パソコン(PC)管理の必要性は?台帳などの方法にツール比較5選も
パソコン(PC)管理についてどのようなやり方があるかを知りたい。
現代のビジネス環境では、当たり前のようにパソコンは利用されています。
日経BPコンサルティングが調査・執筆しBiz Clipにて公開された「企業PC実態調査2021」によれば、同社が抱える調査モニター2319人を対象としたアンケートで「導入している」と回答をした割合は94.4％と、ほぼすべての企業が業務上でパソコンを利用している結果が出たといいます。
昨今の感染症拡大を受けたWeb会議の導入増加も後押しして、現環境下でパソコン(PC)管理は極めてビジネス運営上、非常に強い意味を持つ業務になっています。
本記事では、パソコン(PC)管理の必要性や基本的な管理項目に加え、パソコン(PC)管理ソフトの比較5選に「代行」の方法など徹底的に解説します。
パソコン(PC)関連の業務に日々励まれている、総務や情シス、社内SEの読者の皆さんのお役に立てれば幸いです。
目次
パソコン(PC)管理の基本的な知識
パソコン(PC)とは、そもそもどういった管理業務のことを指すのでしょうか。
パソコン(PC)管理について、お分かりの方は多いかもしれませんがここでは簡単に解説します。
パソコン(PC)管理=企業が持ってるIT資産の保守をすること
今日の企業では、社内のデータや固定/IT資産を管理するためにパソコン(PC)を使うことがスタンダードとなっています。
中~大規模となると、数百台以上のPCを運用していることも当たり前になりつつあります。
パソコン(PC)管理とは、社内で運用するパソコン(PC)を企業の中でしっかり管理することです。OSのバージョンといったハードウェア、業務用の書類作成ソフトやデザイン・図面作成ツールなどのソフトウェアの両方を着実に管理しなければなりません。
パソコン(PC)管理では、業務量が多岐にわたるため数多くのの社員を動員したり、時には外部に業務の一部を委託するなどして対応するケースが多いです。
パソコン(PC)管理の必要性は年々増加中
90年代、高価なコンピューターは企業内で数台しか見られなかったものの、今日では従業員一人ひとりに個別に割り当てられているのが普通となりました。
変化に伴い、会社組織内の情シスや社内SEにとって、パソコン(PC)管理の重要性は格段に重要になってきています。
東京商工リサーチ社が2022年1月に発表した「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故は、調査開始以来最多の137件 574万人分」によれば、2021年に上場企業で公表された情報漏えい・紛失事故件数は137件で、前年の103件から大きく上昇しています。
重ねて、2021年の情報漏えい・紛失事故件数137件のうち、原因の媒体別では「社内システム・サーバー」は81件、次いで「パソコン」は30件となっており、情シスへのトラブル対応への責任は多くの企業で重大なものとなりつつあります。
パソコン(PC)管理に取り組む情シス担当者や社内SEは、年々高まりつつあるこうしたセキュリティ上の脅威に対して、ミスを防ぐためにあらゆる手段を持って取り組む必要があります。
ただし、大抵の企業にとって問題は山積みになっていることが多いもの。
- 記録上と実際の在庫の不一致のために更新や交換の過程で旧式の機器が放置されている。
- セキュリティプログラムの更新忘れやその他の更新作業の見落としが発生している。
- 旧式の機器が残ってしまったことでウイルス感染が発生。重要な情報が外部に漏れるリスクがある。
パソコン(PC)管理の徹底がなっていないために、こうした事態に発展している企業は実際多いです。
パソコン(PC)管理に必要な項目とは
パソコン(PC)管理を行う際には、いくつか管理する部分に種類が存在します。
各管理名称について詳しく見ていきます。
(IT・固定)資産管理
大規模なIT関連の設備や機器は、管理のために台帳を使うのが普通です。
ITに関連する企業の財産としては、無線ネットワーク接続装置(Wi-Fiルーターなど)やLANケーブル、携帯電話や社内スマホ、IP電話やクラウドPBX用設備、支援用アプリケーションにIT機器の取扱説明書などがあります。
