電話交換台をクラウド化するとどうなる？自治体のメリットや課題とは？
電話交換台は、自治体の業務に欠かせないコミュニケーションツールです。
しかし、従来のオンプレミス型PBX（Private Branch eXchange）は、設備費や保守費が高く、老朽化や災害に弱いという課題があります。
そこで、近年注目されているのがクラウド型PBXです。クラウド型PBXは、インターネット経由で電話交換機能を提供するサービスで、様々なメリットがあります。
今回は、クラウド型PBXのメリットと課題について説明します。
- コンテンツの目次
クラウド型PBXのメリット
1.通信費・設備費の削減
電話交換台をクラウド化するとPBXを庁舎に設置する必要がなく、クラウド上でシステムを構築できるためPBXや電話機などの機器代や設置費を大幅にコストカットすることができます。
また、クラウドPBXに接続できる電話同士の通話は全て内線扱いとなるため、複数拠点を持つ自治体では通話料金の大きなコスト削減効果が期待できる場合もあります。
異動のたびに電話線の工事やメンテナンスを行っていませんか？
クラウドPBX化をすれば、内線化したスマートフォンを持って異動すれば良いだけですので、異動のたびに工事を行う必要がなくなります。
2.働き方を効率化
クラウドPBXでは携帯電話やスマートフォンを内線化することができるため、職員は自宅からでも庁内と同じように電話業務が行えます。これにより、テレワークの障壁が低減されます。
また、外出先や出張先でも電話を受け掛けできるので場所を選ばず対応ができます。もちろん重要な会議中に電話が鳴ると困る場合もあります。着信を1次的に拒否することも可能ですのでご安心ください。
3.BCP対策
クラウドPBXはインターネット回線で接続されているため、庁舎が被災しても他の拠点や自宅から電話対応が可能です。
また、災害時には音声ガイダンスや転送設定などを柔軟に変更できます。
クラウド型PBXのデメリット
電話交換台のクラウド化はメリットが多いですが、デメリットもあります。
1.毎月の利用料金が掛かる
クラウドPBXは、毎月利用料が掛かる場合が多いです。オンプレミス型PBXは初期費用は高いもののその後の費用は少ない傾向があります。
しかし、オンプレミス型PBXの場合は、異動のたびに配線の引き直しで工事費が掛かったり、保守サポート費用が高額である場合があります。クラウドPBXでは、毎月の利用料の他に保守・サポート費用なども掛かりますが、オンプレミス型と比較をしても導入・運営コスト共に低価格であることが多く、オンプレミス型の半分以下のコストで導入できる場合も多いです。
2.音質や通信の安定性
クラウド型PBXは、インターネット回線を利用するため、回線品質や回線速度に影響される可能性があります。インターネット回線が混雑したり、障害が発生したりすると、発信音質が低下したり、通話が途切れたりする恐れがあります。
クラウドPBXで利用する回線は極力高品質なものを選択するとリスクを回避することが可能です。
3.セキィリティ対策
クラウド型PBXは、サービス提供者のサーバーにデータを保存するため、サービス提供者のセキュリティ対策や契約内容に注意しなければなりません。
また、インターネット回線を利用することで外部からの不正アクセスや盗聴などのリスクも高まります。メーカーでも日々セキュリティ対策は強化されていますが、リスクは０ではありません。その為、信用の出来るメーカーさんを選び、海外への電話は利用しないなどセキィリティ対策を行うことが大切です。
電話交換台の切り替えをご検討中の自治体の皆様におかれましては、ぜひ一度クラウド電話もご検討いただけると良いかと思います。
官公庁・自治体への提案している商材一覧や事例などは官公庁・自治体ページをご覧ください。
また、調査段階や導入するかどうかも決まっていなくてもお気軽にお問い合わせください。