河野大臣 脱FAXでテレワークを推進
河野太郎 行政・規制改革担当大臣は、４月13日の記者会見で、将来的に霞が関からFAXを廃止・電子メールに切り替える方針を明らかにしました。電子メールの普及後も根強く使用されてきたFAXですが、急速に広まったテレワークの動きもあり、運用を見直す企業が増えています。
当記事では、FAXが支持される理由とデメリット、テレワークやペーパーレス化を目指し導入が進むインターネットFAXの機能をご紹介します。
１. FAXが根強い支持を得ている理由
データを紙媒体で保管することが主流だった時代に、FAXは世界中に普及しました。今では、「取引先が使っているから」と使用を続けている企業が多いようです。また、日本の多くの企業ではハンコ文化が残っていることから、「書類を印刷してハンコを押す、それをスキャンしてメールで送信する」という業務の煩雑さから、押印した書類をそのまま送れるFAXが使用されています。
さらに、インターネット上のやりとりよりも情報漏えいの心配が少ないこと、日常的にパソコンやメールを使わない人にも連絡ができることから、FAXを現役で使用している業界も少なくないようです。
２. テレワークやペーパーレス化、災害対策…。FAXの活用が見直される理由
河野大臣が会見で述べたように、インターネットが発達した現代でも、FAX文化が残り続けることによる課題は多くあります。
働く場所を制限する複合機。時間と経費を無駄にしている企業
複合機がある場所でしか仕事ができないという状況では、働き方改革は進みません。オフィス以外を拠点に働く業界（飲食・建築・製造業界など）では、日常業務のあとFAX送受信のためにオフィスに出向く例も多くあり、社員の時間や人件費が無駄になっています。
煩雑な紙媒体での書類管理。オフィスの縮小化やBCPに配慮が必要
紙媒体で書類を保管している企業では、必要な書類を探すだけでも一苦労なのではないでしょうか。最近ではオフィス縮小の動きもあり、書類の置き場所を再検討する企業も増えています。
また、BCP（事業継続計画）にも配慮が必要です。地震や火事・水害など緊急事態であっても、重要書類が滅失しないよう対策しなければいけません。
→BCP対策(事業継続計画)とは? BCP策定の考え方や考慮するリスク
リース料や消耗品費など、コストがかさむ
複合機の運用には、リース料金や用紙、インク・トナー代など、多額の費用がかかります。支店など複数の拠点を持つ企業では、オフィスごとに複合機を設置しなければならず、さらに費用がかさんでいるのが現状です。
３. MOTのインターネットFAX
こうした課題を解決するために、近年ではインターネットFAXの導入が進められています。インターネットFAXは、スマートフォンやパソコンを使いインターネット回線を通じてFAXの送受信をするシステムです。複合機の設置が必要なく、自宅や外出先でもFAXを確認できることが特長です。
弊社が提供するインターネットFAXの機能をご紹介します。
スマホ利用可：
スマートフォンからFAXの送受信が可能。パソコンやメールに慣れていない人も、お使いのスマートフォン上で操作することができます。
受信通知：
FAXを受信した際に、メールやビジネスチャットでスマートフォンに通知します。グループで受信するよう設定もできるので、FAXの確認漏れを防ぐことができます。
コスト削減：
複合機のリース料や用紙代・インク代は不要です。
かんたん管理：
書類の管理・検索の手間を省きます。タイトルや日付で検索することが可能です。
番号そのまま：
現在お使いのFAX番号はそのままでお使いいただけます。
豊富な機能：
クラウドPBX「MOT/TEL」内の１機能であるため、FAXを何枚送受信しても、いくつの拠点で利用しても料金は同じです。スマホ内線化やビジネスチャット、グループウェアなども基本機能として利用することができます。
→インターネットFAXについて詳しく知りたい方はこちら
５. ペーパーレス化・テレワークを促進するMOT製品
さらに、テレワークやペーパーレス化を支援するMOT製品をご紹介します。
勤怠管理システム
スマートフォンから出退勤の打刻を行えるシステムです。場所を問わず打刻ができるため在宅勤務や直行直帰など柔軟な働き方に対応しています。また、タイムカードを使用しないためペーパーレス化も促進します。
→勤怠管理システムについて詳しく知りたい方はこちら
業務改善や働き方改革によって社員が心地よく働ける環境を整えるため、弊社の製品をぜひご活用ください。