テレワーク時のIT資産管理術 | 在宅リモートでも着実に運用するためには

テレワーク時のIT資産管理術

テレワーク時にパソコンなどのIT資産管理をどうすべきか悩んでいる。

テレワーク時の資産管理は新型コロナウイルス感染拡大に伴い、社員の家などにリモートワーク対応環境を構築する上で必要なものとなりました。

オフィスでいつも使っている社用パソコンを自宅へ持ち帰り、テレワークに利用する運用方法を取る企業も多いでしょう。

国土交通省の「令和4年度 テレワーク人口実態調査」によれば、35,999名の雇用型就業者への調査の結果、所属企業のテレワーク環境の整備のための方法として、「セキュリティ対策が施されたノートPC・通信機器の貸与」が約26%を占め最も高かったといいます。

しかし、ただ単に社用のパソコンだけを導入・運用してテレワークをするのでは、様々なトラブルが起きがちです。

本記事では、テレワーク・在宅・リモートワーク時にも安心してデバイスを社外・社内で利用できるようにする「IT資産管理」について、資産管理の代表的なサービスである「情シス代行ITサポート」を例に解説していきます。

テレワークで社用パソコンなどIT機器を使う際の問題点

テレワーク時のIT機器管理の問題点

テレワークの実施時は以下の様なトラブルが発生して、業務効率・セキュリティなどIT資産管理のあらゆる面でトラブルが発生する場合が多いです。

テレワーク時はセキュリティが危うい場合が多い

テレワーク時のセキュリティ

たとえVPNを使って、自宅に置いた社用PCを使ってテレワークをしていても、セキュリティ面でリスクがある場合も多いです。

テレワーク管理MEMO
  • 弱いパスワードを使用するなど社員がセキュリティ対策をおこたる。
  • 外出先で、忙しいからとつい社用PCをセキュリティの無い外の無料Wi-Fiにつないでしまう。
  • 社員の子どもなどが遊びで社用PCを使ってしまい、情報が外部流出してしまう。

こうした些細なことから、ウイルス感染や情報流出が起こってしまうリスクが、テレワークなど外での社用パソコン利用では多くあります。

故障やトラブルが発生した際に対応に時間がかかる

テレワーク時の故障

テレワーク時に自宅で使用するパソコンや周辺機器が故障・トラブルが発生した場合、最悪一日中まともな仕事ができないなど業務に大きな支障が出ます。

総務がその場に駆けつけれない他、電話やメールだけの対応では対応方法に限界があります。

よって、最悪テレワーク中の社員自身がパソコンをもって会社に出勤するなど対応に時間がかかってしまいます。

テレワークをしようにも古いIT機器・ノートPCが多い

テレワーク時の古いIT機器

テレワークをする際には、古いIT機器やノートPCでは非常に動作が遅くなったり、対応できない場合があります。

そうした際、新しいパソコンに買い換えようにも大体の新品PCは「10万円」を超える場合が多いです。

ただ、国税庁の定める一括償却資産の限度額が”10万円”であり、新品に買い換えようにも10万円以下のPCは中々見つからないため、経理に止められてしまうケースがあります。

古いPCでテレワークを行わざるを得なくなり、結果トラブルが多発して情シスや総務の負担を増やしてしまう、という悪循環にもつながります。

参考: Internet Watch

テレワーク時には作業が非効率になりがち

テレワーク時の作業非効率

テレワークをすると、どうしても作業効率が落ちてしまう部分があります。

周囲の視線がないため、仕事と関係のない他のことをしてしまったり、家族の対応など仕事以外のプライベートが介入してきたりして、作業効率は低下するきらいがあります。

また、対面と違ってメール・電話など「ワンクッション」を入れる必要があるのも非効率になる要因です。

国土交通省「令和3年度 テレワーク人口実態調査」によれば、「口頭で確認すれば簡単に済むことでも、メール等でやり取りしなければならないから」をテレワーク時の業務効率低下要因として回答した人は約37%に登ったといいます。

テレワーク管理上の問題は総務や情シスなどにしわ寄せが来る

テレワークのIT資産管理

テレワークを行う際は何十~百台というパソコンを、CPUやメーカーなどが各IT機器ごとで違う中で、また各社員のIT関連知識も違う中で「社員の自宅」に置いて資産管理を行う事となります。

そうなると、各IT機器ごとで在宅テレワーク用のソフトのインストール、OSのアップグレードなどの準備を行う必要があることはもちろん、

テレワーク管理MEMO
  • あらゆる社員に平等にITリテラシー教育を行う必要がある
  • 機器購入費・通信費などの費用負担を経費にするか、自費負担にするか明確にする
  • 就業規則や人事評価制度をテレワークに即したものに変更するように働きかける

