ふるさと納税の問合せ対応でお悩みの方必見。クラウド電話で実現できる電話対応の効率化とは
ふるさと納税の受入額及び受入件数は年々増加しており、新規参入をする自治体、返礼品を増やす自治体も増え続けています。
担当者の方からは、「ふるさと納税担当部署は人手不足」というお返事を頂くことが多いです。確かに、少数（２～３名から１０名以下）で部署を回されていることが多く、受付、処理、発送、問合せ対応などをこなすには人手が足りないことは明白で、明らかに忙しいだろうなという印象を受けます。
しかし、すぐに担当者が増員されるということは難しく、現状で与えられた人員・資材・環境の中でいかに業務を効率化するか。という事が大きな課題となります。
そこで、今回は、電話対応の効率化と言う部分に絞った記事を紹介させて頂きたいと思います。
「ふるさと納税」問い合わせ窓口の電話対応
ふるさと納税を扱う部署では、必ず問い合わせ窓口の電話番号を用意し電話による問合せを受け付けています。しかし、対応できるスタッフが足りなかったり、１件１件の問合せ対応に時間が掛かったりする場合もあります。
そんな場合には、以下のような方法があります。
■電話対応の自動化
■チャットボット導入
■FAQページの充実
これらの方法を活用することで、スタッフの負担軽減や問合せ対応時間の短縮が期待できます。
特に電話対応の効率化は有効と言われていますが、『クラウド電話』は既にご存じでしょうか？ビジネスフォンのようにPBXや固定電話機を庁舎や事務所に設置しなくても使える新しい形のビジネス用電話が『クラウド電話』です。
クラウド電話の導入で電話業務を改善
クラウド電話の導入で業務にどのような変化があるか見てみましょう。
１，スマートフォンやパソコン（ヘッドフォン）で電話のやり取りができる
→ビジネスフォンやPBXを設置しなくても電話環境を整えられる
→在宅でも電話対応が可能
２，対応スタッフの人数に合わせて柔軟に回線数や対応人数を変更できる
→スマートフォンにアプリを入れて設定できるので設定が簡単
→光電話や050回線を使うことで、回線増設も容易
３，月々の利用料金が安価
→クラウド電話『MOT/TEL（モッテル）』であれば、月々4980円（回線、通話料金別途）からご利用可能。
https://www.webjapan.co.jp/solution/dx/government
クラウド電話のご利用で、問い合わせが増える年末だけ回線や対応人数を増やしたいという場合にも柔軟な対応が可能です。
更には、自宅でも事務所と同じように電話応対が可能なため、スタッフを募集する際にも、募集要項のハードルが下がり、スタッフを集めやすくなるというメリットも生まれます。
もし電話対応に関して少しでもお悩みのある方は、是非一度、『クラウド電話』をご検討してみてください。作業効率化の新しい可能性が開けると思います。
株式会社バルテックでは、クラウド電話『MOT/TEL（モッテル）』を始めとして、ふるさと納税の作業効率化のお手伝いをしております。
官公庁・自治体への提案している商材一覧や事例などは官公庁・自治体ページをご覧ください。
また、調査段階や導入するかどうかも決まっていなくてもお気軽にお問い合わせください。