パソコン(PC)もこの中の一部として考えられ、資産管理の対象となります。
パソコン(PC)の管理にあたっては、「企業の資産の一つ」と見なし、パソコン(PC)管理台帳に登録し、廃棄されるまでの過程を追跡します。
パソコン(PC)を会社の財産として扱う際の基本的な手続きでは廃棄からさらに、次の機器の導入について考える部分までを含む場合も多いです。
インベントリ管理
インベントリとは、「Inventory-目録・保有する資産」を意味する用語です。
資産台帳へ掲載するインベントリについての情報を集めていくことも、PC管理においての重要な項目です。
CPUにメモリ性能、OSのバージョンにインストール済みのソフトウェア等を細かく管理していくことを指します。
IT関連物品に変更が生じる場合は逐一、パソコン(PC)管理台帳に記載して正しいPCの状態について把握できるようにする作業を基本的には行います。
ライセンス管理
サブスクリプション型のソフトウェアやクラウドサービスなどのライセンスを利用しているケースもあるでしょう。ライセンスはソフトウェアの導入時に一括で支払うこともあれば、毎月もしくは毎年の支払いが発生するものもあります。ライセンスにまつわる管理も、PC管理項目のひとつです。
ライセンス管理が正しく行われていなければ、すでに使っていないPCのライセンス料をムダに支払っていたり、ライセンス期限が切れているにもかかわらず更新せずにソフトが使えなくなってしったりするトラブルも生じます。
ライセンス管理を適切に行うことで、普段のPC業務を円滑に行うことが可能になるのです。
ライセンスについての管理を行うこともパソコン(PC)管理の一環です。
「月額料金○○円」の様なサブスクリプション型ソフトやクラウドサービスといったライセンスを色々と契約し利用しているケースも多いことでしょう。
ライセンスについてはソフトウェア導入時に一括で支払いをすることもあれば、毎月または毎年の支払いをしていることもあるでしょう。
パソコン(PC)に関わってくる部分が多いため、こうした「ライセンス」についてもパソコン(PC)管理の項目の1つとなります。
もしライセンス管理が着実にできていなければ、
- ライセンス期限が過ぎていることに気付かず使ってしまい、ソフトが使用不可能になっていた。
- レンタルなどで借りていた法人用パソコン(PC)といったIT機器のライセンス料を無駄に払ってしまった。
といったケースに発展する恐れもあります。
パソコン(PC)管理のやり方4選
パソコン(PC)管理を行う際のやり方にはどのような種類があるのでしょうか。
以下の4点のようなやり方があります。
- パソコン管理台帳に記入する
- エクセル上で管理・集計する
- パソコン(PC)管理ツールを使う
- パソコン(PC)管理代行サービスを使う
最後の2点のやり方を踏襲するのが個人的にはおすすめです。
パソコン管理台帳に記入する
社内で使われるパソコンやソフトウェアをスムーズに取り扱うためには、パソコン(PC)管理台帳の整備が欠かせません。パソコン(PC)管理台帳を作る際には、必要なデータの収集・記入が必要となります。
- オペレーティングシステムとそのバージョン
- 配置場所
- 製造元
- IPアドレス情報
- 導入済みアプリとそのバージョン
- シリアルID
- 使用する人
- 購入日
- デバイス名
- RAMのサイズ
- モデル名
- ストレージ容量
台帳への記録内容は、前述のパソコン管理MEMOに基づいて記入しましょう。
ただデータの紙・手作業による収集は時間がかかる作業のため、人員や時間を食うことには注意しましょう。
また、パソコン管理台帳の作成後も、定期的な更新や管理が必要となります。
ハードウェアやソフトウェアを頻繁に更新する場合はさらなる作業工数が必要になります。
したがって、管理者・経営陣からのサポートをしっかりさせつつ、パソコン管理台帳を使うためのリソースの確保が必要不可欠です。
PC管理番号を付けるためには
パソコン管理台帳を作る上では、社内のIT機器を管理するためのPC管理番号を振っていく必要があります。
パソコンの型番や固定IPアドレス名などをPC管理番号にすることも可能ではありますが、第三者が万一知った場合に悪用される可能性もあります。
