PC操作ログの重要性とは？企業のリスクや成果を見える化
2024年7月25日
企業におけるPC操作ログの必要性
日々の従業員の作業をどのように管理していますか？
日報、朝礼、ヒアリング、それぞれの方法があります。
日報は毎日の作成が手間で惰性で作成していたり、
朝礼、ヒアリングでは報告が一方通行になり、誤解が生じていたりしている事もあると思います。
働き方改革で従業員の勤務時間や勤務体系の改革が問われている現在、
従業員の作業状況の「見える化」が不可欠です。
その方法として、PC操作ログを取得し、リスクや成果を「見える化」する企業が増えています。
「見える化」という言葉。もともと製造業の現場で使われていた言葉で、問題改善や効率化に繋げていました
従業員のPC操作ログを取得し、「見る」事で、業務効率化、情報漏洩対策、働きすぎの防止など、
従業員の管理や効率化を図ることができます。
日々の従業員の作業状況の把握や長時間労働の事実確認が可能になるのです。
PCのオン・オフなど「いつ」「誰が」「どのパソコンで」「何をどうしたか」を記録します。
仕事で相手が何をやっているかわからない状態は、コミュニケーションがとりずらく、
作業効率化の妨げになる原因でもあります。
お互いの進捗状況や仕事の概要がわからないと、聞きたい事があっても聞きにくかったり連携が取りづらくなりがちです。
コミュニケーション不足は、仕事の偏りから残業が発生したり
仕事に対するモチベーションの低下にもつながり、業務の効率化は程遠くなるでしょう。
業務の効率化ができていなかったり、コミュニケーションのとれていない部署は 属人化しやすい傾向にあります。
属人化とは、作業内容を特定の担当者しか把握していないような状態で、全体の業務に悪影響を及ぼします。
作業方法が共有化されないまま独自の方法ですすめられているので、
担当者以外の従業員には仕事の概要がわからず、具体的にどのような作業に取り組んでいるのかがわかりません。
属人化していると、担当者が仕事を休んだときや、離職してしまったときに問題が表面化します。
その従業員が作業できない場合に非常に混乱をきたすのです。
ミスやトラブルが起こった際に、原因がわからず対応が非常に遅れてしまう事態になりかねません。
社内の業務を円滑に尚且つ業務の効率化を進めるためには、
作業の偏りや属人化を洗い出して無駄を省いた業務プロセスの統一化を目指すのが近道です。
「従業員のPC作業ログの取得・管理」でできる事とは？
仕事の早い人、遅い人、それぞれどのような作業内容で進めているのかが具体的なデータとして取得でき、各グループのリーダーはそれを分析することができます。
- 業務プロセスの統一化
- トラブルやミスの削減
- モチベーションの向上
- メンタルのケア
- 平等な評価
PC操作ログ管理をする事で、従業員の業務プロセスを見直す機会にも繋がります。
業務に潜んでいる無駄な作業を発見し改善への課題が見えるので業務効率化を図ることができます。
日々の業務を可視化し、作業の優先順位や作業量を把握、従業員個々の違いの発見でグループ内の業務プロセスを統一
ができるのです。
効率化に加え、業務プロセスの統一は問題の所在を明確にし、トラブルやミスの削減や原因への対策にもなります。
バラバラだった業務プロセスを見直し、改善、統一化されていると
もしトラブルやミスが起こってしまった時の原因の追究、早急な対応への対策にもなります。
業務プロセスの統一がされていると、自然とコミュニケーションも取りやすくなっていきます。
お互いの作業がわかっているので、状況を把握し合い、余裕がある時やとても忙しい時協力しあえる環境になります。
社内の雰囲気も良くなって従業員の仕事へのモチベーションが向上、生産性も上がる事も期待できます。
各グループのリーダーが従業員のタスクを確認できるので
従業員の負担やストレスを減らしたり、一人ひとりのケアにも繋がります。
成果について、作業内容・作業時間から総合的に評価する事ができるので、結果だけにとらわれない対等な評価を する事ができます。
PC操作ログ監視システム MOT/Log
MOT/logでは、従業員の作業ログを取得し、リスクや成果を「見える化」します。
メールを作成している時間、どのサイトを閲覧したか、WEB 会議やエクセル作業にどのくらいの時間を使っているか、などの操作履歴を取得が可能です。
日報では、時間内に仕事を行っているかわからない。個人情報をダウンロードしたり、持ち出していないかチェックができない。出社はしているが、働いている時間のわりに成果が出にくい。といった生産性、セキュリティの課題を解決するためのシステムです。
- 表示した画面をキャプチャ
- PCの操作ログを表示
- PCの利用時間を一目で確認
- 終業時間に自動シャットダウン
定期的（1分/ 3分/ 5分/ 10分/ 15分/ 30分/ 1時間/ ランダム）に社員パソコンの画面キャプチャを自動取得しログ管理をします。ログは管理者画面で確認することができます。
メールを作成している時間、どのサイトを閲覧したか、 WEB会議やエクセル作業にどのくらいの時間を使っているかなど操作履歴を取得できます。
会社やグループ単位で社員のPC利用時間を期間ごとに比較できます。どの社員が作業時間が多いかを一目で把握。インターバル時間を充分にとっているかも表示できます。
1時間前、30分前、15分前、1分前にメッセージを表示し、パソコン利用者に注意喚起を行います。シャットダウン （またはログオフ）を行い、残業を防止します。
コンプライアンス、セキュリティへの対応だけでなく、業務を効率化する手段・指標としても役立つので、
取得・管理することで管理者側、従業員側に大きなメリットがあります。
「管理されている」とデメリットに捉えがちな部分もありますが、従業員側としても、日々の作業内容や作業時間を証明できるツールと捉えることができます。
DXのための「見える化」で問題改善や効率化に繋げていきましょう。
・MOT/Log詳細
https://www.webjapan.co.jp/product/mot-log/
・MOT/Log資料ダウンロード
https://www.webjapan.co.jp/product/mot-log/motlog-download/