飲食店オーナー必見！プレオープンを行うべきメリットと目的を解説
新規に飲食店を開業する場合、最近ではオープン前にプレオープンを行うお店が増えています。
プレオープンを行うお店が増えている背景には、そのメリットが存在しているからです。
そこで今回は、プレオープンを行うメリット、プレオープンを実際に実行する場合の手順、その目的をご紹介、解説いたします。
- 目次
プレオープンとは？
プレオープンとは、本格的に新規オープン、もしくはリニューアルオープンする前に、試験的に1日～数日間お店を営業することを言います。プレオープンを行うかどうかは、目的の一つでもあるように店にとってのオペレーションの複雑さによって判断します。
主に物販のみの場合はほとんどプレオープンを行わず、オーダーによりオペレーション方法が変化する形態や、オペレーションの連携が不可欠である形態の場合は行う場合が多いです。
特に飲食店の場合は、ホールのオペレーションからキッチンのオペレーションまで、非常に複雑かつスムーズな連携が必要なのでプレオープンは非常に大切なステップの一つです
プレオープンを行う目的
プレオープンは、その名の通り試験的な営業を意味しており、営業開始後のオペレーションの確認をすることが目的です。飲食店であればまず、接客対応の内容や流れ、料理やドリンク作成の手順、設備や備品などお客様をお迎えできる準備ができているか、お客様に満足いただける内容に仕上がっているかなどを確認しながら試験的に営業します。
オペレーションをレベルの高いものにする為のオペレーションの調整、確認を実際に試験的にできる最後のチャンスです。プレオープンの期間を長期に設定したり、営業時間を短縮、提供メニューを限定したりするなどして、スタッフとの話し合いや連携をプレオープン期間に徹底的に行いましょう。
目的①スタッフのトレーニング兼試運転
プレオープンを行う大きな目的の1つは、実際にお客様をお迎えし、接客、料理提供、会計、バッシングまでが問題なくできるかどうかの試運転をするということです。ここまでに準備、トレーニングしてきた機器の使い方からホールでの動き方を実際にお客様相手に行うので、実際に想定通りにならない事もありますし、実際稼働して気づく問題点も出てくるでしょう。
キッチンスタッフにとっては本当の食材と機器を使い、短い時間内に料理提供ができるかどうかのトレーニングになります。こうした実践による問題の発見は、シミュレーションやミーティングを重ねても決してできないことです。
そしてホールでは、トレーニング段階では満席状態でのオペレーションはできません。トラブルが発生してお客様に悪い印象を与えてしまったら、そのお客様はもう来店する事はないでしょうし、その印象を払拭する事は困難です。
このような事態に陥らないためにも、関係者ではない、お客様に近い人を呼んで、通常通りにホールもキッチンもオペレーションを行うというプレオープン、試運転をすることで、見えていなかった問題点や改善点を発見する事がとても大切なのです。
正式オープンの前に対応しておけるように対策を打ちましょう。
目的②宣伝活動の一環
プレオープンをするもう一つの目的は、販売促進・宣伝です。プレオープンをすることで宣伝効果も期待することができます。例えば近隣の住民の方を招待しSNS等で宣伝をしてもらったり、地域の情報誌や新聞社、Webマガジンなどのメディア関係者の方を招待し、宣伝をお願いしたりできれば店舗オープン後の来店促進を狙うことができます。
近隣の住民の方はプレオープンで店舗を気に入ってもらえればオープン後も来店が期待できますし、さらに新規のお客様を連れて来店してもらえる可能性もあります。
ただし、宣伝を目的とする場合だと、前項で挙げた「トレーニング」の目的が達成し難くなる傾向にあります。
宣伝を目的とする場合、メニューはできるだけたくさんの種類を披露したいところですし、オペレーションのチェックも大切ですが、お客様とのコミュニケーションにも重点をおかなければなりません。
どちらも大切なので、「トレーニング」を目的としたプレオープンを先に行い、問題点を洗い出して対策した後に宣伝を目的としたプレオープンを、日を分けて行うのも効果的です。
3. プレオープンの流れと手順
プレオープンの流れや事前準備について解説します。しっかり準備してプレオープンに臨みましょう。事前準備
事前準備の、流れは下記の順番で行っていきます。・日時、料金を決める
・告知
・必要な食材や備品の準備
・入店から会計まで、接客対応などのオペレーション確認
プレオープンの日時、料金を決める
プレオープンはグランドオープンの2週間前～2日前に実施するのが一般的です。
あまり感覚が開いてしまうと、せっかく招待してもオープンまでの間に忘れてしまったり、感動や味の記憶も薄らいでしまったりする可能性があります。
逆に、グランドオープンギリギリまでやってしまうと問題の改善が間に合わなかったり、他の準備に支障をきたしたりするかもしれません。
一日は余裕を持たせて、必要な備品などの準備や、当日の流れの確認も忘れずに行いましょう。
プレオープンの料金相場
プレオープンでは、無料～半額が一般的な金額の相場です。プレオープンでは売り上げや利益の追求ではなく、実際にお客様に来てもらった状態でのオペレーションの確認で、それにお客様に協力してもらっているという感覚で挑みましょう。
プレオープンを無料で行うか有料で行うかについては、特別な決まりはありません。それぞれにメリット・デメリットがあるため、目的に合わせて料金設定を行いましょう。 料金についてはプレオープンの招待時に時間や場所と共にしっかり伝えておく事が大切です。
無料で行う場合
無料で行うメリットとしては、参加のしやすさです。よりたくさんのお客様が来店してくれる可能性があるので、宣伝効果が高まります。
また、今までお世話にになった方へ感謝を伝える場にもなるでしょう。
一方デメリットとしては、原価がかかり、その回収ができないので何日間も続けられず、プレオープンが短期間になってしまう事、また、支払いが発生しないので、お会計の流れのオペレーションができず、本番通りとはいかない事です。
