クラウドPBX

校務支援システムとは?機能・メリット・効果的な活用方法

【学校向け】校務支援システムとは?機能・メリット・効果的な活用方法

教員の長時間労働が問題となっている昨今。部活動の簡略化や留守番電話の導入など様々な改革が行われていますが、今多くの自治体が導入に踏み切っているのが、校務を効率的に行うためのシステムです。当記事では、校務支援システムの導入メリットや機能、合わせて使うことでさらなる業務改善を実現する製品をご紹介します。

コンテンツの目次
  1. 校務支援システムとは
  2. 4つの導入メリット
  3. 校務支援システムの一般的な機能
  4. 代表的な校務支援システム
  5. 校務をさらに効率化するMOT製品の紹介

1. 校務支援システムとは

校務支援システムとは、多忙な教員の業務負担と長時間労働を軽減し、児童・生徒に必要な指導を行うための環境を整えることを目的としたツールです。校務情報を集約し、情報共有・再利用することによって効率的かつ効果的に校務処理を行うことができます。
従来、学籍情報や成績管理、健康管理など目的ごとに複数のシステムが導入されていましたが、近年では、全ての情報を一元管理できる「統合型」が主流です。


2. 4つの導入メリット

教員の業務負担を減らし、教育の質的向上を実現

労働時間の短縮や、業務効率の改善を実現します。時間的な余裕が生まれるだけでなく、情報発信・共有を活発に行い教育の質を向上させたり、校務で扱うデータを一元管理・引用できることにより作業負担やミスを軽減させたりする効果があります。
以下の画像では、校務支援システムにより実現できる業務改善を、具体的な例を用いて紹介します。
校務支援システム導入メリット
(文部科学省「校務支援システム導入・運用の手引きICTを活用した教育推進自治体応援事業(WG2・校務支援システム構築に関する調査研究)」をもとに作成)


自治体内での校務の統一化

学校独自の業務方法を採用している場合、同じ自治体であっても異動先で全く馴染みのない方法を覚えなければならないことがほとんどです。こうした教員の負担を減らすために、北海道教育庁や静岡県教育委員会、静岡県志太地区などを中心に自治体内の全校で統一の校務支援システムを導入する動きが広がっています。



校務の情報化によるコスト削減

学校への調査では、校務支援システムを導入できない理由として、予算面の課題が頻繁に挙げられます。しかし、実際には、現在のICT環境や利用するシステムのプランによって状況は異なり、低予算での導入も不可能ではありません。例えば、機器を設置する必要がない「クラウド型」のシステムや、教育委員会や自治体にサーバーを設置し自治体内の全校で利用する「センターサーバー型」では、導入・運用にかかる費用を下げることができます。
また、校務を情報化することで、コスト削減を図ることも可能です。例えば、会議資料をグループウェアから各自がダウンロードした場合、資料配布のために行っていた印刷・ホチキス止め・教員への配布を全て廃止することができ、時間や紙資源を効果的に利用することができます。



情報社会におけるセキュリティ対策

指導要録を厳重保管するように、校務で扱う資料やデータも厳しく管理する必要があります。校務支援システムでは、重要データをセキュリティ対策済のサーバーで保管することができ、また、権限設定を変えることでアクセスできる情報を制限する機能もあります。
災害時の事業継続計画(BCP:Business Continuity Plan)への配慮も必要です。重要な情報を学校に設置したサーバーや紙で保管している場合、学校が火事・地震・水害等の災害に遭った場合、データを滅失する可能性があります。定期的にデータのバックアップを取り、遠隔地に保管する自治体も増えています。

3. 校務支援システムの一般的な機能

一般的な機能としては、学籍系(児童生徒の基本情報を管理)、教務系(出欠管理/成績処理/時数管理等)、保険系(健康診断結果管理、保健管理等)、業務支援コミュニケーション系・学校事務系(グループウェア等)などの機能があります。教員の幅広い業務に対応した機能を備えています。
以下の画像では、校務支援システムの機能を児童生徒の情報管理、教員間での情報共有、学校運営に関わる情報管理の3つに分け、具体的な機能を紹介しています。
校務支援システム機能
(文部科学省「校務支援システム導入・運用の手引きICTを活用した教育推進自治体応援事業(WG2・校務支援システム構築に関する調査研究)」をもとに作成)

4. 代表的な校務支援システム

教員と共同で開発。本当に使いたい機能だけを搭載したシンプルな仕組み
株式会社ミライム「ミライム」(グループウェア)

校務支援システム開発約30年の実績!優れた処理性能と操作性が魅力
スズキ教育ソフト「スズキ校務シリーズ」(校務支援システム)

オプション機能やリーズナブルな「コンパクト版」など、幅広いニーズに対応
ウチダエスコ株式会社「スコーレV3」(校務支援システム)

5. 校務をさらに効率化するMOT製品の紹介

ここからは、校務支援システムと組み合わせることで、さらなる校務効率化を期待できる製品をご紹介します。校務支援システムのみでは解決できない課題も、弊社が提供するMOT製品により解決することができます。

顔認証システム+ゲートでセキュリティを強化

生徒、学校関係者だけが通過できる顔認証システム、セキュリティゲートにより安全性を高めます。勤怠、出席管理とも連動しているため、点呼や出勤簿をつける必要がなくなります。
顔認証システム+ゲート →顔認証システム+ゲートのメリットを詳しく知りたい方はこちら

スマホ内線化・自動音声応答で、電話対応業務を効率化

クラウドPBX「MOT/TEL」は、ビジネスフォンの機能をスマートフォンやパソコンで代用できるサービスです。アプリをダウンロードすることで、個人のスマートフォンから学校の電話番号での発着信が可能になります。
また、自動アナウンスにより着信相手を指定する自動音声応答(IVR)を活用することで、取次ぎ業務の削減や間違い電話/迷惑電話を削減することができます。
自動音声応答(IVR)利用イメージ →学校での効率的な電話対応方法について詳しく知りたい方はこちら

自宅から学校のパソコンにリモートアクセス、高度なセキュリティ対策で安心

リモートアクセスツール「VALTEC SWAN」は、個人のパソコンから学校内のパソコンやソフトにリモートアクセスするためのシステムです。アクセス管理や高度なセキュリティ設定により、校内でしかログインできないデータやソフトを安全に操作できます。端末へのデータ保存や情報漏えいを防ぐため、教員の働き方の可能性を広げるツールです。
リモートアクセス使用イメージ
→リモートアクセス「VALTEC SWAN」について詳しく知りたい方はこちら


この他にも、弊社では教育現場の働き方を変えるICTツールを幅広く開発しています。

定時帰宅を促す勤怠管理システムや、スマホ1台で予約・解錠ができる施設予約システムなど、毎日の業務に密接に関わるサービスです。 全てのメーカーに対応したITトラブルサポートも行っているため、導入にあたり専門知識を身に着ける必要もありません。

下記ページでは、弊社製品を活用した教育現場の働き方改革をご紹介します。
教員が本来すべき児童・生徒とのコミュニケーションに集中できる環境を整えるために、弊社製品をぜひご活用ください。
→バルテック製品を活用した教育現場の働き方改革について

参考

文部科学省「校務支援システム導入・運用の手引きICTを活用した教育推進自治体応援事業(WG2・校務支援システム構築に関する調査研究)」

文部科学省「統合型校務支援システムの共同調達・共同利用ガイドブック~令和元年度統合型校務支援システム導入実証研究事業~」


クラウドPBX「MOT/TEL」の詳細はこちら
校務支援クラウド電話システムはこちら


日付: 2021/04/14