保育園・幼稚園の事務作業を効率化するICTツール｜メリット・デメリットと事例を解説
保育現場でのICTツールの活用が進んでいます。事務作業を効率化することで多忙な保育士の負担を軽減、保育の質を向上・保育士のプライベートの時間を確保できることから、活用が広まっています。
当記事では、保育園・幼稚園で活用されるICTツールのメリット・デメリットと導入事例、業務効率化を推進するシステムをご紹介します。
１. 保育園・幼稚園で活用されるICTツール
労働人口減少や働き方改革の影響により、教育・保育現場でのICTツールの活用が進んでいます。主に事務作業を効率化することにより、多忙な保育士の業務負担を軽減。長時間労働や休憩が取れないという事態に陥りがちな保育士をサポートしたり、保育に集中する時間を確保したりする目的で活用されています。
２. 導入のメリット
メリット① 保育士・職員の業務効率化
ICTツール導入の一番のメリットは、保育士や職員の業務を効率化できることです。登降園時刻の記録など日々の業務から、指導要録や自治体への提出書類などの事務作業まで様々な業務を効率的に行うことが可能です。～保育士の業務効率化具体例～
・スマートフォンで勤怠打刻ができる
・登降園時刻の記録を自動化できる
・日誌や連絡帳の記録をシステム上で行える
・降園後に行っていた事務作業をスキマ時間で取り組める
～保育園・事務員の業務効率化具体例～
・登降園時刻の記録もとに、保育料や延長保育料を自動で算出・請求できる
・指導要録や自治体への提出書類などを簡単に作成できる
・園児のデータや保育士のシフトなど、紙媒体で保管・探していた情報に簡単にアクセスできる
メリット② 保護者のメリット
仕事と育児の両立に多忙な日々を過ごす保護者にとっても、ICTツールの導入は多くのメリットがあります。特に、欠席・遅刻などの連絡ができる、スマートフォンで園からのお知らせを受け取れる機能は、通勤や仕事の休憩時間などスキマ時間を有効活用できることから活用されています。
～具体例～
・欠席、遅刻、早退、保育時間の延長などの連絡をアプリやチャットで行える
・紙媒体でのおたよりを廃止、情報を確実に受け取れるうえ管理しやすく
・災害時や不審者情報など、緊急連絡も素早く受け取れるため安心感がある
メリット③ 残業を減らし保育の質を向上、職員のプライベートも十分に確保
職員の事務業務を効率化することで、残業を減らし働き方改革を促進。保育に集中する時間を確保し質の向上に努めることが可能です。また、労働環境を改善することで職員がプライベートを充実させる時間を確保。長く働きたいと思われる労働環境を実現します。
メリット④ 職員間・保護者とのコミュニケーションを効率化
職員間での情報共有や保護者へのお知らせをシステム上で行うことで、情報の伝達漏れや間違いを減らすことが可能です。紙のおたよりを廃止することで、ペーパーレス化・コスト削減にもつながります。また、欠席や遅刻の連絡もシステム上で受けられるため、朝の忙しい時間帯に電話対応を行う手間を省きます。
メリット⑤ ランニングコストの削減
手書きで記入・紙媒体で保管していた日誌なども、システム上で記入・管理することが可能です。ペーパーレス化を推進、印刷コストの削減にもつながります。また、職員の業務を効率化できるため、残業を減らし人件費の削減にも効果的です。
メリット⑥ ペーパーレス化による個人情報漏えいの防止
夜間の窃盗被害が多い幼稚園・保育園では、園内での個人情報の管理にも注意が必要です。狙われやすい職員室で個人情報をアナログ管理していると、園児や保護者の個人情報が盗まれ悪用される危険性があります。情報をクラウド上で管理することでペーパーレス化を実現します。３. デメリット
デメリット① 初期投資がかかる
インターネット環境やパソコン・タブレットなど、ICTツールを利用するための環境を整える必要があります。特に、「スキマ時間に事務作業ができる」というICTツールの利点を活かすためには、園内全体でインターネット環境を整える必要があります。パソコンを1人一台用意する意義が見いだせないという園には、クラウド上で情報の共有・管理を行うサービスが便利です。一台のパソコンを共同で利用していても、ログインするアカウントを変えることでユーザーごとに情報の管理やチャットの利用が可能です。
また、国や自治体が行っているICTツール活用に向けた補助金・助成金の制度を調べてみましょう。初期投資の負担を抑え、導入ハードルを下げられる可能性があります。
デメリット② マニュアル整備や万が一のトラブル対応が難しい
システムを効果的に使いこなすために、運用ルールやマニュアルの整備を行う必要があります。個人情報の漏えいなど運用時に注意しなければならない点もあり、システムの機能を理解したうえでのルール作成・マニュアル整備は手間がかかります。システム導入時には、他の園での活用事例やルールをよくヒアリングしルール作成を行いましょう。
