~ 保育士の雇用契約が正確・スピーディに ~
保育園・幼稚園向け電子契約
雇用契約書の電子化で管理の効率化
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紙ベースの雇用契約書は当然、印刷・製本・押印・郵送などの作業が必要になります。
さらに、内容にミスがあれば差し戻しをしなければならずさらに工数がかかります。
現場作業が多い保育園・幼稚園にとって、少しでもデスクワークを削減できれば円滑な業務遂行が可能になるでしょう。
保育士の雇用がたとえバイトであっても、労働基準法第15条により労働条件の明示義務があるため、雇用契約書などの書類交付が必要であり、経営においてもトラブルの回避として有効です。
しかし、雇用契約締結業務に多くの時間がさかれるため、雇用契約書を取り交わしていないところこも多いのが現状です。
保育業の派遣社員の雇用の際は、派遣契約の締結後数カ月から６カ月ほどで契約の更新が必要になります。
そうした際にExcelなどで複数社員で管理していると、有期雇用している保育士の契約更新時期の更新漏れが発生すして大きなトラブルに発展してしまう可能性があります。
電電子契約なら、保育士が同意した契約書がシステムに保管され、契約状況や修正による再契約の作成などが容易になります。
電子契約なら複数名に一括で送信が可能。宛先のインポートも出来るので契約締結業務の工数を削減できます。
締結した契約は電子契約サービスで管理可能。契約更新時期に自動でアラート通知してくれるので更新漏れを防止できます。
保育士の契約者は登録やソフトのインストールなど不要。メールで送付される契約書を確認・合意していただくだけです。 WEB会議機能も搭載しているので契約書の記入項目など説明しながら進めることも可能です。契約締結時には合意締結証明書が自動で送信されます。
STEP 1
契約書の登録
STEP 2
電子署名
STEP 3
契約締結
保育園・幼稚園では、紙の雇用契約書を作成・印刷・封入して郵送し、返送された書類を期間毎にファイリングして保管、保育士との更新時期はExcel等で管理をするなど様々な工数がかかっていました。
電子契約システムを利用することで、契約書の作成や修正、管理が大幅に効率化されます。
手作業で契約書を作成する必要がなくなり、必要な項目を埋めることで自動的に作成したり、修正したりすることができます。
また、契約書の保存・管理についても、紙の契約書よりも簡単かつ安全に行うことができます。
紙の雇用契約書では作成・印刷・封入・郵送や返送された書類を保育園・幼稚園や期間毎にファイリングして保管し、更新時期はExcelなどで管理と様々な工数があり少人数で対応は難しいです。
電子契約なら印刷・封入・郵送がなく、契約締結後は電子契約サービスで作成したフォルダで管理できます。更新時期も自動で通知してくれるので雇用契約に関する工数が減り少人数で対応が可能です。
電子契約システムを導入することで、契約書が電子化されるので紙や印刷する費用がなくなります。
また保管管理する作業工数や場所も省けます。
紙の使用量が減少するので、環境負荷を軽減することができます。
電子契約時に記載項目などを説明できるビデオ(WEB)会議機能が利用できます。
近日リリース予定
いつ、誰が何をしたか、どの契約書、書類に対してか、詳細なログを残します。 不正防止や誤送信対策にもつながります。
保育士の雇用契約書だけでなく、同意書・申込書・注文書などの文書も管理できます。契約締結日、開始日、自動更新の有無などを設定。過去の契約締結状況をすぐに検索できます。
メンバーが所属するグループやグループに紐づいたフォルダ（キャビネット）を作成し、閲覧権限も自由に設定できます。
契約書など書類のテンプレートを作成しておき、呼び出すことで送信までにかける時間を短縮します。承認者もテンプレート化しておくことができます。
事務員が作成した電子契約を雇用予定者へ送信する前に別の場所にいる職員がチェックするなど、ワークフローに合わせた柔軟な設定が可能です。書類ごとの設定が自由にできるため、相手先や内容により、柔軟に設定できるようになっています。
電子契約サービスDX-Signでは、ユーザー数1名・毎月の電子契約送信件数5件まで無料でご利用頂けます。
有料プランではユーザー数・送信件数無制限でご利用頂けます。
| 送信件数 | 月額費用 |
|---|---|
| 5件/月 | 無料 |
| 無制限 | ¥8,800（税込み） |
※有料プランでは、電子契約（電子署名・タイムスタンプ・合意締結証明書）など基本機能の他、IPアドレス制限や電話によるサポート・固定ワークフロー設定などがご利用頂けます
令和3年3月、東京都委託調査の資料では「シフト作成業務」が保育園の業務を圧迫し、ICT化が求められている現状がわかります。
■集約化無しの施設が有りの施設よりも業務量が特に多い業務
職員採用活動・勤務シフト作成/更新・備品/消耗品の発注/在庫管理
■ICT活用ニーズが高いと想定される業務
勤務シフト作成・更新・日次の連絡絡（施設から発信するもの）・日次以外の情報発信・遅刻/休み延長等の受付/記録/引継』
※東京都(調査実施は日本総合研究所)「保育事業者の事務負担軽減等に関する調査・分析報告書」17ページより
MOT勤怠管理は、スマホで簡単に出退勤の打刻やシフト希望の提出ができるクラウド勤怠管理です。
タイムカードやExcelからの転記作業不要で、保育士の雇用形態や時給・残業時間など教育業ではありがちな複雑な労働時間を自動で集計可能です。
保育士の採用管理の効率化・備品の資産管理も可能な人事・総務システム「MOT/HG」が最適です。
雇用契約書の電子化において、人事総務システム「MOT/HG」と併用することにより、採用応募の人事データを取り込んで電子雇用契約へ。
そのデータをもとに社労士へ依頼できます。
応募フォームのデータを利用して、書類選考から面接の日程調整、内定・辞退を管理するクラウドシステム。 担当者のタスク受け渡しはアラートで通知して、採用者は雇用契約書を電子契約で取り交わします。
雇用の際に必須となる社会保険、雇用保険、労災保険への加入と手続きを、外部の社会保険労務士へ依頼している場合、データを社労士と連携することができます。社労士専用のアカウントが発行され、安全にデータを受け渡します。数名程度の保育士であれば、なんとか自社内での手続きも可能ではありますが従業員が増えていくにつれて負担も大きくなります。
