電子契約の導入を検討中の方必見!電子契約を始める時のポイントを解説

業務の効率化やコスト削減といった様々なメリットから注目されている電子契約。
興味があっても、導入の手順が分からない、どのサービスを利用すればよいかわからない等、なかなか導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
この記事では、電子契約を始める時のポイントや実際の電子契約画面を使った説明をしていますので、電子契約の導入に関心がある方には、ぜひ参考にしてください。

 

コンテンツの目次
  1. まずは最初に電子化する契約書を決めましょう
  2. 電子契約の利用が多い契約書一覧
  3. 電子契約における書類送信から契約締結までの流れ
  4. バルテックの電子契約は無料プランから始められます

最初に電子化する契約書を決めましょう

電子契約を導入するにあたって、まずは最初に電子化する契約書を決めましょう。
全ての契約書を電子化することが最終目標になりますが、いきなり全ての契約書を電子化すると社員が混乱する可能性が高いので、少しずつ段階的に電子化する契約書を増やしていきましょう。
いきなり全ての契約書を電子化しても「紙の契約の方が慣れていてやりやすい」と社員が感じてしまうと、電子契約が定着しなくなってしまいます。

電子契約を定着させるには、雇用契約書などの定型的な契約書売買契約書などの使用頻度の高い契約書から徐々に電子化していくことがおすすめです。
定型的な契約書から始めることで電子契約の操作に慣れていけるので、ゆくゆくは重要な契約書でもスムーズに電子化できるようになります。また使用頻度の高い契約書から電子化することで、契約担当者が「電子契約の方が契約の手間が省ける」ことを実感でき電子契約の定着につながります。

電子契約の利用が多い契約書一覧

当社のお客様で電子署名の利用が多い契約書の一覧です。太字にしている書類は電子契約サービス導入時に最初に電子化されることの多い書類となります。導入を検討される際の参考にしてください。

人事・労務関連書類
雇用契約書入社誓約書同意書派遣基本契約書

営業・販売・管理関連書類
取引基本契約書・秘密保持契約書・売買契約書請負契約書・代理店契約書・注文書請書保守契約書・請求書、領収書・見積書・業務委託契約書・特約店契約書



電子契約における書類送信から契約締結までの流れ

ここからは実際の電子契約サービスの画面より、契約書類の送信から契約締結までの流れと操作方法をご紹介します。

1:契約書類をアップロード

契約書を送る方の操作

事前に送信する契約書をPDFファイルにて用意します。

電子契約サービスに「 ログイン 」して「新規書類の送信」をクリック。
次に送信する契約書類(PDFファイル)を選択してアップロードします。 契約書類をアップロード ※繰り返し使用する書類はテンプレートから選択もできます。

2:契約書類のタイトル入力

契約書類のタイトルの設定を行います。最初に選択したPDFファイルのファイル名がデフォルトで入ります。必要に応じて変更可能です。

3:契約書類の送付先設定

契約書類の送付先を設定します。「署名者の追加」をクリックしますと入力画面がポップアップされますので氏名とメールアドレスを入力します。
※署名者とは紙での契約における押印にあたる電子署名を施す方となります。

4:送信内容の確認

最後に送信するタイトル、ファイル名、送信者・送付先(署名者)を確認します。
確認が完了したら「送信する」を押すと送付先に向けてメールで配信されます。これで契約書の送付は完了です。

5:契約書類を受け取り、確認・同意をする手順

ここからは契約書を受け取る方の操作

送信者により設定された「署名者」のメールアドレス宛に、DX Signから確認依頼の通知メールが届きますので「書類を確認する」をクリックします。 契約書類を受け取り、確認・同意をする手順

6:契約書類の内容を確認します

「利用規約に同意して契約を確認する」をクリックすると送付された契約書が表示され契約内容が確認できます。
内容を確認して同意する場合は、画面下部の「確認」をクリックします。
契約書類の内容を確認 書類合意への確認BOXがポップアップされ「同意して確認を完了する」をクリックすると契約の締結が完了となります。 「同意して確認を完了する」=「電子署名する」=「紙の契約の場合の押印する」と同じ意味となります。 契約書類の内容を確認

7:契約締結完了

契約の締結が完了すると「書類の合意締結が完了いたしました。」とメールが届きます。メールには「契約書」と「合意締結証明書」が添付されています。 契約締結完了 これで電子契約システムを使った契約が締結されました。
バルテックの電子契約サービスはシンプルな操作性ですので、はじめて電子契約に触れる方にとても使いやすくなっています。

バルテックの電子契約は無料プランから始められます

いかがでしたか?
電子契約の導入は難しいものではありません。まず電子化する書類を決めて電子契約を導入してみましょう。必ず業務の効率化やコスト削減を実感してもらえるはずです。
バルテックの電子契約サービスは初期費用0円・月額0円で月5件まで契約書を送信できるFreeプランをご用意しています。
電子契約の導入を検討されている方は、是非お問い合わせください。お客様の新しい契約手続の運用構築のお手伝いをいたします。

 

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日付: 2022/10/24
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