不動産業界向け スマホ内線化とインターネットFAXで業務効率を改善
コロナ禍で多くの企業が業務のオンライン化を試みている不動産業界。しかし、「電話対応」や「FAX対応」など、オンライン化が困難な業務に頭を抱える企業も多いのではないでしょうか。当記事では、不動産業界の電話・FAX対応の課題を明らかにし、業務効率化・コスト削減を実現するITツールをご紹介します。
１. 不動産業界の業務効率化・コスト削減に関する課題
電話対応の課題
・内見や物件調査など外出機会が多く、営業所で電話に出られないことが多い
・担当者が不在の場合、受電を知らせる伝言の手間がかかったり、折り返しても相手が不在であったり、無駄な時間がかかる
・支給携帯（または個人の携帯）から電話をかけた場合、迷惑電話・間違い電話と勘違いされ応答されないことが多々ある
・電話対応をする事務員を雇ったり、社員に支給している携帯へ電話を転送したり取次ぎ業務の負担軽減のためにコストがかかっている
FAX対応の課題
・毎日大量に送られてくる物件情報を、全てFAXで受信しており用紙やインクの費用がかさんでいる
・コスト削減のためにペーパーレス化を進めているが、物件のオーナーによっては紙媒体での取引を望む人もおり、完全なFAX廃止には踏み切れていない
働き方の課題
・外出や直行直帰が多いにも関わらず、出退勤記録のために営業所に戻る社員もおり時間と人件費の無駄になっている
・社用携帯を支給しているため、携帯の維持にコストがかかっている、また社員 が退職した場合には、契約期間の縛りがあるため余分な支払いが発生している
・BCP対策が十分でない営業所が多い（BCP：自然災害や感染症などの緊急事態においても重要な業務を継続するための計画）。特に仲介店舗は顧客と対面で行っている業務が多く、緊急事態に交通混雑などの影響を受けやすい
→BCP対策（事業継続計画）とは
２. 課題を解決するMOT製品
上記のような業務改善・コスト削減の課題を解決するMOT製品をご紹介します。不動産業界での活用例も合わせてご覧ください。
クラウドPBX「MOT/TEL」
スマートフォン内線化従来ビジネスフォンで行っていた機能を、スマートフォンやパソコンで行うことが可能です。アプリをダウンロードするだけで、会社のパソコンやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも外線・内線通話や転送、グループ着信が可能になります。
～不動産業界での活用例～
・自宅や外出中など営業所以外の場所でも顧客対応が可能です。営業所スタッフの取次ぎ業務を削減するだけでなく、顧客満足度を向上させることや電話対応の遅れにより商機を逃すことを防止します。
・社員同士の内線通話は全て無料です。通話費用を気にせず頻繁に情報共有ができるようになり、チームワークよく働くことを可能にします。
・社員個人のスマートフォンに、アプリをダウンロードするだけで使用可能です。携帯を支給する費用や通信手当、外出中の転送費用を全て削減することができます。また、アプリからの外線通話料金は会社に一括請求されるため、社員が通話料金を負担することはありません。アプリの起動・終了に合わせて電話代行への転送や留守電対応を設定できるため、仕事とプライベートを分けることができます。
→スマホ内線化について詳しく知りたい方はこちら
自動音声応答（IVR）
着信時に自動で「お電話ありがとうございます。◯◯のお問い合わせの方は1番を押してください。」などのアナウンスを流すことができます。 お客様のプッシュナンバーによって着信先電話機を振り分けることが可能です。サポートや営業など、担当者が対応することで、解決までの時間短縮、取次業務の削減を実現します。
～不動産業界での活用例～
・社員による応答の前にアナウンス対応があることで、営業電話や間違い電話を削減することができます。
・新規顧客や契約済のお客様、物件のオーナー、他店舗からの連絡など相手により着信する番号を振り分けることができ、取次ぎ業務を削減します。
→自動音声応答（IVR）について詳しく知りたい方はこちら
顧客情報表示（CTI）
電話着信があった際、通話相手の電話番号を元に素早く着信者の情報をパソコンなどに表示する機能です。お客様との会話よりも先に情報を得られるため、慌てることなく応対できます。お客様をお待たせする事がなくなり顧客満足度が向上することに加え、何よりも電話を受ける社員の負担が大きく軽減します。疲労の低減・通常業務の中断などの影響も少なく、業務の効率アップに効果的です。
～不動産業界での活用例～
・担当者が不在の場合にも、表示される顧客情報から契約状況を把握し対応することができます。
・一人ひとりの顧客情報を整理・保管しておくことで、顧客の要望や契約状況に沿った対応が可能です。顧客満足度を向上させ、リピーター獲得にもつながります。
