士業向け スマホ内線化と電話代行でテレワークを実現
2021年4月16日
コロナ禍で働き方改革が急速に進んだ一方、弁護士や税理士・社会保険労務士など士業では、テレワーク導入の難しさを実感した企業も多いようです。当記事では、士業の働き方改革への障壁と具体的な課題、それらを解決するツールをご紹介します。ITツールをフル活用し、業務効率化に力を入れる髙橋喜一弁護士へのインタビューでは、ツール導入のきっかけや実際に使用してみた感想を伺います。
１. 士業のテレワークが進まない理由
士業を対象にした月刊プロパートナーの調査（2020年４月16日〜2020年４月21日）によると、テレワークが進まない理由として、社員宅のネット環境に続き「電話や来客への対応」という回答が多く挙げられました。また、セキュリティ・データ共有の不安といった、個人情報の取り扱いや紙媒体でのやり取りが多い士業ならではの理由も挙げられています。
２. 電話対応の具体的な課題
電話や来客への対応と一口に言っても、士業が抱える課題は多岐にわたります。
～電話対応に関する課題～
・外出が多く、お客様からの電話に出られず折り返しの手間がかかる
・個人の携帯から折り返すことに抵抗がある
・海外にいる場合、国内にいる相手と連絡を取りづらい
・昼休みなど、オフィスを空ける時間がある
・仕事とは関係ない営業電話・間違い電話の対応に時間を取られている
・お客様からの重要な電話、逆に今は応答すべきでない人からの電話など、相手により対応を変える必要がある
・ツール導入を検討しているが、電話番号を変えたくない
・社用携帯/通信手当を支給しており経費がかさんでいる
～通話録音に関する課題～
・録音できる通話に限りがあり、特に使用頻度の高い携帯での通話を録音できない
・録音データの管理が面倒
・手動で操作が必要であり、録音漏れがある
・録音する番号としない番号を分けられない
～電話代行に関する課題～
・転送料金がかさんでいる
・重要な電話も代行サービスにつながるため、お客様からの質問に答えられず不信感を与えてしまった
３. クラウドPBX「MOT/TEL」の機能紹介
上記のような電話対応に関する課題を解決する、クラウドPBX「MOT/TEL」の機能をご紹介します。MOT/TELは、個人のスマートフォンにアプリをダウンロードすることで、ビジネスフォンの機能を代用できるサービスです。
スマホ内線化でどこにいてもオフィスにいるような電話対応
スマートフォンやパソコンがビジネスフォンの機能を備えることで、どこで働いていてもオフィスで勤務しているような電話対応が可能です。スマートフォンから会社番号での発着信ができるため、080・090番号からの発信で不審に思わせる心配や、外出先での着信・電話の行き違いで生まれる手間を省きます。
IVR（自動音声応答）
自動音声応答を利用することで、着信する電話を個人やグループへ振り分けることができます。また、迷惑電話・営業電話を減らす効果があるため、本来の業務に集中することができます。
通話・転送料無料の電話代行
会社宛ての電話を、御社名で一次受付する電話代行サービスを利用することができます。MOT/TELと連携して内線取次をするため、電話代行サービス業界初の通話料・転送費用０円を実現しました。お客様からのお問い合わせが多い士業でのテレワークに適しています。
また、お客様と電話代行センターとの会話の録音データを確認できます。聞き漏らしや報告ミスが無くなることに加え、会話の雰囲気を感じ取れるため商談やクレームの事前対策も行うことができます。
→電話代行について詳しく知りたい方はこちら
着信時に顧客情報を表示（CTI）
電話着信があった際、素早く着信者の情報をパソコンなどに表示する機能です。お客様との会話よりも先に情報を得られるため、慌てることなく応対が可能です。お客様をお待たせする事がなくなり顧客満足度が向上することに加え、何よりも電話を受ける社員の負担が大きく軽減します。疲労の低減・通常業務の中断などの影響も少なく、業務の効率アップに効果的です。
