ひとり情シスの問題点は何? つらい現状への対策も解説

ひとり情シスという言葉が最近の社内SEや総務、情報システム部門の人たちの中で話題となっているようです。

ただ、「ひとり情シス」とはそもそもどういう意味や状況を指す言葉でどのような問題点があり、どうすればそうした状況を好転させる対策を打てるのでしょうか。

本記事では、「ひとり情シス」の定義・由来から、メリット・問題点に対策まで解説します。

本記事が、ひとり情シスに悩む読者の方の一助となれれば幸いです。

ひとり情シスとはどういう意味・状況?

ひとり情シスとはそもそもどういう意味や状況を指す言葉なのでしょうか。

本章では、言葉の定義や由来、「ひとり情シス」が発生する理由にひとり情シス支援をする団体まで、詳しく解説します。

社内システムについて少人数体制で管理運用する状況

ひとり情シスとは、1人～3人未満と極めて少ない人数で、会社内の情報システム部門の運用保守を担当していることを指します。

社内の情シスの運用体制を表す言葉である一方、「あまりにも少人数体制でシステムの運用保守をしてしまっている」という問題点を暗に示す場合にも頻繁に使われている言葉でもあります。

DELL Technologyの2017年の調査によれば、ひとり情シス体制となっている、またはIT専任担当者が不在な中堅企業は全体の3割弱となっていると言います。(全数: 400)

DELLのデータから見ても、日常業務である程度情報システムを導入済みの企業の場合。「ひとり情シス」状態になっているケースが多いと言えるでしょう。

名前の由来は東南アジアの「一人屋台生産方式」

「ひとり情シス」という言葉の由来については、諸説ありますが、Dell社員だった清水博さんの書いたZDNETの記事によれば、1995~2000年の間に東南アジアのITの現場で普及していた「一人屋台生産方式」に由来すると言います。

1990年代後半、特に日本企業が東南アジアに進出していた時期に、現地でのIT支援や管理を一人で担うことが多くなりました。

こうした状況は東南アジアの生産現場で見られる「一人屋台生産方式」、つまり少人数または一人で製品1つを全部組み立てる方法に似ていると考えられました。

そこから、一人でITシステムを管理する状況を日本人のIT駐在員が自分の辛さを比喩するため、「ひとり情シス」と自称するようになり定着したとされています。

ひとり情シス協会という一般社団法人も存在

ちなみに、「ひとり情シス協会」という一人体制の情シスを支援するために動いている一般社団法人もあります。

清水 博さんという、Dell株式会社の執行役員をされていた方が代表を務めている団体で、「ひとり情シス実態調査」を実施したり、一人体制でしている情シス同士の集まり「ひとり情シス座談会」を開催するなど、ひとり情シスの支援のために動いている団体です。

ひとり情シス協会では、「『ひとり情シス』虎の巻」などの本も団体では出版されているようです。

ひとり情シスにはメリットもある

よく「ひとり情シスは危ないから今すぐ脱却しなければならない」と説くような人もいますが、一概に悪いこととは言えない場合もあることには気を付けるべきでしょう。

ひとり情シスの場合、複数人体制でやるよりもスムーズかつ予算控えめでできることも多い場合があることもあります。

技術力やコミュニケーション力がある方を「ひとり情シス」体制で組織に組み込んであげれば、様々な業務の自動化が図れる場合もあります。

「一人」であることは必ず「業務効率化を図らなければ仕事を進められない」という事にもつながるので、実は効率的になる場合もあるのです。

とはいえ、一般社団法人 ひとり情シス協会が行った「ひとり情シス実態調査2022年」によれば、ひとり情シスは着任から3年未満の習得スキルの少ない方が約4分の1を占めるという事実もあります。

そうした「技術力が高くない人がひとり情シスには多い」部分もあり、

結局のところはメリットよりもデメリットが目立つケースが多いです。

したがって本記事は、より多くの方にとって役立つ記事となるよう「ひとり情シスはなるべく脱却した方がいい」という立場から書かれています。

新聞社にも色々な考え方の立場があるように、本記事も上記の様な立場から意見する形となっています。

したがって、ひとり情シスにもメリットがあることは、念頭に入れて読んでくださると幸いです。

ひとり情シスはなぜ増加するのか=3つの背景

ひとり情シスが話題になる背景には、どのような要因があるのでしょうか。

以下の3つが主な背景として挙げられます。

IT人材自体が全業界で不足

IT分野における人員不足は、業界全般にわたって深刻な問題となっています。

IPA(情報処理推進機構)の「デジタル時代のスキル変革等に関する調査(2021年度) 全体報告書」によれば、2021年度のIT人材が「大幅に不足している」「やや不足している」と回答した事業会社の割合はそれぞれ、42.1%・48.6%と両方を足せば9割超とほぼすべての企業でIT人材不足が起こっていることが分かります。

