クラウドPBX

起業時にクラウドPBXをおすすめする理由

起業時にクラウドPBXをおすすめする理由

起業して間もない会社では、優秀な人材の獲得や資金繰りなど、次から次へと課題が生じます。当記事では、毎日時間を取られている「電話対応業務」を効率化するツールをご紹介します。事務作業の負担を少しでも減らし、本来の業務に集中できる環境を整えましょう。

コンテンツの目次
  1. 固定電話は不要?携帯番号で起業するメリット/デメリット
  2. 家庭用電話機とビジネスフォンの違い
  3. ビジネスフォンをお得に利用できる「クラウドPBX」
  4. クラウドPBXを導入されたお客様の声

1. 固定電話は不要?携帯番号で起業するメリット/デメリット

1人1台スマートフォンを持つ現代では、固定電話を設置しない家庭や企業も増えています。プライベートで使っている端末を業務利用すると、新たに回線工事をする必要がなく、また製品の検討負担や費用面の負担を削減することが可能です。

しかし、携帯番号を業務利用している場合には、以下のような課題が生じることもあり、多くの企業は法人登記の段階から固定電話番号を取得しています。特に、起業したてで何の実績もない企業においては、取引先や顧客の信用を失いかねないという点は大きなデメリットといえるでしょう。

~携帯番号を仕事で利用する場合のデメリット~
・取引先や顧客からの信用を得にくい
・信用度合が仕事の獲得や売上に影響する場合もある
・銀行口座開設など、法人の電話番号が必要な手続きができない
・番号を貸している特定の社員が、全ての電話対応を負担することになる
・プライベートがなくなる
・個人情報を公に使用することによるトラブルのリスクがある
・企業規模が大きくなり、固定電話を導入した場合手続きが必要

2. 家庭用電話機とビジネスフォンの違い

多くの企業では固定電話としてビジネスフォンを利用していますが、企業の規模や必要な機能によっては、家庭用電話機でも十分に役割を果たすことができます。

家庭用電話機の特徴

メリット
①安く利用できる
家庭用電話機は家電量販店などでも取り扱っており、安価に購入することができます。

②操作方法が簡単
難しい設定は必要なく、購入したものを電話線と繋げばすぐに利用を開始できます。電話機が故障した場合も、新しいものを繋げばすぐに復旧するため、業者を呼ぶ必要はありません。

デメリット
①電話機の台数分回線が必要
1台の親機に対して1~2台の子機を利用できます。電話機に対し1回線必要であるため、複数の電話機を利用する場合は、台数分の回線が必要です。費用がかさむことに加え、常時利用するわけではないため無駄な費用がかかってしまいます。

②内線が使用できない
同じ部屋の中でも、一方の電話機から別の電話機に架電した場合、外線扱いとなり通話料がかかります。1台に1回線使用しているため、たとえ近くの電話機同士でも外線扱いになってしまうからです。

③取次ぎができない
他の社員宛ての着信に応答することは頻繁にあります。ビジネスフォンでは取次ぎが可能ですが、家庭用電話機では他の電話機に着信を引き継ぐことはできません。電話を替わる際には電話機の近くまで移動する必要があり、非効率的です。

④FAX利用中に電話機を使用できない
1台に1回線を接続している家庭用電話機では、FAXと通話を同時に利用することはできないため注意が必要です。

⑤着信時に電話機から離れた場所にいる場合は気が付かない
親機と子機を合わせても数台しか同一の回線を利用できません。オフィス内に電話機を分散させたとしても、遠くにいる場合には着信に気が付かない可能性があります。

家庭用電話機がおすすめの企業
・社員数が5名以下(目安)
・電話の利用頻度が低い
・全員が同じ部屋にいることが多く、内線通話や取次ぎを使用しない
・とにかく安価に電話機を使用したい

ビジネスフォンの特徴

メリット
①複数の内線・外線を共有できる
ビジネスフォンでは、複数回線を複数の電話機で共有可能です。例えば、5回線を100台のビジネスフォンで共有することもでき、1台に1回線を接続する家庭用電話機と比べると、95回線分の経費を削減します。