また複数拠点ある場合には、「0001/0002・・・」の様な付け方でなく、どの拠点でどの部門の人が、いつ導入したIT資産やパソコン(PC)なのかを見分けられるようにする必要も出てきます。
おすすめなのは以下のように採番ルールを設けてパソコン(PC)管理番号を振る方法です。
上記の通りに、採番ルールを設けてパソコン(PC)管理番号を付ければ、
「このパソコン(PC)は新宿本店の総務部の人が2024年度に買った『0003』のパソコンなんだな。」
と見る側が一瞬で理解できるようになります。
エクセル上で管理・集計する
- メリット: 基礎的な操作スキルがあれば比較的容易
- デメリット: 関数やマクロを使えるようになる必要があるほか、いささか手間もかかる
エクセルを使ってパソコン(PC)管理台帳を作るのも1つのやり方と言えます。
具体的には先ほどのパソコン管理台帳の記入項目についてエクセルの表にしてまとめ、自分で更新していく方法です。貸出や新規IT資産追加時に社員が誰でも、エクセルのパソコン管理台帳に記入できるようにした共用コンピューターを1台置いておくのも、良いかもしれません。
エクセルは会社のパソコンであればOfficeツールの1つとして入っていることが多いでしょう。関数やマクロについての知識があれば、下手に何か新しいものを導入するよりもエクセル台帳の方が使いやすいかもしれません。
マクロについてはVBAというプログラミング言語が必要であり、初心者には難しいので、まずやってみるなら「関数」を理解するのがエクセル台帳作成では良いでしょう。
ただエクセル台帳だと、
- IT資産の棚卸しをいちいちするのが現場で重荷になる
- 複数の拠点管理や大量のPC/端末には対応できない
- IT機器のセキュリティ対策は難しい
- エクセルであれど「台帳」として書く限りヒューマントラブルは起こりやすい
といったデメリットがあるため、最近のPC管理では実はエクセルは敬遠されがちなのです。
したがって、以下のようなパソコン(PC)管理方法を使う方が得策と言えます。
パソコン(PC)管理ツールを使う(比較5選も紹介)
- メリット: 使用するソフトが50~1000以上+運用可能な人材がいるならかなり効率化可能
- デメリット: 高性能機能付きのパソコン(PC)管理ツールだとかなり高額
パソコン(PC)管理ツールと呼ばれる、PC管理用のツールも存在します。
パソコン(PC)管理ツールとは、企業・組織内にあるパソコンやサーバー・スマホ端末といったIT資産について、一元管理を行うために役立つツールです。
各種IT資産の管理や監視運用について自動化をすることで、システム管理者の負荷について軽減し、管理作業の効率化や安定的運用の実現を支援します。
パソコン(PC)管理ツールを使うとハードウェアやソフトウェアの問題を事前に検知し、予防措置をとることが可能になり、余計なライセンス使用や資産の無駄を減らすことができます。
また、自動的にPCの設定や更新を管理し、セキュリティリスクのあるソフトウェアの特定や不正アクセスの検知を強化することで、企業のIT環境を守ることができます。
パソコン(PC)管理ツールを使うことで、情報システム部門の作業負荷が軽減され、企業全体の運営効率が向上します。
ただ注意点として
- 数百以上のソフトウェアを使う場合は効果的だが、そこまで多くないと費用対効果が見込めない。
- セキュリティ対策に関して強いソフトウェアを導入する際は高額になることが多い
- ネットワーク機器に関しては対応していないツールもある
といった可能性があり、導入時はしっかりと比較検討が必要になってきます。
したがって、パソコン(PC)管理ツールを導入する場合、
- 労務管理・リモートコントロール・ログ管理・ワークフローまで一括で可能
- パソコン(PC)の管理可能台数・年数などツールの可能な範囲と事業規模が合っているか
- Windowsのみならず、Macなど特殊なOSにも対応しているか
- データベースとの連携機能がついているか
- セキュリティに関してはコストバランスも含め万全・適正か
こうしたことに注意しつつ、導入を検討するとよいでしょう。