また、園内にITに詳しい担当者がいない場合、端末やインターネットのトラブルなどイレギュラーな対応ができない可能性があります。万が一の事態に備えて、導入後にも継続的にサポートを受けられるサービスを探してみましょう。
デメリット③ 保護者からの理解・協力を得る必要がある
職員はもちろん、保護者への事前連絡や活用方法のレクチャーも重要です。1人一台スマートフォンが普及している時代ではありますが、従来の連絡手段を変えることに抵抗を感じる保護者ももちろんいるでしょう。しかし、保護者の協力がなければ業務効率化は実現できません。ツールを導入する目的や保護者にとってもメリットがあることを事前に説明し、必要な保護者には使い方をレクチャーするなど対応を行いましょう。
４. 幼稚園でのICTツール活用事例
埼玉県が令和2年9月に発行した「ICT化で！幼稚園大革命～園務改善のためのICT化事例集～」では、実際にICTツールを導入した幼稚園の声が紹介されています。銀鈴幼稚園｜登降園時刻を自動化、時間とお金の管理をスムーズに
■導入のきっかけ預かり保育の利用者が増えるにつれて、利用時間や料金の管理に苦心していました。
先生方も、預かり保育をしながら日誌に利用時間を記録するなど、気を遣う事務作業が多くシステム導入を決心しました。
■導入した成果
時間の管理から利用料の計算、明細の抽出・請求までシステム一つで行えるので、手作業でやっていた頃とは比べものにならないほど時間とお金の管理がスムーズになりました。
また、現場の教員は、これまで時間を日誌に記録する作業や保護者とのやり取りに苦労していましたが、システムによって子どもたちの保育により力を注げるようになりました。
導入に向けて、業者から直接話を聞きシステムに対する知識を深めたことで、園に適したシステムを導入できました。
愛隣幼稚園｜登降園時刻をアプリで管理、補助金申請業務を効率化
■導入のきっかけツールを導入したのは平成30年度です。市が翌年度の4月から一時預かり事業(幼稚園型Ⅰ)を開始、10月からは無償化制度を開始するタイミングでした。
特に預かり保育に関して、行政への補助金申請事務が煩雑になることが予想されたため、最も重要な「園児の登降園の時間」をアプリで管理し事務業務を簡素化することを決めました。
■導入した成果
アプリで管理している登降園の記録をもとに、市への提出書類を作成しています。
記録を応用して、預かり保育利用料の請求額の内訳も各ご家庭へお渡しできるようになりました。預かり保育を利用するご家庭は多く、アプリのおかげで集計ミスを防ぐことができ助かっています。
大袋幼稚園｜手書きで行っていた指導要録への情報蓄積・作成を効率化
■導入のきっかけ指導要録の作成を手書きで行っており、時間がかかっていたことがきっかけです。
■導入した成果
システムを導入したことにより、年度末の指導要録作成に向けて園児の日々のエピソードを蓄積できるようになりました。いくつかのテーマに分けて入力しているため、文脈に応じたエピソードを探しやすく便利です。これまではノートのメモからエピソードを探していたため、とても効率が良くなりました。
５. 業務効率化×セキュリティ強化を実現するVALTECのサービス
VALTECでは、業務効率化×セキュリティを強化するシステムを多数取り揃えています。ICTツールを一括で導入、問い合わせへのサポートも全てVALTECが行うため、管理の手間を大幅に削減することが可能です。シフト管理システム「MOT/SHIFT」
機能① シフト作成・管理サポート
スタッフの希望をもとにシフトを自動で作成。管理者は確認・微調整するだけでシフトが完成します。さらに、シフト提出期限をメッセージで自動リマインド。管理者の連絡・調整の負担を軽減します。スタッフはクラウド上でシフト確認・変更の要請が可能です。シフトを転記する手間を省き、ヒューマンエラーを防止します。
機能② ひと目で分かる管理画面
スタッフ別・役割別の2パターンでシフト表を表示。スタッフ別の表示では、スタッフそれぞれの雇用形態や労働時間、休憩のタイミングがひと目で分かるように。「社内ルールを満たしているかを簡単にチェックすることができます。機能③ 園ごとに適した細かい設定が可能
業態や幼稚園・保育園ごとに、適した設定を加えることが可能です。給与計算ルールや実際の労働環境に即した細かい設定を加えることができます。
機能④ QRコード認証による打刻
事務員の負担を大きくしている「勤怠管理」業務も、シフト管理システムの導入により効率化することが可能です。園に設置されたQRコードリーダーにスマホで表示したQRコードをかざして打刻。簡単な操作で打刻できるため導入しやすく、なりすましなど不正な打刻を防止する効果もあります。
機能⑤ チャット機能
チャット画面シフト希望の変更や緊急時の連絡に、チャット機能をご利用いただけます。忙しい時間を気にせず連絡ができるため、シフト変更の連絡など重要事項の連絡漏れを防止します。システム内で使えるアカウントであり、プライベート用のチャットアカウントを教えることに抵抗がある人も安心して利用可能です。
