理側のユーザーごとに、閲覧できる情報や設定変更の権限を管理でき、IPアドレス制限やSSOなどのセキュリティ機能を備えているので、安心して利用することができます。
◆料金：要問い合わせ
・ジョブスイートキャリア
導入実績1,000社以上・契約継続率95％以上。
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◆料金：月額50,000円～
・採用一括かんりくん
出典：採用一括かんりくんHP
導入700社以上、中小企業の採用を中心に支援する中途・新卒に対応した採用管理システム。
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初期設定から本運用までカスタマーサクセスによる充実のサポート体制（動画・サポートサイト・メールや電話、チャットによる質疑応答等）が整っているので使用に関する不安もなく使用できます。
◆料金：月額20,000円～（1つのプランで新卒・中途どちらも対応可能）
まとめ
今回は採用活動を行う上で採用管理とは何を行うことなのか、そして、その採用管理を効率化・一元化するためのシステム「採用管理システム」について紹介しました。
採用管理システムを導入することで、応募者の情報を共有し、応募者ごとの採用プロセスを一元管理することも可能になるのです。
そうすれば、企業の採用活動における作業効率を大幅に改善・短縮できるでしょう。
原状、採用活動に人員を割けないという実情の企業もたくさんあると思います。
そういう時こそ採用管理システムを活用して、手間をかけたり、人員を使うことなく効率のいい採用活動を行うのがおすすめです。
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仕事の入り口（根本）をDX化することで、後に続く業務も、一連の流れとして一気通貫でDX化することができます。
人事部・総務部の業務には、様々な書類手続き、設定変更が伴います。
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