【2024年最新】人事システムの比較ポイント６選！導入時に注意すべきポイントを解説
勤怠管理や給与計算、採用活動まで、人事・労務業務を幅広く効率化する人事システム。
その種類の多さや多機能性から、どのようなシステムを選ぶべきなのか迷っている担当者様も多いのではないでしょうか。
当記事では、自社に適した人事システムを選ぶ方法を６つのポイントに分けて解説。
企業ごとに注意すべき点も紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
- 目次
１．導入目的に沿っているか
人事業務の幅広さから、一般的に「人事システム」として提供される機能も幅が広く、システムごとにメインとなる機能や得意不得意があるケースもあります。「タレントマネジメントを効率的に行いたい」「入退社時の事務作業の手間を減らしたい」など、導入に至った目的に立ち返って適したシステムを検討しましょう。
目的に沿わないシステムを導入してしまうと、現場でうまく活用されず無駄な費用を支払ったり余計な業務を増やしたりしてしまう可能性があります。
人事や経営部門の課題はもちろんですが、全社的に解決すべき課題を救い上げ、優先すべきものを整理しておくことで効果的なシステムを選択することができます。
よくある導入目的としては、以下のようなものが挙げられます。
人材育成・評価を効率化したい
・従業員のスキルや実績、目標、研修内容などのデータを管理したい。・離職の原因や人事評価への不満なども分析・改善したい。
タレントマネジメント業務を行いたい
・従業員のスキルや適性を企業経営に活かしたい。・適切な人材配置を行いたい。
労務管理や給与計算を効率化したい
・勤怠管理・給与計算業務を効率化したい、ミスを減らしたい。・すでに導入しているシステムと連携させて入力作業工数や人件費を削減したい。
２．クラウド型かオンプレミス型か
システムの提供形態により、導入までの期間やコスト、導入後の保守に大きな違いがあります。現在はクラウド型のサービスが主流となっていますが、大企業向け・カスタマイズ可能なシステムではオンプレミス型の提供が主流なケースもあります。人事や経営部門だけでなく、情報システム担当者も交えて適したシステムを選択しましょう。
それぞれの特徴は以下の通りです。
クラウド型
自社にサーバーを置かず、提供会社のものを月額料金の支払いで利用する形式です。オンプレミス型と比べて初期費用や維持・管理費用がかなり抑えられるため、小規模企業では少額での利用を開始することができます。
また、マルチデバイスに対応しているサービスが多く、パソコンだけでなくいつでも、どこからでもアクセスすることが可能です。テレワーク・在宅勤務者が多い企業や、ペーパーレス化を目指す企業での導入におすすめです。
オンプレミス型
自社サーバーにデータを置き、社内専用回線でシステムを利用する形式です。専用回線を使用するためセキュリティレベルが上がり、情報の機密性を高く保つことができるでしょう。
一方で、導入時のサーバー費用や諸初期費用がかさむ、社内の情報システム部門を整える必要があるなどのデメリットがあります。
買い切り型であるため、大規模企業かつ数年単位の継続利用を考えている企業におすすめの形式です。
３．従業員にとって使いやすいか
従業員にとって使いやすいシステムであるかを事前に確認しましょう。どれだけ多機能なシステムであっても、使いづらく機能が活かしきれないシステムでは導入する意味がありません。
導入目的を再度明確にし、必要最低限の機能を備えたシステムから検討することをおすすめします。
また、人事システムを使用するのは人事・経営部門の従業員だけではありません。従業員からの申請などをシステムで受け付ける場合には、全従業員にとって分かりやすいシステムであるかどうかが問われます。
特に、テレワークや在宅勤務者が多い企業、営業所など拠点を複数構える企業では、パソコン以外にスマートフォンやタブレットでもアクセスが可能なクラウド型のシステムがおすすめです。
４．料金は適切か
人事システムでは、導入時の初期費用の他に、月額料金がかかるシステムがほとんどです。多くのシステムがユーザー数に対する従量課金制を採用していますが、それぞれの費用はサービスごとに大きく異なります。
自社で導入した場合にどれくらいの費用がかかるのか、またその料金に見合った効果が得られるのか、サービスごとに費用対効果を計算してみる必要があるでしょう。
また、一度導入したシステムは数年にわたり使用する企業がほとんどです。長期的な視点で見た時に、余裕のある予算を組めているか確認しましょう。
５．周辺システムとの連携は可能か
人事システムは、勤怠管理や給与計算など、他のシステムと連携することでより効果を発揮します。連携可能なシステムはサービスごとに異なるため、既存のシステムと連携ができるかどうか、きちんと確認しておきましょう。また、製品によっては、系列のシステムをあわせて導入することで割引制度を設けているものもあります。
人事・労務業務の総合的な業務効率化が目的の場合には、一つのシリーズで揃えることもおすすめです。
費用が安くなることはもちろん、サポートの窓口が一本化されることによりトラブル時や不明点があった場合にすぐに連絡を取ることが可能になります。
６．サポート体制
導入後のサポート体制も重要なポイントです。運用時にトラブルや疑問点が生まれた際に、すぐに解決できる体制が整っているかを確認しましょう。
対応可能時間（休日・夜間の対応など）や連絡方法をあらかじめ把握しておきましょう。
また、長期的にサポートを受けられるかも重要なポイントです。
将来的に発生する保険・税制度などの改正など、細かな制度変更に対応しているかを確認しましょう。
７．セキュリティレベル
2016年より施行されたマイナンバー制度により、すべての企業が従業員やその扶養家族のマイナンバーを収集し、廃棄するまで厳重な管理が義務づけられました。従来の紙媒体やExcelを用いた個人情報の管理方法ではセキュリティレベルに課題が残るため、小規模事務所や店舗、工場などでも人事システムの導入が進んでいます。
マイナンバーを管理するための機能があるか、セキュリティレベルは自社が求める基準に達しているかを事前に確認する必要があります。
８．企業ごとに注意すべきこと
ここからは、企業によって注意すべきポイントを紹介します。該当する企業の方はぜひ参考にしてみてください。グループ企業：グループ内での横断的な使用に対応しているか
マルチカンパニーといい、制度や運用が異なる複数のグループ企業において同一の管理体制をとれる機能を備えたシステムがあります。複数の企業を効率よく管理できること、将来のM&Aにも柔軟に対応できることなどの利点があり、グループでの活用が増加しています。
グループ企業全体での情報検索や、出向管理機能など独自の機能があるため、グループ企業で導入する際にはマルチカンパニーに対応しているか確認しておくと便利です。
グローバル企業：多言語に対応しているか
外国人の従業員を雇用している企業や、海外に拠点がある企業では、人事システムの多言語対応が必要です。システム画面が外国語での表示に対応しているか、外国語でのマニュアルは提供されているかなど、多言語対応について注意しましょう。
また、従業員情報の名前欄など、漢字・ひらがな・アルファベット・中国語漢字など多様な文字入力が必要です。対応言語を把握しておくことで、導入後の対応がスムーズになります。
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