小規模運送会社向け スマホ内線化・勤怠管理システムで業務効率を改善
2021年4月13日
若年層のドライバー不足が問題となっている運送業界。その原因のひとつには、業界全体に蔓延している長時間労働があるといいます。社員が心地よく働ける職場にするため、さらには2024年に迫った残業時間の上限規制に対応するため、弊社が提供するMOT製品を活用した業務効率化の方法、実際に導入されたお客様の声をご紹介します。
1. 労働時間が長くなりがち、働き方改革が必要な小規模運送会社
日をまたぎ配達を行うトラック運転手は、拘束時間や労働時間の管理があいまいになり、無意識のうちに長時間労働に陥ってしまう危険性があります。
この傾向は会社の規模が小さいほど強く、特に車両数が10両以下の運送会社では、社員の健康を守り会社を維持するための対策が必要です。（全日本トラック協会「トラック輸送データ集 2019」）
運送業における働き方改革の一環として、2024年から運送業ドライバーの年間残業時間上限を960時間とする規制が設けられることもあり、今から社員の労働時間をしっかりと管理、業務効率化を図る必要があります。
2. 運送業でのMOT製品の活用例
ドライバーのスマートフォンを内線化。業務効率化や経費削減に効果的
クラウドPBX「MOT/TEL」は、ビジネスフォンの機能をスマートフォンで代用できるサービスです。主装置の設置やメンテナンスは必要ないため、内線を増減させる度に必要だった工事費用も不要、低価格でビジネスフォンを利用することができます。
～運送業でのMOT/TEL活用例～
長距離ドライバーとの連絡や、点呼の通信費を無料に
点呼や体調確認など、こまめな連絡が重要な運送業。ほとんどの会社が社用携帯やドライバーへの通信手当を支給していますが、MOT/TELを導入すれば社内通話の料金は全て無料。24時間利用可能であるため、同僚と眠気覚ましに長電話をしてしまった…などのケースでも一切費用はかかりません。
個人のスマートフォンから、会社番号での発着信が可能
アプリをダウンロードすることで、会社番号での発着信が可能になります。携帯番号からの発信でお客様に不信感を与えることもなく、連絡が取れず再配達を行う回数も減少します。携帯番号を知られることによるトラブルや番号伝達の手間を省き、社員の安全と業務効率化を実現します。
社用携帯・通信手当が不要、外線通話の通信費は会社に一括請求
アプリから外線通話を利用した場合、料金は会社に一括請求されます。社員個人のスマートフォンを業務利用し自己負担する事例がなくなり、より心地よく働ける環境を整備することができます。
通話録音で業務連絡の聞き間違い・伝達ミスを防止
全ての通話を自動で録音、インターネット上で確認できるため、業務連絡の聞き間違い防止につながります。点呼や連絡を事務スタッフが記録する際、録音を聞き作業が進められると大変好評です。
→MOT/TELについて詳しく知りたい方はこちら
スマートフォンで打刻できる勤怠管理システム、業務効率化・不正防止にも有効
MOTが提供する勤怠管理システムでは、アプリ上で出退勤の打刻が可能です。時刻とともにGPS情報を送信するため、不正な打刻を防止する効果もあります。
～運送業での勤怠管理システム活用例～
正確な勤務時間の把握
勤務時間が一定ではなく、正確な管理が難しい運送業。スマートフォンからアクセス可能であるため、長距離配達先でも事業所と同じように打刻することができます。タイムカードを押すための移動など、無駄な時間を削減します。
深夜の給与割増時間など、複雑な計算にも対応
帳票や給与計算データを簡単に給与ソフトに取り込むことができます。長距離ドライバーに多い深夜の割増賃金も自動で計算し、事務業務をサポートします。
→勤怠管理システムについて詳しく知りたい方はこちら
自動音声応答（IVR）や電話代行を活用し、運転中の電話取り逃がしを防ぐ
「運転中にお客様から電話がありビジネスチャンスを逃してしまった」、はたまた「重要な電話を待っていて出発できない」など、電話対応が課題となる場面は多く存在します。これらの課題も、電話対応ツールを活用することで解決が可能です。
自動音声応答
自動音声応答（IVR）とは、着信時に「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。〇〇に関するお問い合わせは1を～」などのアナウンスを流す機能です。それぞれの担当者や部署へ直接繋ぎ、取次ぎ業務の負担を軽減することができます。
→自動音声応答（IVR）について詳しく知りたい方はこちら
電話代行・秘書代行サービス
さらに、電話代行・秘書代行のサービスと組み合わせることで、「着信から8秒たっても担当者が応答しない場合、電話代行に転送する」などの柔軟な電話対応が可能になります。MOTが提供する電話代行サービスでは、事務所宛ての電話を御社名で一次受付けすることができるうえ、MOT/TELの内線化機能を使うため転送費用・取次通話料はかかりません。
→電話代行・秘書代行サービスについて詳しく知りたい方はこちら
3. MOT製品を活用されている企業様の声
【運送業】ビジネスフォンよりも安く高品質。携帯支給を廃止しコストを削減
株式会社サイコー 代表取締役 小林 直 様
【中古車販売】外出先でも会社の電話を取りたい！折り返しの手間を省き効率化
株式会社カーチョイス代表取締役 田川 英紀 様
【卸・小売】外出中社員と無料で通話。迅速なお客様対応ができるように
バーガンディ株式会社 代表取締役 金子 賢一 様
このようにMOTでは電話対応業務の効率化・簡略化はもちろん、勤怠管理システムや電話代行サービスなど豊富な連携機能で業務を効率化することができます。導入をご検討の方はご相談ください。