などのようなことまで、テレワーク時のIT資産管理では必要になってきます。

そうなると、管理する総務側はあらゆる対応に追われて、IT機器の資産管理がうまくできないケースが多くあります。

ツールでなく紙やエクセルの資産管理台帳に記入する形で行うことも多いため、なおさら業務効率が悪化する場合もしばしばです。

上記の様なテレワーク管理上の問題は、総務や情シスなどIT機器の資産管理をする部門の社員に負担となってのしかかってきます。

社内システム運用や来客応対・社内行事企画などメインとなる業務があるにも関わらず、テレワークをするためだけにメイン業務を中断して、上記のような問題に対応せねばなりません。

灰色のパソコンと総務担当者

こうした問題を解決し、しっかりとメイン業務に集中できるようにするには、どうすれば良いのでしょうか。

次の章では、課題を解決できる代表的なサービスについて紹介します。

どのようにして課題を解決していくかを知っていけば、読者の方のテレワーク導入時の悩みを解消することにつながるかが見えてくるはずですので、参考にしてみてください。

テレワーク時は「情シス代行ITサポート」で資産管理がおすすめ

テレワーク時の代行には

先ほどのようなテレワーク時に起こる問題を避けつつ、資産管理を可能にしていくためにはどうすべきなのでしょうか。

そうした場合はテレワークの資産管理について「アウトソーシング(代行)」をお願いするのが一番良いでしょう。

テレワーク時の資産管理の代行をお願いする場合、

テレワーク管理MEMO
  • 資産管理ツールの導入のみでは不可能な古いIT資産入れ替えやヘルプデスクの代行なども可能に。
  • 管理台帳への記入などをシステムに置き換えてくれるサービスが多いため、DX化への対応ができる。
  • テレワーク関連の業務効率化だけでなく、情シスの属人化などへの対策もセットで可能。
  • 資産管理ツールを使って行うよりも実は費用が安くなることも多い。
  • SDGsにも配慮した方法でIT資産管理代行をすることが多く社会貢献にもつながる

などのメリットがあり、働き方改革などの昨今の業務環境改善への注目度上昇もあって、資産管理のアウトソーシングは近年増えつつあるのです。

テレワーク時の資産管理代行をお願いする場合、株式会社バルテックの「情シス代行ITサポート」を利用するのがおすすめです。

株式会社バルテックは、 法人向けパソコンの保守メンテナンスや中古パソコン販売を行うパソコン修理・販売店舗である「パソコン修理24」を全国53店舗、法人向け工事会社「配線レスキュー」の拠点を150か所以上運営・提携しています。

加えて、

テレワーク管理MEMO
  • 外出先でも内線電話がIP電話網で利用できるクラウドPBX「MOT/TEL」
  • エージェントレス型のIT資産管理ツールである「MOT/HG」
  • テレワーク監視・ログ管理システムの「MOT/LOG」
  • VPNでのテレワーク支援ツール「VALTEC SWAN/V-Warp」

などの企業向けITシステム・ソフトウェアを販売する独立系ITベンダーです。

参考:
MOT/TEL紹介ページ
パソコン修理24公式サイト
中古パソコンPCバル公式サイト
配線レスキュー公式サイト
MOT/Log紹介ページ
VALTEC SWAN/V-Warp紹介ページ

情報システム・法人向けのIT機器設置に関しての高い技術力・経験を活かし、

あらゆる企業のテレワークで必要になるIT資産管理を代行するサービスが

「情シス代行ITサポート」です。

情シス代行ITサポートでは、テレワークの資産管理上の問題について、以下の様に代行・解決のお手伝いをします。

ネットワーク監視でセキュリティ対策を支援

テレワーク時にどうしても発生しがちな、セキュリティ対策については「ネットワーク監視」の技術で支援します。

社内ネットワークを独自開発のシステムを通して監視。

テレワーク中の社員のネット回線が不通になった場合などはすぐに、ネットワーク障害を検知して、担当者の方にお知らせ。

平常時においても月1回レポートを提出して、ネットワークに負荷がかかっていたり、問題点をお知らせします。

また、必要に応じて社員に対するITリテラシー研修なども実施します。

テレワーク中のIT資産の故障・トラブルを3種類のヘルプデスクで支援

テレワーク中に、IT機器を利用する社員に起きた故障や障害発生等のトラブルサポートを

電話・リモート・オンサイトの3種類のヘルプデスク業務で支援します。

電話お電話にて、お客様のPCトラブル状況をヒアリングさせていただきます。お電話で解決になれば、サポート終了となります。
リモートパソコンにリモートサポート用ソフトをインストールしていただき、オペレーターが操作を支援いたします。
オンサイト電話やリモート対応では対応不可能な状況の場合は、「パソコン修理24」全国53店舗、「配線レスキュー」全国150か所の拠点からお客様の元へ訪問し、現地で対応いたします。