有料で行う場合
有料でプレオープンを開催する場合は、ある程度の売り上げが見込めるので開催期間は自由に調整できます。無料の時とは違い、グランドオープン時と同様のオペレーションができるのでオペレーションに対する不安が残りません。
そして、料金をとる事で、招待客からのアンケート結果もより本音に近いものになります。厳しい意見でも、自分達の改善に非常に役立つ大切な意見です。本音が聞けるのはとても大きなメリットです。
デメリットとしては、無料で行う時ほど来客が見込めない可能性があり、宣伝効果が少し落ちてしまう事でしょう。
招待状で告知する
プレオープンを開催する際、きちんとした招待状を作成することも大切です。自分のプレオープンの目的によってはメールやSNSなどでカジュアルに案内を済ませてしまう方法もありますが、お世話になった方や取引先の方々をお招きする時は、正式な書面で招待しましょう。
開業を迎えられたこと、そこに対する感謝と、引き続きのご支援をお願いする内容を綴れたらいいですね。日時や場所、アクセス方法や地図なども忘れずに、わかりやすく記載しましょう。
手間がかかるものですが、その分おもてなしの心が伝わります。心を込めて準備しましょう。
当日の流れ
当日、グランドオープンしたつもりで接客対応しましょう。グランドオープン後に不備が起こらないように下記の事をチェックします。
・来店したお客様の案内
・オーダーからキッチンまでの連携
・キッチンでの流れ
・会計
・バッシング・掃除の対応
これらのポイントを念頭に置き、問題なくスムーズにオペレーションをすることができるかチェックをしてみてください。
少しでも、懸念点があるようなら本番のグランドオープンが始まる前に改善するようにしましょう。
4. プレオープンで注目する５つのオペレーション
仕入れ、食材・備品の配置
食材の仕入れ量が適正かどうかの確認をしましょう。お客様のオーダーが自分達の想定通りではない可能性もあります。プレオープンを通して人気のあるメニュー、頼まれやすいメニューを確認できます。
そして、食材、調理器具、備品などの配置も要チェックです。使いにくい配置だと、提供までに無駄な時間を費やしてしまっている場合もあります。使う頻度も大切です。それらを踏まえながら適切な配置を調整しましょう。
キッチン
オーダーされたメニューを正確に、適正な時間で提供できているか確認しましょう。作る人が異なっても味や量が変わらず提供できるマニュアルができているか、マニュアル通りに作業できているかが一番の確認ポイントです。また、調理器具が適正に作動しているかの確認も必要です。少しでも気になる事があれば、プレオープンのうちに然るべきところに連絡し、完全な状態にしておきます。
衛生面も忘れてはいけません。ちゃんと清潔な状態か保てるような流れになっているか確認しましょう。
接客対応
お客様が来店したときの挨拶から、おしぼりやお冷などのタイミング、オーダーのタイミングや正確性、提供からお会計までの一連の流れを確認します。想定できるトラブルやクレームについてもスムーズに対応できるよう、スタッフ間でマニュアルを周知しておきましょう。
会計処理
POSレジなど、会計に使用する機器はあらゆる状況を想定した方法を必ずマスターする必要があります。もし、それらの機器に具合が生じた時など、急遽使えなくなった場合も想定して、どのように対応するかもあらかじめ決めておきましょう。現金の場合は釣銭の準備から金銭の取り扱いのルール、カード決済やキャッシュレス決済の場合は端末の使用方法をマスターしておきましょう。
領収書の発行の仕方も全員が理解しておく必要があります。金銭の取り扱いはミスが許されないで全員が不安なく行えるようにマニュアルを周知しておきましょう。
開店前・閉店前作業
開店前の準備、閉店後の片付けなどが無理なく時間内に行えているか確認しましょう。仕込みが間に合わなければ、開店後の料理提供に影響します。どれぐらいの時間がかかるのか実際作業を行い、逆算して始める時間を算出します。
閉店後の清掃も、おろそかにならず、無理がかからないよう作業内容を再度チェックしましょう。開店前・閉店後のオペレーションも、スムーズにお客様を迎え入れるには大切です。
5. アンケートから改善点を得る
感想をいただくためにアンケートを実施するのもおすすめです。アンケートには年齢・性別といった来店者属性のほか、その同伴者、料理の味、メニューの数、提供スピード、接客対応、お店の雰囲気などの満足度を確認する項目があると生かしやすいです。お店が掲げたコンセプトに合っているか、お客様のニーズに応えられているか、また来たいと思えるお店かどうかを確認する大切な指標になります。
様々な意見が寄せられると思いますが、真摯に受け止め、改善すべきところは早急に対処すれば、お店のレベルアップが目指せます。
回答者にとって答えやすい内容になっていると、意見も貰いやすいです。
フリーワード回答だとなんて書けばよいかわからず、抽象的で当たり障りのない回答になってしまいがちです。質問内容は具体的に、そしてお客様が回答しやすいよう選択肢を用意するといった工夫もするとお客様も答えやすくなります。
厳しい意見でも遠慮なく伝えてほしいというお願いをし、よかった点はもちろん、悪かった点も貴重な意見としてしっかりと受け取り、オープン後の店舗運営に活かしていくことが大切です。
まとめ
プレオープンの概要や確認のポイント、実際にプレオープンを実施する際の流れと手順などをお伝えしました。プレオープンは開業にあたってのプロセスとして必要であり、より素敵なお店を開店させるためは重要でもあります。
プレオープンまでもたくさんの準備をしてきたと思います。それをここで成功できるよう、最後のチェックの場です。しっかり無駄なく改善点を見つけて、オープンへ向けて準備していきましょう。
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