ちなみに、こうした基準を満たしていない場合、また満たしている場合でも、パソコン(PC)管理ツールを上回るようなメリットをもたらす選択肢については次の章で解説します。
参考までに、パソコン(PC)管理ツールについていくつか比較してご紹介します。
SKYSEA Cliant View
- 料金: Light版=280,000円～ Pro版=300,000円～
- 主な機能: ログ管理/ソフトウェア資産管理（SAM）/資産管理/レポート等+オプションで追加可能な機能も
「SKYSEA Cliant View」は、リモートワークの時間管理や遠隔操作を含む多機能な管理ソフトです。SaaS形式またはオンプレミスでの利用が可能で、Light版が280,000円～・Pro版が300,000円～となっています。(大塚商会HP参照・いずれもサーバーのみ)サポート体制も充実しており、安心して使えます。
800万台以上の導入実績を誇り、セキュリティ管理に特化しています。不正アクセスや不適切なアプリケーションの使用を警告する機能を備え、企業の安全対策を強化します。
iTAssetEye
- 料金: ハードウェア資産1,000台=2,300,000円/年
- 主な機能:台帳/棚卸/ワークフロー/アラート/レポート/ダッシュボード/権限設定
NTTテクノクロスが提供する「iTAssetEye」は、クライアント端末からモバイル機器まで、あらゆるIT資産を一括で管理するツールです。人事異動時の情報変更支援や不適切な利用の自動検出など、管理作業の効率化を実現します。自由に設定可能な資産更新や内部統制を強化する機能も備え、直感的な操作性で幅広い業種に対応しています。内部統制機能が充実し、承認プロセスや証跡管理もサポートしているため、初めてIT管理を行う担当者でも安心して利用できます。
System Support best1-SS1
- 料金: パソコン(PC)100台 = 500,000円(機能全部込みだと50台=85万円)
- 主な機能:機器/システム/ソフトウェア/契約/ログ/セキュリティの管理・運用支援
「System Support best1-SS1」とは株式会社ディー・オー・エスが提供するソフトのことで、資産や勤務時間管理をはじめ、ファイル配布やメッセージ送信を通じた運用支援機能を備えています。
利用しやすい管理画面で、オフィスソフトのような操作感覚で使用可能です。選択可能なオプションにより、必要な機能のみをカスタマイズして導入でき、料金も1ライセンス5000円からと柔軟です。多様なデバイス管理に加え、専門スタッフのサポートもあり、安心して運用できる点が特徴です。
ManageEngine ServiceDesk Plus
- 料金: 1,199,000円~(オンプレ版)
- 主な機能:インシデント管理・変更管理・サービス要求管理・CMDBなど
「ManageEngine ServiceDesk Plus」は、世界10万社以上で採用されているITサービスマネジメントツールです。直感的なGUIで、プログラミングスキルなしでカスタマイズ可能。インシデント管理、問題管理、変更管理、IT資産管理など多岐にわたる機能を提供し、オンプレミス版とクラウド版が選択できます。導入からサポートまで充実しており、高い投資効果と信頼できるセキュリティを実現しています。
AssetView
- 料金: 要問合せ-契約のためにはパソコン(PC)50台以上が必須(1000台以上=1,250,000円~2,200,000円との情報あり)
- 主な機能:個人情報検索機能・マルウェア/脆弱性対策機能・ファイル暗号化機能など
「Asset View」は、ハンモックが提供する統合型IT資産管理ツールです。
企業内のパソコンやその他IT機器の管理を一元化し、セキュリティ対策や運用管理を強化することを目指しています。50台以上のパソコン(PC)が必須であり、中規模~大規模向けです。詳細な料金については要お問合せですが、1000台以上で1,250,000円~2,200,000円との情報が一部サイトでは紹介されています。
外部からの脅威に対する防御策、内部からの情報漏洩防止機能、そしてPC紛失時の対処方法など、幅広いセキュリティ対策を提供しています。企業のセキュリティ強化とIT資産の効率的な管理をサポートするツールとして設計されています。