トラブル発生時といった緊急時のみならず、総務担当者の方も含めPCやネットワークの相談などについても気軽にご連絡・ご相談いただくことも可能です。

IT運用管理サービスでIT機器の新旧入替えを支援

古いIT機器やパソコンをテレワーク導入のために入れ替えたい場合は、「IT運用管理サービス」を利用するのがおすすめです。

IT運用管理とは、別名LCMサービスとも言い、パソコンなどIT機器の導入から古い機器の廃棄までの一連のサポートを行うサービスのことです。

保持しているIT資産についてはパソコン修理業で培ったノウハウ・技術を元に、PCへの負担が極力少なくなる形で管理できます。

また、古いIT資産の処分時は、環境に配慮した形で廃棄するためSDGsへの貢献が可能です。

「10万円の壁」を超えず一台数万円台から購入でき、テレワークや最新環境にも適応できる中古パソコンでの入れ替えも可能です。

全国にパソコン修理店・中古パソコン専門店52店舗を展開するVALTECならではの技術力の高さと安心体制でサポートいたします。

ログ管理サービスでテレワーク時の作業効率化をサポート

テレワーク中の業務効率低下を防ぐためには、「ログ管理システム」を導入するのが重要です。

ログ管理システムとは、社用PCやスマホといった法人用の端末やサーバー、クラウドサービスなどのログを取得し管理できるシステムのことです。

株式会社バルテックではログ管理システム「MOT/Log」をリリースしており、そうした実績から「情シス代行ITサポート」にはログ管理サービスも含んだネットワーク監視サービスも提供しています。

また、電話やメールなどのテレワーク特有のやり取りが必要になる部分については、内線の社外取次が可能なクラウドPBXや独自のビジネスチャット「MOT/Cha」、独自のWeb会議システムなどでコミュニケーション業務の効率化に貢献可能です。

MOT/Logのログ管理について詳しくはこちら

テレワークで生じるIT資産管理上の負担も代行

テレワーク時に生じる様々な総務・情シスの業務についても、IT資産管理サービスで代行します。

パソコンなどのIT機器やソフトウェアなどITに関連する資産管理には独自の資産管理システム「MOT/HG」を用いて対応します。

パソコン管理MEMO
  • 独自エージェントレス資産管理システム「MOT/HG」で資産管理を効率化。
  • IT資産管理台帳などもシステムでの管理へ移行、ペーパーレス化へ。
  • IT資産の管理番号割り振りや保守、廃棄時までワンストップで代行。
  • IT機器・配線設備などの入替が必要な際はネットワーク構成図の作成も代行・サポート

どうしてもずさんになってしまう、利用者情報やネットワーク接続状況、ソフトウェアのバージョンなどについて、セキュリティ対策やコンプライアンスの強化でお手伝いします。

情シス代行ITサポートの料金

料金については上記の画像の通りとなり、資産管理ツールを使って自社内でやるよりも実は割安になることがあるのも、強いポイントです。

詳しくは以下のボタンから、詳細について確認してみるといいでしょう。

まとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか。

本記事をまとめると以下のようになります。

テレワーク管理MEMO
  • テレワークを導入する際は、総務や情シスにかなり負担がかかることが多い。
  • セキュリティやIT資産入替、作業効率の低下などの問題への対応をテレワーク移行時は強いられる。
  • 資産管理ツールなどの選択肢もあるが、運用体制を自社内で築き上げる必要があり、意外と大変。
  • 資産管理の代行サービスだと業務量削減だけでなく、円滑なテレワーク移行・実施が可能になる。
  • 一台10万円以下でのIT資産の入れ替えやテレワーク時のログ管理なども同時に可能な「情シス代行ITサポート」がおすすめ

テレワークの導入時などに資産管理をする場合、他の業務が入ってしまったりして非効率になりがちです。

そうなったときに資産管理ツールなどを導入したいとなる方も多いでしょうが、実態としては操作方法などを総務・情シスの人間だけでなく、社長やそのほか関わる社員にも理解してもらう必要が出てきたりして、大変になりがちです。
また、導入しても意外と「こんなものか」となってしまうケースも多いです。

資産管理代行サービスであれば、「調達・導入・運用(保守)・廃棄」といったライフサイクル全般を内部の人員に頼らずにアウトソーシングが可能なだけでなく、実は管理ツールを導入するよりも安上がりになる場合も多いです。

「着実にテレワーク時の資産管理をしたい」なら情シス代行ITサポートを強くおすすめします。

詳しくはこちらのボタンからご覧ください。

情シス代行ITサポート

他にも様々な代行サービス提供会社があります。

まずは「情シス代行ITサポート」の資料をダウンロードしてみて、そこから他の企業の資料と見比べてみるといいでしょう。

読者の方がより良いテレワーク時の資産管理ができるよう、強く願います。


日付: 2024/02/16
カテゴリー: DX
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