②取次ぎができる
着信した電話をほかの電話機へ取り次ぐことが可能です。取次ぎを行う人も取次ぎ先も、自席から移動することなく電話を引き継ぐことができます。

デメリット
①移設、増設が難しい
ビジネスフォンは主装置と電話機で構成されているため、移設や増設をする際には、基盤の入れ替えが必要です。業者に依頼して工事をしなければならず、社員が増え頻繁に増設が必要になった場合など、高額な費用がかかる可能性があります。

②レンタルオフィスやコワーキングスペースでは使用できない
起業したばかりの会社では、オフィスを借りずに自宅やレンタルオフィス・コワーキングスペースを利用する方も多いようです。勝手に回線工事ができない場所であることが多く、設備を整えられない場合もあるようです。

③費用が高い
家庭用電話機と比べると様々な機能がついている分かなり高額です。家電量販店での取り扱いもしていないため、料金比較に手間がかかる場合があります。

ビジネスフォンがおすすめの企業
・社員数が5名以上(目安)
・電話の利用頻度が高く、複数名が同時に使用することもある
・働く場所が複数拠点にあり内線通話の利用頻度が高い
・オフィス移転やスタッフ増減の予定がない

3. ビジネスフォンをお得に利用できる「クラウドPBX」

格安な家庭用電話機と高機能なビジネスフォン、それぞれの利点を兼ね備えた通話サービスが、クラウドPBXです。

クラウドPBXとは

従来のビジネスフォンは社内に主装置(PBX)を設置する必要がありました。クラウドPBXでは、インターネットを通じてPBXを利用するため、専用機器を設置することなくビジネスフォンの機能を使用できます。インターネットがつながる場所であればどこでも使えるうえ、メンテナンスや故障時にはメーカーが対応するため、導入・維持費用を削減することができます。機器の設置や工事が必要ないため、自宅やレンタルオフィス・コワーキングスペースでも使用可能です。
→クラウドPBXについて詳しく知りたい方はこちら クラウドPBX

クラウドPBXの代表的な機能

クラウドPBXの機能を、弊社が提供するクラウドPBX「MOT/TEL」を例にご紹介します。

スマートフォン・パソコンの内線化
従来ビジネスフォンで行っていた機能を、スマートフォンやパソコンで代用できます。アプリをダウンロードするだけで、企業のパソコンやタブレットではもちろん、社員それぞれのプライベート端末でも使用可能です。
(機能例:外線通話・内線通話・転送・グループ着信・通話履歴の表示・スケジュール設定など)

~小規模企業での活用例~
・スマートフォンから企業代表番号での発着信が可能
・自宅でも外出先でも事務所にいるような電話対応
・社員同士の内線料金は0円、取次ぎや転送のコストを削減
・グループ着信で担当者が不在でも応答できる
・回線工事が不要であるため、移転や人数の増減にも柔軟に対応
・アプリをダウンロードするだけで使用できるため、家族やクラウドワーカーに対応を任せることも可能
→スマートフォン内線化について詳しく知りたい方はこちら スマホ内線化

WEB電話帳
社内および部署などにおいて、共有の電話帳を使用することができます。1人が情報を編集すると利用者全員の電話帳が更新されるため、情報の編集・削除など管理にかかる時間を削減します。
また、インターネットが繋がる環境ならどこでも、登録されたお客様の連絡先・所属・役職などを確認可能です。外出先から急な連絡をする場合や、訪問先で確認が必要な場合にも慌てず対応することができます。

~小規模企業での活用例~
・担当者が不在の場合、他の社員が連絡先を把握し引き継ぐことができる
・取引先や顧客の情報を一括管理/検索しやすくなる
→WEB電話帳について詳しく知りたい方はこちら WEB電話帳

CTI(顧客情報表示)
着信時に、着信相手の情報をパソコンなどに素早く表示する機能です。会話よりも先に情報を得られるため、メモを取ろうと慌てることなく電話対応ができます。顧客情報の確認などお客様をお待たせすることがなくなり満足度が向上することに加え、電話を受ける社員の負担が大きく軽減します。疲労の低減・通常業務の中断などによる影響も少なく、業務の効率アップに効果的です。

