オフィス移転時の電話移設 手順と注意点
2024年8月28日
事業拡大、BCP、テレワークの促進によるオフィスの縮小などの理由でオフィス移転や改装を決める企業も多いと思います。
オフィスを移転する際に、多くの企業が悩みがちなのが、電話システムの移設です。
オフィス移転に伴う電話工事は、スムーズな移転のためにも計画的な進行・管理が重要です。
注意点をしっかり把握して、電話番号が変わってしまうなどの問題が起こらないように進めましょう。
オフィス移転時の5つの確認事項
オフィスの移転にあたり、まず確認しておきたい5つの項目を解説します。
オフィス移転までのスケジュール
移転予定日から逆算して7～8か月前に行動を始めるのが理想です。
余裕がれば１年以上前からスケジュールを組むと安心です。
電話の移転については、1か月～1か月半ほどかかるのでそれぐらいに行動を始めましょう。
電話番号が変わるかどうか確認する
電話番号はNTTの基地局ごとに管理されています。
そのため、オフィス移転することで管轄の基地局が変わった場合、電話番号も変わることになります。
オフィス移転で電話番号が変わるのは次のケースです。
・NTT東日本及びNTT西日本エリア内の別の都道府県への移転
・NTT東日本とNTT西日本のそれぞれの管轄するエリアを超える都道府県への移転
・同一市町村区内だが収容局の違う地区への移転
・県内で異なる市町村区内への移転
自社の電話番号が変わるかどうかを確認するには、NTTなど契約している電話会社に3桁番号サービス「116」に電話して確認すると事前に調べることができます。
※IP電話などの電話の種類によっては、上記に該当する場合でも電話番号が変わらないことがあります。
電話番号が変わる場合、顧客への周知や、名刺や資料、Webサイトなどでも修正が必要です。あらかじめ作業が必要な範囲は調べてリストアップしておくと後で便利です。
契約中の電話会社と回線種類
電話移設工事については、基本的に現在契約中の事業者に問い合わせる必要があるため、まずは事前に、利用中の電話回線の種類を確認しておきます。
移設手続きの流れや必要書類、期間など料金明細や契約書も確認しましょう。
オフィスで利用されている電話回線には、主に以下の3種類があります。
・アナログ回線
・ISDN回線
・IP電話
アナログ回線・ｒISDN回線ともに、2024年1月以降順次廃止となっています。
IP電話を利用する際には、移転先のインターネット環境が適切かの確認が必須です。
電話移設は契約を変更し通信費を節約するチャンスです。現在のオフィスで契約中の電話会社と回線を移転先でも引き続き使用するか、節約できる新しい回線に変えるか検討するのもおすすめです。
電話主装置の種類と台数
現在のオフィスで使用している電話機器の種類と台数を調べ、移転先で電話機の増設・処分が必要か検討します。
事業拡大が移転の目的である場合、電話主装置の処理能力が追いつかない場合や台数が不足する可能性があります。逆に縮小の場合は、不要な端末を処分するかどうかの検討が必要です。
電話設備が古い機種の場合、保守コストが高くなることもあります。
オフィス移転を機に、機器の入れ替え検討もおすすめです。
移転先のレイアウト・ネットワーク環境
移転先となるオフィスのレイアウトとネットワーク環境を調べます。
インターネットや電話回線などを利用するネットワークは、有線・無線の両面でそれぞれに配慮が必要です。
有線でネットワーク環境を構築する場合、PBXやルーターなどの制御機器からの距離や配線ルートをよく考える必要があります。
無線の場合は、電波の性質により通信速度や安定性が変わります。パフォーマンスに影響する遮蔽物や距離もあるため、アクセスポイントを配置する必要もあるので、よく調べて準備しましょう。
電話移設工事の流れ
オフィスの電話を移転させる手順を、7つのステップに分けて解説します。
1.電話の移転スケジュールを決定する
電話の移転スケジュールは、電話がつながらない時間が最短になるように決定します。
希望日に工事ができない可能性もあるので早めに移転を申し込みものが安心です。
つづいて、オフィスの移転日を確定、日程に合わせて専門業者と連絡を取り、オフィスのレイアウトや電話線の配置など、細かいニーズを伝えましょう。