→顧客情報表示（CTI）について詳しく知りたい方はこちら
全通話録音
全ての外線通話を録音し、社内LANに接続されたパソコンからデータの確認・削除・バックアップ等が可能です。通話開始時間、通話時間、通話相手電話番号情報もあわせて保存されています。録音開始などの手動操作が必要なく、全通話が自動で録音されます。
～不動産業界での活用例～
・通話を録音し聞き直せることで、電話対応品質の改善や聞き間違い・聞き漏らしを防止します。また、お客様との「言った・言わない」の齟齬が生まれることもなくなり、不正の防止・訴訟リスクの軽減につながります。
→全通話録音について詳しく知りたい方はこちら
電話代行
会社宛ての電話を、御社名で一次受付する秘書代行サービスを利用することができます。クラウドPBX「MOT/TEL」と連携して内線取次をするため、電話代行・秘書代行サービス業界初の通話料や転送費用は完全無料であるサービスです。
また、お客様と秘書代行センターとの会話の録音データの確認も可能です。聞き漏らしや報告ミスが無くなることに加え、お客様の会話の雰囲気を感じ取れるため商談やクレームの事前対策も行うことができます。
～不動産業界での活用例～
・仲介店舗にクレーム電話があり、顧客対応が滞ってしまうケースも少なくはありません。一次受付をコールセンターで行うことで、営業所でのスムーズな顧客対応に加え、速やかな状況把握と対応の準備が可能です。 ・通話録音機能により、コールセンターとお客様の会話を聞くことも可能です。相手の温度感や内容をきちんと把握することができます。
→電話代行・秘書代行について詳しく知りたい方はこちら
ビジネスチャット「MOT/Cha」
登録している社員だけが利用できる安全なビジネスチャットを、スマートフォン・Windowsパソコンでご利用いただけます。画像や動画、位置情報などを送受信することができるので、直行の際や訪問時の報告ツールとしても活用できます。
～不動産業界での活用例～
・外出や顧客対応など、電話対応が難しい時間帯にも情報共有が可能です。簡単な連絡はチャットで済ませることで、丁寧な接客と業務効率化を図ることができます。 ・グループチャットで複数人へ効率的な情報共有が可能です。お客様対応中に手が空いている人へヘルプを頼むなど、チームワークよく働くことができます。 ・写真や動画、位置情報も送信できるため、立地動向調査などの情報共有も簡単に行うことができます。
→ビジネスチャットについて詳しく知りたい方はこちら
インターネットFAX
スマートフォン・パソコン上でFAXの送受信が可能です。受信したFAXは自動でPDF化。あらかじめ設定した「メール」または「ビジネスチャット」で共有され、確認することができます。 FAXがデータ化されていることで紛失の心配もなく、日付などで検索することができるので業務を効率的に進めることができます。既存のFAX 機や複合機でもFAXのデータ化は可能でしたが、機器本体は必要になるためリース料などのランニングコストがかかってしまいます。MOTのインターネットFAXでは、FAX専用機器は必要ありません。
～不動産業界での活用例～
・スマートフォン上で送受信が可能。マイソク（物件情報）を自宅でも外出先でも確認することができ、リアルタイムで顧客に提示することも可能です。
・FAX専用機器は一切必要なくなるため、複合機や用紙・インクなどのコストを削減します。FAXを使用しながらも、ペーパーレス化を実現することができます。
→インターネットFAXについて詳しく知りたい方はこちら
勤怠管理
スマートフォンにダウンロードしたアプリと連携させて、出退勤の管理をすることができます。在宅勤務やテレワーク・直行直帰など様々なケースに対応した勤怠管理システムを活用することで、不正な残業報告や過剰な残業を防止することができます。～不動産業界での活用例～
・スマートフォンから打刻が可能です。出張や直行直帰、在宅勤務など勤怠管理が難しいケースに適しています。
・打刻と同時に位置情報を送信することができます。営業所以外で打刻する際の不正防止につながります。
・退勤時間を過ぎた場合にはアラーム警告をしたり、残業時間が規定を越えた社員と上長へメッセージを送信したり、過重労働を防止するための機能も備えています。
→勤怠管理システムについて詳しく知りたい方はこちら
４. 導入されたお客様の声
【不動産】月額1万円の転送費用を削減。FAX複合機も撤廃しコストカット
株式会社三田ホーム様
【不動産】ファーストコンタクトを重視した迅速な対応。お客様の信頼を勝ち取ることに成功
株式会社フォーリース 戸高 浩登 様
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