人材の流動化の流れや少子高齢化のあおりを受けて今後、IT人材不足の状況は一層厳しくなるでしょう。

こうした背景のもと、「ひとり情シス」の課題は、引き続き注目されるテーマとなると予想されます。

中小企業を中心としたDX・ICT化が増加

近年、DX・ICT化が日本国内全体で求められる空気が加速してきています。

その一方で、先ほどの数値のように9割超がIT人材について「不足している」と答える状況では、IT人材について多くの中小企業では追加の人員が取れない場合がほとんどになります。

さらに、規模の小さい中小企業ではそこまでの予算を組めないことが大半と言えるでしょう。

そうした状況の中で、DX化やICT化を中小企業が行うには、低予算・低人件費のために「ひとり情シス」体制として少ない人数で全体のDX化をしようとする傾向へと自ずとなっていくのです。

技術者の離職で担当者0人

先ほどのIPA(情報処理推進機構)の資料では、2021年度のIT人材の離職状況について「やや増えた」と回答した割合は、企業全体で約2.5%程、IT企業では約7%も2020年と比べ増えている現実が示されています。

また、「ひとり情シス実態調査2022年」によれば、ひとり情シスは着任から3年未満の習得スキルの少ない「ジュニアひとり情シス」と呼ばれる層が約4分の1を占めるという事実もあります。

IT人材が流出する状況の中で企業が新たに情シスを雇ったとしても、結局は「ジュニアひとり情シス」となってしまい、そうしたIT人材が待遇に不満を持って離職して「担当者0人」になってしまう。

そうしたことは、データから見ても今後の日本社会で加速していくことが明白といえるでしょう。

ひとり情シスだとどんな問題がある?

「ひとり情シスだと、企業経営上まずい。」

と言われることもしばしばあるようですが。

具体的にどのような点で、ひとり情シスには問題点があるのでしょうか。

以下の様なものが挙げられます。

システム管理をする企業担当者の負担が増加

ひとり情シス体制で情報システム部門の管理をしてしまうと、まるっとすべて一人で運用保守業務を抱えるため、かなりの負担を抱えるケースが多いです。

日経クロステックのコラムの著者、成瀬雅光さんはピーク時に10人を抱えていたIT部門が突如消滅したことで、1人でそれまでの業務を抱えることとなり、居候の状態でサーバー200台を支える状況に一時期追いやられたといいます。

運用保守だけでなく、ヘルプデスク業務など他の業務も兼任で行う必要がある「ひとり情シス」。

そうした状況となれば、優先度の高い業務でもミスをしてしまったりして、会社としてかなりの損害を負うリスクも出てきます。

緊急時の対処が遅れ重大なトラブルに

ひとり情シスが常態化している企業では、絶対必要なタイミングにも関わらずトラブルの対応が後手後手になってしまうケースがざらにあります。

1人で企業内システムの保守運用、社内ヘルプデスクと様々な業務を抱えていると、トラブルを発見できなかったり、発見しても別の業務が入ってきて中々対処できないで終わってしまうことも多いです。

セキュリティ対策ができない

ひとり情シスは少数精鋭、いや「一人精鋭」で労働力が常に足りない状態です。

したがって、企業の中のシステム運用の要の「セキュリティ運用」に手がまわらない状況となることもしばしば。

トラブルシューティングをしようという時は、情報システム部門単独でなく、様々な部署と連携する必要があります。

しかしながら、ITへの理解があまりない企業では周囲にトラブル解決への協力を申し出ても「今忙しいから」の一言で片付けられてしまうケースもあります。

雑務に押されメイン業務ができない

ひとり情シスの場合、社内のIT全般に関して業務を請け負うことが多くあります。

例を挙げると以下の様な総務寄りの業務になります。

また、ひとり情シスでは「社内ヘルプデスク」として社員のIT関連のご用聞きをするケースも多く、

など、セキュリティ関連の業務を極力優先でしなければならない状況下でも、些細なネット関連のトラブル解決を他の部署の社員から横やりを入れるようにお願いされて、結果全く仕事が進まないという事も多くあります。