パソコン(PC)管理代行サービスを使う
- メリット:自社内の人材を必要としない+「代行」のためお金の無駄になる可能性がほぼない
- デメリット: パソコン管理の人材育成を1からしたい企業には不向き
先述したパソコン(PC)管理ツールは一見華やかに見えはしますが、
- 結局「ツール」のため、効率的に使えるようになるには時間がかかる
- 専門的なスキルが使う上では結局必要になってきて、使える人間が社内にいない
- 高額なことが多い他、自社の使いたい範囲とのズレが生じる場合が多い
といった形で、結局導入したとしてもそこまで使いこなせなかったり、余計な機能が多かったりして、時間と経費のムダに繋がってしまうケースは多いです。
「極力失敗せずに、パソコン(PC)管理を導入したい」
そんな際におすすめなのが「パソコン(PC)管理代行サービス」です。
パソコン(PC)管理代行サービスは「LCMサービス」とも呼ばれ、
パソコンなどのIT資産の「調達・導入・運用(保守)・廃棄」といったライフサイクル全般にわたって、IT資産の管理のお手伝いをするアウトソーシングサービスのことを指します。
パソコン(PC)管理代行サービスのメリットは以下の通りです。
①セキュリティの強化が可能
会社内のIT資産を処分する際には、一般的な方法ではサイバー攻撃の対象とされる恐れがあり、セキュリティ面でのリスクがあります。
パソコン(PC)管理代行サービスを利用すれば、そうしたIT機器内のデータは復元されない形できれいに消去されるため、セキュリティリスクの回避が期待できます。
②パソコンの選定を一任できる
パソコン(PC)管理代行サービスを利用すれば、導入するIT機器の選定をITの専門家に一任することが可能です。多くのサービス提供会社は法人向けパソコン修理業などで実績を積んでいるケースが多いです。パソコン(PC)管理代行サービス提供会社の持つ技術と経験を軸として、顧客会社の要求やコストとすり合わせつつ製品の選定が可能なため、無駄のないIT機器導入が期待できます。
重ねて、ＬＣＭサービス業者によっては必要ソフトウェアのセットアップ等に関しても、マニュアル化に従業員教育まで様々なサポートサービスを提供可能なこともあります。
③人材リソース削減など生産性の向上可能
パソコン(PC)管理代行サービスの利用で、自社でのIT資産管理の必要性がなくなり、本業への集中が可能です。
加えてパソコン(PC)管理代行サービスの利用によって、自社内でIT機器の管理をする必要が消え、その点でも社内の人材リソースの有効活用が可能となります。
さらには、トラブルの発生でもITへの専門知識のある企業チームが担当するため、短期間で解決が可能となります。
④コスト削減が可能になる
もし、自社内だけでパソコン(PC)などIT資産を調達〜廃棄まで管理する場合、各プロセスごとの専門家を雇う必要が出てきます。
そうした人材をリクルートするのに時間・金銭的コストをかけるよりも、LCMサービスを活用することにより、適切な状況下でサポートを受ける事が可能です。
IT資産管理のためだけに従業員を常駐させるコストよりも、必要な場合のみパソコン(PC)管理代行サービスのサポートを受けるコストのほうが安いことは自明のことと言えます。
⑤循環型のサービスのためSDGｓに貢献できる
パソコン(PC)管理代行サービスを活用することで、2030年までに持続可能なより良き世界を作るべく国際目標として国連サミットで制定された「SDGs」の17のゴールのうちの一つ、「12 つくる責任 使う責任」に貢献できることが期待されています。
環境省の「日本の廃棄物処理 令和元年度版」によれば2012年から2019年にかけて、家庭で廃棄される生活ごみの量は緩やかに減少しているものの、企業が廃棄する「事業系ごみ」については横ばいの状況となっています。
こうした状況下で日本の企業では、IT機器なども含む「事業ごみ」リサイクルに取り組むことが求められています。
パソコン(PC)管理代行サービスでは、使用後のパソコンを自然環境に配慮した形で適切に処分するだけでなく、リユース可能なIT機器に関してはデータ消去・清掃を行った後、再利用をします。
最もおすすめするパソコン管理代行サービスとは
