クラウドPBX

個人スマホの業務利用は危険?クラウドPBXで課題を解決

個人スマホの業務利用は危険?クラウドPBXで課題を解決

一人一台スマートフォンを持つようになった10年ほど前から、社員個人の携帯やタブレットを業務利用する「BYOD(Bring Your Own Device)」が増加・問題視されています。特に、社用携帯の支給を行っていなかった中小企業や、コロナ禍でテレワークを急遽導入した企業では、プライベート端末を業務利用する機会が増え課題が生じています。当記事では、BYODの課題を明らかにし、課題を解決するツールをご紹介します。

コンテンツの目次
  1. スマートフォンの業務利用にまつわる課題
  2. 課題を解決するクラウドPBX「MOT/TEL」
  3. 業務を効率化する機能
  4. 導入されたお客様の声
  5. 業務改善を後押しするMOT製品

1. スマートフォンの業務利用にまつわる課題

社員の個人端末を業務利用する場合、機器の操作に慣れている、日頃から携帯しているなどのメリットがある一方で、セキュリティの問題など企業にとっては看過できない課題があることも事実です。会社と社員がそれぞれに以下のような課題が生じます。

会社が抱える課題
・社内のシステムやデータにどこからでもアクセスできてしまう危険性
・社員個人の携帯番号を公開することでトラブルにつながる可能性がある
・インターネットの利用やアプリダウンロードには制限をかけられず、ウイルスに感染する危険性が高い
・セキュリティ対策の方法が属人的になる
・携帯紛失時に会社側での対応が困難
・社員の退職時など、情報漏えいを防止する対策が必要

社員が抱える課題
・仕事とプライベートの境界線が無くなる
・夜間や休暇中であっても取引先や顧客から連絡が来ることがある
・業務利用した際の通信費や通話料を自己負担している、または申請の手間がかかっている

2. 課題を解決するクラウドPBX「MOT/TEL」

スマートフォン・パソコンの内線化

従来ビジネスフォンで行っていた以下のような機能を、スマートフォンやパソコンで行うことが可能です。アプリをダウンロードするだけで、会社のパソコンやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも内線対応が可能になります。

基本的な機能
外線通話・内線通話・転送・グループ着信・通話履歴の表示・スケジュール設定(曜日・時間ごとにコールセンターへの転送や留守電など対応を設定)

特長① 社員同士の内線費用を無料に
拠点間の通話や在宅勤務・サテライトオフィスを利用したテレワークなど、スマートフォンを利用した内線電話の費用は全て無料です。24時間利用可能であるため、夜間や早朝勤務などのケースでも一切費用はかかりません。

特長② 個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能
プライベートのスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、出社して折り返す手間を省きます。

特長③ 社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求
アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員が通信料を負担したり、通話履歴から利用状況を証明したりする手間が無くなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。

特長④ 安心・安全のセキュリティ
万が一スマートフォンを紛失した場合でも、リモートでMOT/Phoneの電話機能を利用不可にすることができます。クラウドへのアクセスも管理者権限で遮断でき、クラウドに登録された情報を安全に守ることができます。
※端末内に登録された履歴、電話帳などの情報については、お客様自身で端末にロックをかけていただく必要があります。
→スマホ内線化について詳しく知りたい方はこちら
MOT/TEL利用イメージ

3. 業務を効率化する機能

着信時に顧客情報を表示(CTI)

電話着信があった際、通話相手の電話番号を元に素早く着信者の情報をパソコンなどに表示する機能です。お客様との会話よりも先に情報を得られるため、慌てることなく応対できます。お客様をお待たせする事がなくなり顧客満足度が向上することに加え、何よりも電話を受ける社員の負担が大きく軽減します。疲労の低減・通常業務の中断などの影響も少なく、業務の効率アップに効果的です。
→顧客情報表示(CTI)について詳しく知りたい方はこちら
CTI

会社全体で共有できるWEB電話帳

登録されたWEB電話帳の情報を、社内および部署など設定したグループごとに共有することができます。ひとりが情報を編集すると利用者全員の電話帳が更新されるため、情報の編集・削除など管理にかかる時間も削減します。
WEB電話帳

トラブルを防止する全通話録音

全ての外線通話を録音し、社内LANに接続されたパソコンからデータの確認・削除・バックアップ等が可能です。通話開始時間、通話時間、通話相手電話番号情報もあわせて保存されています。録音開始などの手動操作が必要なく、全通話が自動で録音されます。
通話を録音していることで、オペレーターの顧客対応の向上や電話対応品質の改善につながります。聞き間違いや聞き漏らしを防止し、顧客満足度を向上します。また、お客様との「言った・言わない」の齟齬が生まれることもなくなり、不正の防止・訴訟リスクの軽減につながります。
→全通話録音について詳しく知りたい方はこちら 通話録音クラウド管理

迷惑電話を削減 自動音声応答(IVR)