ひとり情シスに耐え切れず離職する

ひとり情シスは先述した通り負担がかなり大きい他、後述する「スキルの固定化」への不安もあり、SEへの転職をしてしまうケースが多いです。

今までの社内SEとしての役割がぽっかり空いてしまうだけでなく、ひとり情シスでは、「1人」でずっとやっていたために業務が「属人化」してしまい、次の代わりの人に引き継ごうにも中々うまく業務を引き継げなくなってしまうことも多いです。

【情シス側】最新技術を扱えずスキルが固定化する

ひとり情シスの社員側の視点からすると、「スキルの固定化」が怖くて離職してしまうケースも多いです。

そもそも情シス自体、COBOLなどを使った旧態依然とした社内システムに関わることが多く、AIやクラウドなど最新の技術に触れられる機会は少ないです。

となればIT知識の欠如やプログラミングスキルの低下といった「スキルの固定化・石化」が起きてしまいます。

また、社内システムばかりを業務で扱っているとどうしても、同じ内容ばかりで仕事を面白く感じられなくなることもあります。

「スキルの固定化・石化」「仕事の面白味のなさ」「業務の負担の多さ」

この3つを抱えてしまうひとり情シスでは、どうしても「転職」の選択肢を考えるケースが多くなってしまうのです。

ひとり情シス問題を解消するための対策とは

多くの企業では問題点の方が鼻についてしまう「ひとり情シス」。

ひとり情シス体制を解消するためには、一体どのようにすればよいのでしょうか。

ひとり情シスについての本を読んで対策を自分で考える

ひとり情シスについては、先述した一般社団法人のように、様々な団体がこの状況・問題についての本や書籍・論文を出しています。

こうした本では、ひとり情シス同士で座談会を行うなどして実地的に得られた知識が掲載されていることが多いです。

情シスの目線から見ても状況改善に役立つ情報が載っている本も多いため、まずは本や論文などを読んでから、自分で考えて対策を打とうと試みるのも1つの改善策と言えます。

業務範囲を明確にして「ノンコア業務」を減らしていく

ひとり情シスが直面する主要な業務の過負荷を軽減するためには、業務の範囲をはっきりさせることがまず最優先で必要です。

ひとり情シスの業務には二種類「コア・ノンコア業務」があります。

コア業務は社内システム運用管理など情シスとしてのメインになる業務、ノンコア業務はそれ以外のサブ業務のことを指します。

例を挙げると以下の通りです。

情シスに関連する作業の範囲がノンコア業務に浸食され、組織内の他部署からの相談が増えてしまった場合、限られたリソース内で全てをこなすのは厳しくなります。

情シスの担当範囲を具体的に定めることにより、コア業務以外の作業にかかるストレスを軽減できます。

状況を改善したいなら、まず初めにコア・ノンコア業務を分けてから、次の章から説明するようなノンコア業務を減らすための対策を講じるのが一番おすすめです。

ブラックボックス化・属人化につながらないよう動く

ひとり情シス体制の場合、離職のリスクはもちろん、病欠や不慮の事故などでいなくなってしまう恐れもあります。

たいがいの場合、ひとり情シス体制では前任者が行っていた業務を後任者が引き継ぐことが、作業のブラックボックス化や属人化により困難になるケースが大半です。

属人化する恐れを防ぐためには、「業務の棚卸し」をするのが一番最適解です。

棚卸しの際は、情シス担当者への業務内容について以下の内容についてヒアリングを行います。

業務の手順が担当者によって異なる場合や、特定の担当者に依存している作業に関しては、手順書を作って作業の流れを統一することが重要です。

手順書を、知識管理システムや社内のよくある質問集に登録し、情シスの責任者や他の部門と共有できるように準備しておけば、担当者がいない時でも情シスの業務を途切れさせることなく行えます。

ひとり情シスを社内マニュアル・FAQ作成などで支えてあげる

ひとり情シス問題で最も重大な欠陥と言えるのが、

というような聞かないでも分かるようなことを他の社員に聞かれて、対応する必要のあるノンコア業務です。

こうした「課題丸投げ」の負担を減らすために、社内向けマニュアルやFAQを整備してあげるのも1つの手です。

作った後で社内で「いちいち情シスに聞かずにまず書類を見る」よう通達を出せば、さらに効果は上がるでしょう。

最近ではChatGPTにマニュアル資料を読み込ませて、チャットボットにするといった方法もあるので、AIに任せるのも1つの手です。

他の社員が問題やトラブルについて自分で対処するようにすれば、無駄な問合せを減らせるだけでなく「自分で調べるくせ」を付けさせられるので、全社員の作業能率向上につなげられます。