2.契約中の電話会社に移転を申し出る
移転が決まったら、現在のオフィスで契約中の通信事業者に、電話移転の旨を申し出ます。
遅くとも、工事予定日の1か月前までに申し出、不明点があれば、あわせて解決しておきます。
電話番号が変わらない場合・変わる場合で以下のように手順が異なります。
・電話番号が変わらない場合
電話番号が変わらない地域への移転の場合、現在契約している通信事業者に問い合わせます。
電話移設後も同じ事業者との契約を継続できます。
・電話番号が変わる場合
電話番号が変わる地域への移転の場合は、まず移転先で契約する通信事業者に新規の申し込みをします。
それから今の通信事業者で解約手続きを行います。
3.電話を移転する工事業者を選定する
電話の移転工事は、NTTまたは専門業者に依頼します。業者は次の3点を比較すると安心です。
技術力
工事実績
アフターサポート体制
業者に依頼する場合、業者によってその品質や費用はさまざまです。
業者選定の際には、総工費だけでなく内訳もしっかりと比較し、不透明なコストは直接確認しましょう。
日程に融通が利かなかったり、追加費用が発生して見積もりと実際の費用が大きく乖離したりする場合もあるので注意しましょう。
電話以外のオフィス移転も一括してワンストップで請け負う、オフィス移転専門業者への依頼もおすすめです。
4.主装置の設置場所を決定
ビジネスフォンを利用する場合には、主装置を設置する場所を決定します。
主装置は内線と外線をつなぐ役割があり、設置することで外線や内線、内線間を共有できるようになります。
主装置の設置場所は、電源を常時問題なく供給でき直射日光や高温多湿を避け、人の目に触れない場所に置くのが理想です。
主装置の寿命は一般的に約10年程度とされています。不具合を起こさないように古い機器の場合は買い替えも視野にいれます。
5.移転先のオフィスを工事業者と下見する
移転前に、工事業者と移転先オフィス内部を下見します。
下見の実施までに2週間、下見の実施から工事当日までに2週間ほど余裕を持ちます。
下見は工事当日の段取りや施工イメージをすり合わせ、作業を円滑に進めることが目的です。
6.NTTによる電話回線の移転工事
交換機や電話機の設置を行い、電話回線を引き込む工事を始めます。
NTTが新しく契約した電話回線を構内に引き込み、各端末に接続できるよう電話線を敷設します。
工事にかかるのは基本的に半日〜1日程度ですが、オフィスによっては数日かかることもありますが、電話線の有無やオフィスの場所、設計によって異なり、小規模オフィスなら1時間以内で済むこともあります。
7.オフィス電話の移転業者による工事
電話回線を引き込んだ後は、ビジネスフォンを設置するための電話工事の開始です。
室内の配線や電話機の設置、主装置の設定などで、PBXを設置し、電話線を接続して内線・外線の切り替えができるようにする工事です。
最後に電話機器や周辺機器を設置します。
その際、実際の動作確認を忘れずに行いましょう。立ち会いや動作確認が必要になることもあります。
オフィス移転の際の電話移設の注意点
電話移設の手続きは1ヶ月以上前に行う
電話工事は複雑で、工事内容やスケジュール決定までに多大な時間を必要とします。
また、回線と電話主装置の移転は、手配者が違うので電話が使えない期間が発生するなど業務に支障がでないように、事前調整と計画が不可欠です。
企業の移転は土・日・祝日が必然的に多くなり、工事枠も埋まっていきます。
年末、年度末も移転が多くなるので注意しましょう。
オフィスの引越し、電話回線工事、電話機工事のスケジュール調整
当然、移転するのは電話だけではありません。
オフィスの移転も同時に行うので、その稼働スケジュールとの調整をうまくやる必要があります。
オフィスの引っ越し、電話回線の移転、電話機の移転、と大きく３つに分けて考えましょう。
また、フリーダイヤルや電話秘書サービスなど、ほかに加入している電話サービスがある場合は移転際の流れを確認しておく必要があります。
電話がつながらない状況に陥らないように漏れなく移転スケジュールを組みましょう。
変更後の電話番号の告知
電話番号が変更になる場合には、お客様、取引先になるべく早くしっかりと告知しなければなりません。