着信時に自動で「お電話ありがとうございます。◯◯のお問い合わせの方は1番を押してください。」などのアナウンスを流すことができます。 お客様のプッシュナンバーによって着信先電話機を振り分けることが可能です。サポートや営業など、担当者が対応することで、解決までの時間短縮、取次業務の削減を実現します。

~自動音声案内(IVR)が活用された事例~
迷惑な営業電話を撃退
不要な営業電話や間違い電話の対応に時間を取られていませんか?限られた労働時間の中で効率良く業務をこなすためにも、余計な電話対応の時間を減らす必要があります。過去には、自動音声案内(IVR)を導入した結果、年間800件あった入電が200件まで減ったという事例もありました。

顧客満足度の向上
お問い合わせがあった際、オペレーターの知識不足や取次に時間がかかることで顧客満足度を低下させる恐れがあります。自動音声案内(IVR)を利用すると、電話が直接担当者につながるため、満足度の向上を図ることができます。

取次業務の削減
一般的な企業では、受付担当や総務の方が電話を取り、内容を聞いてから担当者へ取次を行っています。自動音声案内(IVR)を導入することで社員が行っていた業務をお客様が行ってくれるようになり、社員は本来の業務に集中することができます。

電話番号の案内を簡単に
お客様への電話番号周知が容易になります。通常であれば、複数の番号を取得し「新規のお問い合わせはA番号、使い方はB番号…」のような案内が必要ですが、自動音声案内(IVR)で振り分けを行えば1つの番号を案内するだけで周知が完了します。

→自動音声応答(IVR)について詳しく知りたい方はこちら
IVR

転送費用0円の電話代行

会社宛ての電話を、御社名で一次受付する秘書代行サービスを利用することができます。クラウドPBX「MOT/TEL」と連携して内線取次をするため、電話代行・秘書代行サービス業界初のボイスワープが不要なサービスです。そのため、通話料や転送費用は完全無料であり、士業・通販・不動産業などお問い合わせが多い業種での利用やテレワークに適しています。
また、お客様と秘書代行センターとの会話の録音データの確認も可能です。聞き漏らしや報告ミスが無くなることに加え、お客様の会話の雰囲気を感じ取れるため商談やクレームの事前対策も行うことができます。
→電話代行・秘書代行について詳しく知りたい方はこちら
秘書代行

4. 導入されたお客様の声

【運送業】ビジネスフォンより低価格で高品質。ドライバーへの携帯支給コストを削減
株式会社サイコー 代表取締役 小林 直 様

【中古車販売】会社の電話をスマホで着信、仕事とプライベートを切り替えられる安心感が魅力
株式会社カーチョイス 代表取締役 田川 英紀 様

【ブライダル】「お客様へのより良い対応」と「スタッフの負担軽減」を両立
株式会社マグリット エクスペリエンスプロデューサー 上野 由賀里 様

5. 業務改善を後押しするMOT製品

クラウドPBX「MOT/TEL」と合わせてご利用いただくことで、業務改善を実現するツールをご紹介します。

スマートフォンで打刻できる勤怠管理システム

スマートフォンにダウンロードしたアプリと連携させて、出退勤の管理をすることができます。在宅勤務やテレワーク・直行直帰など様々なケースに対応した勤怠管理システムを活用することで、不正な残業報告や過剰な残業を防止することができます。
→勤怠管理システムについて詳しく知りたい方はこちら 勤怠管理

安全なリモートアクセスを実現「V-Warp」

USBを挿入するだけで、社内PCの画面を転送し操作できるリモートアクセスサービスです。アクセスできるデータを制限したり、アクセス元でのデータ保存を禁止したりすることで、情報漏えいの心配なく業務を行うことができます。
年間契約の縛りはなく、1アカウントから利用を開始できるため、「テレワーク向きの部署から徐々に導入を進める」など柔軟な対応が可能です。
→リモートアクセス「V-Warp」について詳しく知りたい方はこちら
V-Warp利用イメージ

インターネットFAX

スマートフォン・パソコン上でFAXの送受信が可能です。受信したFAXは自動でPDF化。あらかじめ設定した「メール」または「ビジネスチャット」で共有され、確認することができます。 FAXがデータ化されていることで紛失の心配もなく、日付などで検索することができるので業務を効率的に進めることができます。
既存のFAX 機や複合機でもFAXのデータ化は可能でしたが、機器本体は必要になるためリース料などのランニングコストがかかってしまいます。MOTのインターネットFAXでは、FAX専用機器は必要ありません。
→インターネットFAXについて詳しく知りたい方はこちら
インターネットFAX

クラウドPBX「MOT/TEL」に加え、弊社では働き方を変えるツールを幅広く開発しています。
業務改善や働き方改革によって社員が心地よく働ける環境を整えるため、弊社の製品をぜひご活用ください。


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日付: 2021/05/10