RPAツール・最新OS導入など古い機材・システム・作業体制の刷新を行う

古いシステムや機材、作業体制が「ひとり情シス」の足かせになっているケースも多いです。

例えば、

・本来自動化できる部分を手動で行っている。

・今の時代にそぐわないOSやPCなどの古い機材が原因で作業効率やセキュリティ対策に難が生じている。

といったようなケースが挙げられます。

ノンコア業務や、コア業務の中でも負担が大きい作業については、業務効率化ツール等を導入する事で自動化や効率化を実現できることが多いです。

情シス業務のある程度の部分を自動化できれば、コア業務に高い集中力を持って取り組むことができるようになるでしょう。

導入すべきツールとしては以下の様なものがおすすめです。

また、WindowsなどのOS・法人用PCのアップグレードなど古い機材を刷新したい場合、「情シスのアウトソーシング」でお任せする方法がおすすめです。

社内で新たな情シス担当者を育成するための対策を打つ

ひとり情シスも、「ふたり情シス」になれば意外と安定することが多いです。

先ほど挙げたの日経クロステックのコラムの著者も、新たにエンジニアを1人迎えたことで人間らしい生活ができるようになったと語っています。

ただ「ふたり情シス」にしたい場合、IT人材を採用する選択肢は昨今の人手不足や採用コストの高さなどで中々困難な部分があります。

そんな際は、社内の潜在的なIT人材を育てる方向で行くとある程度容易になるでしょう。

ITスキルある社員を部署問わず探して、スキルレベルを把握した上で、以下の様な施策を必要に応じて打っていくと潜在的なIT人材は花開くでしょう。

【情シス側】転職を視野に入れつつ行動する

読者の方がまさに「ひとり情シス」なのであれば、転職を視野に入れた形で行動するのも1つの手段と言えます。

はっきり言って、ひとり情シスで困ってしまう環境にあるのは会社全体の問題の場合が多いです。

前述したような対策を施していなかったり、社長などの経営陣がITにうといためにテキトーに考えてしまっていることもしばしばあります。

したがって多くの場合、ひとり情シス単独で動いての抜本的解決は難しく、もし

ひとり情シスはもう嫌だ

と感じるなら転職を視野に動くのが一番良いといえるでしょう。

ただ、ひとり情シスでは転職が困難なケースが多いです。

特に、先ほど述べたような「最新技術を扱えないためのスキルの固定化」はかなりネックになります。

ひとり情シスとしてただ漠然と働いていただけなら、SESやSIerで働くシステム部門の社員社員と比べられ、「スキルが低い」とみなされてしまうことも多いです。

そうした転職市場での障害を克服するには、

「今のひとり情シスの状況をある程度なんとか変えるよう努力した」

ことを打ち出すのが、情シスならではの強みになるので一番良いでしょう。

転職する前に、立つ鳥跡を濁さずで後悔を残さないためにも重要と言えます。

ここまで挙げてきた改善策を実施してみたり、これから解説する「情シスのアウトソーシング」を提案してみるのもおススメです。

情シスのアウトソーシングが現状を変えたいならおすすめ

ひとり情シス体制が厳しくて、現状を変えたいとしても難しい場合が多いもの。

特にパソコン・サーバーといったIT資産が複数台あったり、事務所や支店が複数拠点ある場合情シスにかかる負担は相当なものになります。
情シスは、社内の様々な処理や突発的な対応があるため、時間に余裕があるわけではありません。

時間に余裕がなくなると先ほど挙げたような、解決策を試みようにもかなり解決が難しい部分が多いこともあります。

ひとり情シスで余裕がない場合におすすめなのが
「情シスのアウトソーシングサービス」です。

情シス代行のアウトソーシングサービスだと、

などのメリットがあり、注目を集めているのです。
情シスのアウトソーシングには

・キッティングなどの特定の一部業務を代行できるサービス
・ヘルプデスクからキッティング、ネットワーク監視までワンストップで代行できるサービス

の2種類があります。前者は価格を抑えつつも、キッティングやIT機器保守など一部分の業務削減を実現できる点、後者は情シスのめんどうな業務を丸ごと削減できるようになる点が特徴です。
次の章からは、それぞれでおすすめのサービスをご紹介します。