総務・情シス・社内SEの業務を削減し、パソコンの導入保守、廃棄まで一括で代行してくれる「パソコン管理代行サービス」。
おすすめは株式会社バルテックの「情シス代行ITサポート」です。
株式会社バルテックは、IT機器の開発・製造メーカーで法人用ノートパソコンや、テレワーク用MiniPCを製造・販売しています。
法人にとどまらず、バルテックグループの子会社のバルテックフィールドサービスは、製品の保守メンテナンスや中古パソコン販売を行うパソコン修理・販売店舗を全国52店舗、工事会社の拠点を150か所以上運営・提携しています。
参考:
VALTEC PC紹介ページ
パソコン修理24公式サイト
中古パソコンPCバル公式サイト
配線レスキュー公式サイト
そのバルテックグループがワンストップでパソコンの導入から、キッティング、工事、ヘルプデスク、廃棄まで一貫したサポート対応をするのが、「情シス代行ITサポート」です。
「情シス代行ITサポート」で出来ることは以下の4つです。
ネットワーク監視
社内ネットワークを常時監視。
ネットが不通などネットワーク障害を検知して、すぐにお知らせ。
平常時でも月1回レポートを提出。ネットワークに負荷がかかっていたりする場合などに、問題点をお知らせいたします。
ヘルプデスク業務
障害発生やトラブル発生時のサポートを、
- ヘルプデスク対応: お電話にて、社内・お客さん問わずPCトラブル状況をヒアリング
- リモートサポート: リモートサポート用ソフトをインストールしたのちに、オペレーターが操作を支援
- オンサイト保守: 電話やリモート対応では対応不可能な状況の場合、実際に訪問して現地で対応
の3つで着実に対応。
緊急時だけでなく、PCやネットワークの相談なども気軽にご連絡いただくことも可能です。
IT運用管理(LCMサービス)
パソコンなどIT機器の導入から廃棄までをサポート。
全国にパソコン修理店52店舗を展開するVALTECならではの技術力の高さと安心体制を実現。
IT資産管理
パソコンなどのIT機器やソフトウェアなどITに関連する資産管理をサポートします。
どうしてもずさんになってしまう、利用者情報やネットワーク接続状況、ソフトウェアのバージョンなど、セキュリティ対策やコンプライアンスの強化をお手伝いします。
料金について
料金については、上記の画像の通りとなり、パソコン(PC)管理ツールを使うよりも実は割安になることがあるのも、強いポイントです。
詳しくは以下のボタンから、詳細について確認してみるといいでしょう。
まとめ-パソコン(PC)管理なら代行サービスを使うのが確実
いかがでしたでしょうか。
本記事を総括すると以下のように言えるでしょう。
- パソコン(PC)管理については、相次ぐ企業のセキュリティ問題発生などから年々その重要性が高まっている
- パソコン管理番号などパソコン管理上では記録が必要な情報が多々ある。
- 「パソコン管理の方法には、紙・エクセル・パソコン(PC)管理ツール・代行サービス」の4つがある。
- 紙やエクセルでは、管理上の不都合や工数の多さなどから最近は敬遠されつつある。
- 管理ソフトと代行サービスの二つがパソコン(PC)管理上はおすすめ
一番、読者の方にとって導入した際の効果が確実に認められるのは「パソコン管理代行サービス」です。
管理ツールだと、操作方法などを総務・情シスの人間だけでなく、社長やそのほか関わる社員にも理解してもらう必要が出てきたりして、大変になりがちだし、
導入しても意外と「こんなもの?」となってしまうケースも多いです。
パソコン管理代行サービスであれば、「調達・導入・運用(保守)・廃棄」といったライフサイクル全般を内部の人員に頼らずにアウトソーシングが可能なだけでなく、実は管理ツールを導入するよりも安上がりになる場合も多いです。
「100%確実にパソコン(PC)管理をしたい」なら、パソコン管理代行サービスを強くおすすめします。
中でもおすすめは、株式会社バルテックの「情シス代行ITサポート」です。
詳しくはこちらのボタンからご覧ください。
他にも様々な代行サービス提供会社があります。
まずは「情シス代行ITサポート」の資料をダウンロードしてみて、そこから他の企業の資料と見比べてみるといいでしょう。
読者の方がより良いパソコン管理ができるよう、強く願います。