機能⑥変形労働時間制に対応
変形労働時間は一定期間（1年・1ヵ月など）の間で週平均で40時間になるように調整すれば労働時間を調整できる制度です。役割りごと、早番・中盤・遅番などの時間帯毎に職員の勤務時間をシステム上であらかじめ設定できます。季節のイベントなどの繁忙期などでどうしても残業が必要になる場合も、手元のスマホから残業申請、承認。残業代も自動で割り増しの計算をおこないます。
雇用契約の電子契約対応
VALTECの電子契約「DX-Sign」は、保育園・幼稚園の雇用契約書の電子化や雇用契約業務の効率化ができる電子契約サービスです。保育士の契約者は登録やソフトのインストールなどが不要で、メールで送付される契約書を確認・合意していただくだけで完了するため保育士の更新が多い保育園・幼稚園に最適です。 いままでアナログで行っていた書類の印刷や、ファイリング、郵送などの手間も大幅に削減することができます。
機能① WEB会議機能
画面上で記載についてその場で解説できる「WEB会議機能」も搭載。契約書の記入項目など説明しながら進めることも可能です。契約締結時には合意締結証明書が自動で送信されます。
機能② 操作ログ・履歴取得
いつ、誰が何をしたか、どの契約書、書類に対してか、詳細なログを残します。 不正防止や誤送信対策にもつながります。
機能③ 契約文書管理
保育士の雇用契約書だけでなく、同意書・申込書・注文書などの文書も管理できます。契約締結日、開始日、自動更新の有無などを設定。過去の契約締結状況をすぐに検索できます
監視カメラ「VSSⅢ （VALTEC Safety System）」
入退室管理、映像監視、センサー監視のそれぞれの特徴と機能を併せ持つ自主防犯型システムです。
機能① 入退室管理システム
最大10枚のドアで入退室を一元管理。リーダ部と制御部をペアとしたシンプル構成により、ドア1枚からの設置が可能で、経済的なシステム構築を実現します。ICチップ搭載カードにて入退室管理を行い、VSSⅢ本体との接続で入退室履歴の確認が可能です。
機能② 映像録画と動体検知
ネットワークカメラからVSSⅢ本体への映像録画が可能。通常録画からスケジュール録画などができ、また「動体検知」機能を使えば、予め範囲指定した箇所に動きがあった場合に録画を開始します、画像を携帯端末等にメール通知することも可能です。
機能③ カメラ操作と遠隔操作
対応カメラの動作範囲にて、パン（左右）・チルト（上下）・ズーム操作ができます。インターネットに繋がる環境があれば、遠隔地からも映像確認・カメラ操作・録画検索が可能であり、距離を感じることなく映像監視が可能です。
機能④ センサー検知と警報・通知
センサーが動体を検知すると、侵入警報とカメラを自動操作。パッシブ、マグネット、赤外線センサーなどの外部センサー検知時に、監視カメラを指定の箇所へ自動で動かすことができます。また警報ブザーなどの威嚇装置を使って退散させる、電話回線などを使って管理者に侵入を知らせることができます。
登降園の打刻・保護者の認証が可能な顔認証システム
機能① 約1秒で高速認識・複数人の同時認証も可能約１秒での高速認識が可能なAI顔認証システム。セキュリティゲートと組み合わせ、安全な入退室管理を実現します。認証されていない人間の「共連れ」を防止し、不審な人物の侵入を防ぎます。
機能② 園児の登園・降園時間を自動で記録
登園・降園時刻と温度を自動記録。登園日数や延長保育の時間を管理したり、園児の体調を管理したりする際に役立ちます。記録はクラウド上で保管されるため、管理者は園内ではもちろん、自宅や本部からも記録にアクセスすることができます。
機能③ 送迎時の保護者認証により部外者の立ち入りを防止
普段は施錠されている幼稚園・保育園も、園児の送迎の時間には多くの人が出入りします。門からの不審者の侵入や、迎えに来た身内のふりをして園児を連れ去る「なりすまし」を防ぐため、多くの施設で指定の保護者証明カードを持参、ID・パスワードの設定、ICカードの配布、保護者・親族の顔写真と連絡先を提出、親以外の送迎は事前連絡などの対策が行われています。しかし、証明カードを忘れた保護者との間でトラブルが起きたり、保護者側も１枚のカードを家族間で共有する面倒を感じたりと課題が生まれています。顔認証システムの活用により、保護者カードの紛失やなりすましなど様々なトラブルを防止することが可能です。
機能④ 温度をリアルタイムで測定・表示
顔認証と同時に検温を実施、温度をリアルタイムで表示します。マスク着用時（非着用時）も本人を認識できる上、着用していない場合には音声アラートで警告します。入場ゲートと組み合わせ、37.6℃以上であればゲートを開かないなどの設定も可能であり、幼稚園・保育園での感染症拡大を防止します。
６. 参考サイト
・一般社団法人クラウド産業協会「幼稚園・保育園ICTシステムの比較9選。導入成功の秘訣や4つの注意点」▲