旧番号から新番号への一定期間の転送サービスや、電話番号の変更後古い電話番号にかけた相手に新しい電話番号を知らせるサービスもあります。そのようなサービスを利用することで、移行期間中の混乱を防ぐことができます。
それらと合わせてメールやメッセージ・郵送、公式HPでの告知、SNSやプレスリリースの活用などがあります。
オフィスの移転が簡単！「クラウドPBX」とは？
作業工程が多く複雑なオフィスの電話移転は、クラウドPBXが負担を軽減します。
クラウドPBXとは、オフィスや事務所へ設置していた主装置（PBX）をクラウド上に設置し、ユーザーはスマホやPCを使ってインターネット経由で各機能を利用する電話サービスです。
外線・内線などのビジネスフォン機能は充実しており、移転の際も複雑な工程を踏まずにスムーズに移転を完了できます。
移転を機に電話環境をクラウドPBXに乗り換えるのもおすすめ。
移転にはビジネスフォンの設置工事費用が必ずかかります。
その設置費用にかかる金額をクラウドPBXへの乗り換え費用に代えてみませんか。
クラウドPBXにはメリットがたくさんあります！
メリット①初期費用やランニングコストが安価
クラウドPBXはPBX（主装置）をクラウドで提供します。
そのため、機器の購入の必要がないので導入の際はビジネスフォンに比べて大幅に安価となります。
ランニングコストは掛かりますが、月額利用料金と外線通話料金のみなので、自社にあったサービスを選べば、負担にはなりません。
当社クラウドPBX「MOT/TEL」とビジネスフォンを5名程で利用した場合
| クラウドPBX「MOT/TEL」 | ビジネスフォン | |
|---|---|---|
| 初期費用（工事費など） | 29,800円 | 約20～50万円 |
| 月額費用 | 4,980円 | なし（購入の場合） |
| 機器のメンテナンス | 不要 | 必要 |
| 導入までの期間 | 早い | 時間がかかる |
参考：https://imitsu.jp/cost/busiessphone/
※地域ごとに異なる市外局番を利用する場合は番号を利用するための機器設置が必要です。
メリット②スマートフォンを内線化できる
クラウドPBXで接続された電話機同士の通話は、内線扱いとなります。
従業員の保有するスマートフォンを内線端末化（BYOD）することも可能で、従業員同士の通話を内線にできるため、通話料の負担を大幅に軽減できます。
会社の代表番号にかかってきた電話をスマートフォンに転送、内線スマホから別の内線スマホへの転送、といったこともできるため、電話対応のための出社や営業先からの帰社をする必要がなくなり、業務効率化が実現します。
さらに、テレワークなどの多様な働き方の促進には必要不可欠です。
メリット③利用できる機能が豊富
クラウドPBXは、内線、外線、転送といった基本的な機能はもちろん、外線発信時にビジネスフォンのように会社代表番号を表示することも可能です。
さらに、チャット、Web電話帳を一元管理して運用したり、着信の際の顧客情報表示（CTI機能）や自動音声応答を可能とする（IVR機能）など、便利な様々な機能があります。
メリット④オフィスレイアウトの自由度が高まる
従業員のスマートフォンをクラウドPBXで接続すれば、オフィスレイアウトの自由度が高まります。
物理的な機器の設置が不要なので、電話機や配線に縛られないフリーアドレスの実現も容易になり、自由にオフィスのレイアウトを決められます。
PBXを設置するスペースも要らないため、オフィスを広く使えるようになります。
メリット⑤BCP対策にもなる
ビジネスフォンでは災害時に交通の手段が絶たれて出社できない場合など、社内にいなければ電話を受ける事はできません。
一方、クラウドPBXは外線もスマホで受けれるので、事務所に出勤する必要はなく、自宅でも変わらず電話業務を続ける事ができます。
また、クラウドPBXは、地震や台風をはじめとする災害でも機器が破損する心配がありません。
データはクラウド上に保存されているため、自宅からでもインターネットを通じて即座に業務に必要な通信網を構築できます。
災害時でも最低限の事業を継続する事ができます。