~小規模企業での活用例~
・相手情報を確認し、応答すべき着信かを判断できる
・自分に必要な着信のみ応答できるため、取次ぎの手間が省ける
・取次ぎ業務を削減し、本来の業務に集中することができる
→CTI(顧客情報表示)について詳しく知りたい方はこちら CTI
電話代行
企業宛ての電話を、御社名で一次受付する電話代行サービスを利用できます。クラウドPBX「MOT/TEL」と連携して内線取次をするため、通話料や転送費用は完全無料です。お客様と電話代行センターとの会話の録音データの確認可能であるため、聞き漏らしや報告ミスが無くなります。さらに、お客様の会話の雰囲気を感じ取れるため、商談やクレームの事前対策にも適しています。

~小規模企業での活用例~
・夜間や休日など、社員が電話対応できない時間帯に代行サービスを利用。電話がつながらないことによるクレームを防止
・電話の取り逃がしによるビジネスチャンスの低減を防ぐ
・電話対応時間を限定することで、小規模企業が陥りがちな過労を防ぐ
→電話代行について詳しく知りたい方はこちら 電話代行・秘書代行利用イメージ

インターネットFAX
スマートフォン・パソコン上でFAXの送受信が可能です。受信したFAXは自動でPDF化、「メール」または「ビジネスチャット」で共有され、確認することができます。FAXがデータ化されていることで紛失の心配もなく、日付などで検索することができるため業務を効率的に進めることができます。
FAX専用機器は一切必要なくなるため、FAX機・複合機のレンタル・リース料金や用紙やインクなどにかかるコストを大幅に削減します。

~小規模企業での活用例~
・送受信全てがインターネット上で完結するため、FAX機・複合機の購入やリース料金、用紙やインク代などのコストを削減
・日常的にパソコンやメールを利用しない取引先や顧客とも連絡が取れる
→インターネットFAXについて詳しく知りたい方はこちら インターネットFAX

ビジネスチャット
登録している社員だけが利用できる安全なビジネスチャットを、スマートフォン・Windowsパソコンでご利用いただけます。画像や動画、位置情報などを送受信でき、直行直帰や訪問時の報告ツールとしても活用できます。

~小規模企業での活用例~
・コミュニケーションツールの導入費用を削減
・簡単な連絡はチャットで行うことにより、電話連絡により集中が途切れるのを防ぐ
・写真や動画・位置情報などを簡単に送受信でき、業務効率を改善する
・グループチャットで一斉に情報発信ができるため、効率的な情報共有ができる
→ビジネスチャットについて詳しく知りたい方はこちら
クラウドPBX「MOT/TEL」では、この他にも全通話録音や自動アナウンスによる対応など、電話対応の悩みを解決する機能を備えています。
→クラウドPBX「MOT/TEL」機能一覧

4. クラウドPBXを導入されたお客様の声

【法律事務所】外出が多い弁護士業務、スマホ内線化で事務員の取次ぎ業務を削減
弁護士法人コスモポリタン法律事務所 弁護士 髙橋喜一 様

【ITベンチャー】移転やテレワーク導入など、働き方を模索中。柔軟性がMOT/TELの魅力
株式企業松尾商店 代表取締役 松尾 修一 様

【サイト運営】起業後まもなく、電話対応の人材が不足。雇う予定だったアルバイトの人件費を削減
株式企業ジェイアイエヌ27 代表取締役 中根 仁 様

【レンタルオフィス】レンタルオフィスから企業番号での発着信が可能に。転送費用を削減
株式企業VIT SYSTEM 代表取締役社長 和田 公彦 様

クラウドPBX「MOT/TEL」に加え、弊社では働き方を変えるツールを幅広く開発しています。
業務改善や働き方改革によって社員が心地よく働ける環境を整えるため、弊社の製品をぜひご活用ください。


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日付: 2021/05/06