キッティング・IT機器保守作業の代行なら「定額パソコンサポート」

複数のパソコンがある場合はその機種や状態によってアップグレードやソフトウェアの設定ができなかったり、止まってしまったりすることがあり、その場合、いちいち対応処理に時間を費やすことに「不安」を覚える情シスの方も多くいます。

アップグレードのサポートやトラブルに不安な方には、月々1,650円で何回でも何台でもサポートができる『定額パソコンサポート』サービスがおすすめです。定額パソコンサポートなら、パソコン整備士資格を持ったスタッフが適切に対応し、Windows11へ着実に移行できるようサポートしてくれます。

複数台のパソコンを一気にアップグレードするなら「パソコン設定サービス」

パソコンをアップデートする方法は分かっても、企業や法人の場合、数十台ものWindows10のパソコンをアップグレードする必要があります。
そうした際、情報システム部や総務の社員にはもっと重要な仕事があるはずなのに「何十台ものパソコンのアップグレード作業をする」のが時間的にも人員的にも難しい場合があります。

そんな時、「パソコン設定サービス」という法人向けのサービスをご活用ください

「パソコン設定サービス」は、Windows11へのアップグレードが可能なだけでなく、

・・・などなど様々なことが可能

古いパソコンについても、10万円以下の中古パソコンでの買い替えや、そのままWindows11が快適に動作するようメモリ増設やSSD換装も可能です。

パソコン設定サービスは、スタンダード・ミドル・プレミアムの3プランから選べて見積以上の料金はかかりません。

セキュリティの関係上、現地でしか作業ができない場合もバルテックは全国に150以上もの訪問拠点があり訪問でのPCキッティングに対応しています

情シス業務を着実にアウトソーシングするなら「情シス代行ITサポート」

総務・情シス・社内SEの業務を削減し、ヘルプデスクやパソコンの導入保守、廃棄などのノンコア業務まで一括で代行してくれる「情シス代行サービス」。
ワンストップかつ着実に代行できるサービスでおすすめなのが株式会社バルテックの「情シス代行ITサポート」です。

「情シス代行ITサポート」で出来ることは以下の4つです。

ネットワーク監視

社内ネットワークを常時監視。
ネットが不通などネットワーク障害を検知して、すぐにお知らせ。
平常時でも月1回レポートを提出。ネットワークに負荷がかかっていたりする場合などに、問題点をお知らせいたします。

ヘルプデスク業務

障害発生やトラブル発生時のサポートを、

の3つで着実に対応。

緊急時だけでなく、PCやネットワークの相談なども気軽にご連絡いただくことも可能です。

IT運用管理(LCMサービス)

IT機器の導入から廃棄までをサポート。
全国にパソコン修理店52店舗を展開するVALTECならではの技術力の高さと安心体制を実現。

IT資産管理

パソコンなどのIT機器やソフトウェアなどITに関連する資産管理をサポートします。
どうしてもずさんになってしまう、利用者情報やネットワーク接続状況、ソフトウェアのバージョンなど、セキュリティ対策やコンプライアンスの強化をお手伝いします。

料金について

料金については、上記の画像の通りとなり、RPAツールを使ったり、新しく数百万円超をかけてIT人材を雇うよりも実は割安になることがあるのも、強いポイントです。

詳しくは以下のボタンから、詳細について確認してみるといいでしょう。

まとめ-ひとり情シスの状況について改めて考え直してみては

ひとり情シスについては、現ビジネス環境下ではなるだけ脱却や改善の方向へ向かった方がメリットが大きいです。

改善・脱却へ向けて動く際にオススメなのが、情シスのアウトソーシングサービスで全国50店舗超を展開するパソコン修理専門・中古パソコン専門店「パソコン修理24/PCバル」が提供する“情シス代行ITサポート”です。

アウトソーシングをする方がITツール導入や社員教育などの方法よりも圧倒的に簡単である他、IT運用管理(LCMサービス)・ヘルプデスク・ネットワーク/ログ監視まであらゆるノンコア・コア業務を代行してくれるので今のビジネス環境では良いのです。
詳しくは以下のボタンから見てみるとよいでしょう。

本記事をきっかけに読者の方が「ひとり情シス」の状況について改めて考え直す際の一助となれれば幸いです。