通常は、あらかじめ着信者の電話番号と紐づけられた情報(データベースや顧客管理ソフト）が必要となりますが、クラウドPBX「MOT/TEL」では気軽にCTIをご利用いただける機能を備えているため、どなたでも最大限の効果を得ることができます。
→顧客情報の表示（CTI）について詳しく知りたい方はこちら
全通話録音
全ての外線通話を録音し、社内LANに接続されたパソコンからデータの確認・削除・バックアップ等が可能です。通話開始時間、通話時間、通話相手電話番号情報もあわせて保存されています。録音開始などの手動操作は必要ありません。
聞き間違いや聞き漏らしを防止し、顧客満足度を向上することに加え、電話相手との「言った・言わない」の齟齬が生まれることもなくなり、不正の防止・訴訟リスクの軽減につながります。 
→全通話録音について詳しく知りたい方はこちら
インターネットFAX
スマートフォン・パソコン上でFAXの送受信が可能です。受信したFAXは自動でPDF化。あらかじめ設定した「メール」または「ビジネスチャット」で共有され、確認することができます。 FAXがデータ化されていることで紛失の心配もなく、日付などで検索することができるので業務を効率的に進めることができます。FAX専用機器のリース料や消耗品費はかからないため、コスト削減を図ることができます。
→インターネットFAXについて詳しく知りたい方はこちら
社用携帯は不要。個人端末でもプライベートとの区切りはしっかり
固定電話と同様、社用携帯で行っていた社員同士の通話や、外出中のお客様へのご連絡を社員自身のスマートフォンで代用することができます。通話料金は会社へ一括請求されるため、社用携帯を貸し出す費用も2台の端末を管理する苦労もなくなり、会社・社員双方にとってメリットが大きいのではないでしょうか。業務用としての使用時間を細かく設定でき、仕事とプライベートの切り替えもしっかりと行うことができます。
４. MOT/TELを導入されたお客様の声
弁護士法人コスモポリタン法律事務所 弁護士 髙橋喜一 様
事務所の業務効率化を図るツールを多数導入しており、弁護士業界のデジタル化に関する発信にも力を入れている髙橋様。
クラウドPBXを導入するにあたり、最も重視していた機能は「通話録音」機能だといいます。大容量・全自動で設定が柔軟に変えられる、かつデータの管理もしやすい機能を求めていた髙橋様が、MOT/TELを導入された感想を動画でご覧ください。
５. テレワークをさらに促進するMOT製品
さらに、テレワークやペーパーレス化を支援するMOT製品をご紹介します。
リモートアクセス「V-Warp」
自宅にあるPCへUSBを挿入するだけで、社内にあるPC画面を転送して操作することができるリモートアクセスサービスです。会社のPC画面を転送し遠隔操作するため、自宅と会社のネットワークが異なります。そのため、万が一自宅のPCがウイルス感染しても会社のPCには広がりません。USBの紛失時も、管理画面からアカウントを削除することで会社のPCへアクセスを迅速に停止できます。さらに、会社のPCからアクセス元のPCへデータの転送を禁止。在宅勤務・テレワーク中に使用するPCへ情報を保存しないので情報漏えいの防止に役立ちます。
→リモートアクセス「V-Warp」について詳しく知りたい方はこちら
スマートフォンで打刻できる勤怠管理システム
スマートフォンにダウンロードしたアプリと連携させて、出退勤の管理をすることができます。在宅勤務やテレワーク・直行直帰など様々なケースに対応した勤怠管理システムを活用することでき、過重労働に陥りがちな士業の働き方を管理することができます。
→勤怠管理システムについて詳しく知りたい方はこちら
この他にも、弊社では働き方を変えるツールを幅広く開発しています。
業務改善や働き方改革によって社員が心地よく働ける環境を整えるため、弊社の製品をぜひご活用ください。