多拠点企業向け クラウドPBXで支店間の通話を無料に
食品・日用品メーカーや銀行・不動産など、国内外に多くの拠点を持つ企業では、拠点間の連携が必要不可欠です。また、製造業や生産管理職では、事務所と工場、取引先など複数の拠点を行き来しながら業務に携わることも多いでしょう。当記事では、多拠点企業が導入すべきクラウドPBXの機能とメリットをご紹介します。
１. クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、PBX（主装置）の種類のひとつであり、インターネットを通じてPBXを利用します。そのため、インターネットがつながる場所であればビジネスフォンの機能が使えるうえ、専用機器をオフィスに設置する必要はありません。メンテナンスや故障時にはメーカーが対応するため導入・維持費用を削減することができるなど、様々な理由から、多くの企業がクラウドPBXの導入に踏み切っています。
→クラウドPBXについて詳しく知りたい方はこちら
２. 多拠点企業が導入するメリット
多くの拠点を持つ企業がクラウドPBXを導入するメリットとして、以下のようなものが挙げられます。
具体的な機能については、「３. クラウドPBXの機能」をご覧ください。
・拠点間の通話が無料
・拠点ごとにPBXを設置する必要がなくなり、回線工事の費用を削減
・レイアウト変更や回線増減に柔軟に対応、異動が多い地方拠点でも対応可能
・外出や工場での生産管理など、事務所以外での業務中にも会社番号での電話対応が可能
・社用携帯/通信手当の支給が不要に
・様々な端末で利用可能。社員がスマートフォンを持っていない場合、タブレットやパソコンに接続できるソフトフォンでも利用可能
・海外拠点との通話も無料。特別な設定も必要なく、出張時も国内通話と同じように利用できる
３. クラウドPBXの機能
クラウドPBXの機能を、弊社が提供するクラウドPBX「MOT/TEL」を例にご紹介します。
スマートフォン・パソコンの内線化
従来ビジネスフォンで行っていた以下のような機能を、スマートフォンやパソコンで行うことが可能です。アプリをダウンロードするだけで、会社のパソコンやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも内線対応が可能になります。
基本的な機能
外線通話・内線通話・転送・グループ着信・通話履歴の表示・スケジュール設定（曜日・時間ごとにコールセンターへの転送や留守電など対応を設定）
特長① 社員同士の内線費用を無料に
拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。
特長② 個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能
プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。
特長③ 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求
アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。
特長④ 回線の移設・増設の工事不要、頻繁な異動にも柔軟に対応
インターネットを通じてビジネスフォンの機能を利用するため、回線工事は一切必要ありません。複数の地方支店を経験するなど、短期間での異動の際も余計な手間やコストがかかりません。
特長⑤ 安心・安全のセキュリティ
万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。
→スマホ内線化について詳しく知りたい方はこちら
迷惑電話を削減 自動音声応答（IVR）
着信時に自動で「お電話ありがとうございます。◯◯のお問い合わせの方は1番を押してください。」などのアナウンスを流すことができます。 お客様のプッシュナンバーによって着信先電話機を振り分けることが可能です。サポートや営業など、担当者が対応することで、解決までの時間短縮、取次業務の削減を実現します。
～自動音声案内（IVR）が活用された事例～
迷惑な営業電話を撃退
不要な営業電話や間違い電話の対応に時間を取られていませんか？限られた労働時間の中で効率良く業務をこなすためにも、余計な電話対応の時間を減らす必要があります。過去には、自動音声案内（IVR）を導入した結果、年間800件あった入電が200件まで減ったという事例もありました。
顧客満足度の向上
お問い合わせがあった際、オペレーターの知識不足や取次に時間がかかることで顧客満足度を低下させる恐れがあります。自動音声案内（IVR）を利用すると、電話が直接担当者につながるため、満足度の向上を図ることができます。
取次業務の削減
一般的な企業では、受付担当や総務の方が電話を取り、内容を聞いてから担当者へ取次を行っています。自動音声案内（IVR）を導入することで社員が行っていた業務をお客様が行ってくれるようになり、社員は本来の業務に集中することができます。
電話番号の案内を簡単に
お客様への電話番号周知が容易になります。通常であれば、複数の番号を取得し「新規のお問い合わせはA番号、使い方はB番号…」のような案内が必要ですが、自動音声案内（IVR）で振り分けを行えば１つの番号を案内するだけで周知が完了します。
→自動音声応答（IVR）について詳しく知りたい方はこちら
着信時に顧客情報を表示（CTI）
電話着信があった際、通話相手の電話番号を元に素早く着信者の情報をパソコンなどに表示する機能です。お客様との会話よりも先に情報を得られるため、慌てることなく応対できます。お客様をお待たせする事がなくなり顧客満足度が向上することに加え、何よりも電話を受ける社員の負担が大きく軽減します。疲労の低減・通常業務の中断などの影響も少なく、業務の効率アップに効果的です。
→顧客情報表示（CTI）について詳しく知りたい方はこちら
トラブルを防止する全通話録音
全ての外線通話を録音し、社内LANに接続されたパソコンからデータの確認・削除・バックアップ等が可能です。通話開始時間、通話時間、通話相手電話番号情報もあわせて保存されています。録音開始などの手動操作が必要なく、全通話が自動で録音されます。
通話を録音していることで、オペレーターの顧客対応の向上や電話対応品質の改善につながります。聞き間違いや聞き漏らしを防止し、顧客満足度を向上します。また、お客様との「言った・言わない」の齟齬が生まれることもなくなり、不正の防止・訴訟リスクの軽減につながります。
→全通話録音について詳しく知りたい方はこちら 
転送費用0円の電話代行
会社宛ての電話を、御社名で一次受付する秘書代行サービスを利用することができます。クラウドPBX「MOT/TEL」と連携して内線取次をするため、電話代行・秘書代行サービス業界初のボイスワープが不要なサービスです。そのため、通話料や転送費用は完全無料であり、士業・通販・不動産業などお問い合わせが多い業種での利用やテレワークに適しています。
また、お客様と秘書代行センターとの会話の録音データの確認も可能です。聞き漏らしや報告ミスが無くなることに加え、お客様の会話の雰囲気を感じ取れるため商談やクレームの事前対策も行うことができます。
→電話代行・秘書代行について詳しく知りたい方はこちら
インターネットFAX
スマートフォン・パソコン上でFAXの送受信が可能です。受信したFAXは自動でPDF化。あらかじめ設定した「メール」または「ビジネスチャット」で共有され、確認することができます。 送信の場合は、スマートフォンやパソコンにあるPDFデータ（A4サイズのみ）をそのままFAXとして 送信することが可能です。FAXがデータ化されていることで紛失の心配もなく、日付などで検索することができるので業務を効率的に進めることができます。
既存のFAX 機や複合機でもFAXのデータ化は可能でしたが、機器本体は必要になるためリース料などのランニングコストがかかってしまいます。MOTのインターネットFAXでは、FAX専用機器は必要ありません。
４. 導入されたお客様の声
【貿易】海外との通話料を月10万円以上削減、通話録音機能はビジネスに最適
KL貿易株式会社 代表取締役 社長 河野 淳一 様
【コールセンター】人員増・レイアウト変更に柔軟に対応、回線工事のコストを削減
株式会社エイネス 第一営業本部 山本 拓海 様
【製造業】事務所と工場の移動事務作業をリモート化し効率化を実現
フジイ印刷株式会社 代表取締役 藤井 聡 様
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