不動産取引で電子契約は使用できない？法改正の内容と注意点を解説
アナログ文化が根強く残る不動産業界。法改正やオンラインサービスの活用増加により、少しずつDXが推進されています。本記事では、不動産業界における電子契約サービスの活用メリット・デメリット、初期費用0円で導入できる電子契約サービスをご紹介します。
１. 電子契約とは？
電子契約とは、電子的に作成した契約書をインターネットなどの通信回線を用いて契約の相手方へ開示し、契約内容の合意の意思表示として、契約当事者の電子データ（電子署名・タイムスタンプ等）を付与することにより契約の締結を行うことです。電子契約は、法律上も認められている契約方法で、書面による契約と同様の証拠力が認められます。
書面契約との違い・メリット/デメリットはこちらの記事をご覧ください。
２. 不動産業界におけるデジタル化の流れ
活用が進むデジタルツール
① IT重説
IT重説とは、ITを活用した重要事項説明のこと。重要事項説明とは、宅建士が物件の借主に対し、契約前に契約上の重要事項について対面で説明することを指します。説明内容を記した重説書をインターネット上で共有し、オンラインで行う説明を「IT重説」と呼び、2017年より運用が開始されました。
② オンライン内見
コロナ禍でより一般的になった「オンライン内見」。不動産会社のスタッフのみが物件に足を運び、ビデオ通話等を通じて物件の紹介をする方法です。感染症対策はもちろん、仕事や学校の合間を縫って物件の見学ができることから活用が進みました。
③ 物件管理のデジタル化サービス
アナログ文化が根強く残る不動産業界。現在でも顧客情報や物件情報を紙媒体やExcelを用いて管理している会社も多くあります。印刷・ファイリングし、書棚に並べている大量の書類を、オンライン上で管理できるサービスの普及が進んでいます。
電子契約に関する法改正、不動産取引の完全電子化が実現
不動産取引の電子契約の全面解禁は2022年5月から。デジタル改革関連法の施工により宅地建物取引業法が改正され、契約時の押印が廃止。売買契約における重要事項説明書・契約書の電子署名での交付が可能になりました。
これにより下記の書類のデジタル化が認められ、不動産取引の完全な電子化が実現しました。
・ 媒介契約書
・ 重要事項説明書
・ 賃貸借契約書
・ 売買契約書
・ 定期借地権設定契約書
・ 定期建物賃貸借契約書
３. 電子契約の導入メリット
メリット① 契約業務の効率化
紙媒体で契約を行う場合、対面または郵送どちらかの方法をとる必要がありました。上京・引っ越し時の賃貸契約など、不動産会社に赴くことが難しい場合には郵送での契約も可能でしたが、書類のやりとりに時間がかかる、書類ミスが発生するなど課題が生じていました。契約を電子化することにより、メールやチャットで契約書を送付するだけで契約締結が可能です。コロナ禍でオンライン通話サービスも発達したことから、対面時と変わらない作業効率を実現できます。
メリット② コスト削減
土地や建物の売買など、金額の大きな契約書における印紙税は負担になることも。電子契約は印紙税の課税対象とはならないため、印紙代を削減することが可能です。クラウド上ですべて完結するため、レターパックなどの郵送代や、印刷代・インク代など諸経費も削減可能です。
メリット③ コンプライアンス強化
電子契約により合意締結された書類はクラウドサーバ上で管理され、所定の検索機能により管理する事が可能となります。契約の更新漏れ、そもそも締結が完了していなかった、といった事態を防ぐ事ができます。メリット④ 管理業務のコスト削減・ペーパーレス化も
オフィスや店舗の一面に、ファイリングされた大量の書類を保管している不動産会社も多いのではないでしょうか。保管場所の確保はもちろん、必要書類を探したり整理したりする手間がかかります。電子契約書類はサーバ上で保管されるため、ファイリングや書棚ごとのリスト作成など保管業務は不要です。従来管理に費やしていた時間やスペースを、より重要な業務に充てることが可能です。
４. デメリット
デメリット① 電子契約が認められない契約書も存在する
現時点で電子契約が認められていない契約も存在します。特に、法令上で「書面」という文言があり、紙での作成が指定されている場合、電子契約は認められません。他にも、下記のような契約の電子化は認められていないため注意が必要です。・公正証書を要求しているもの（公正証書は公証人の面前で作成されなければならない）
・取引が対面で行われる等、電子での取引が行われないもの（質屋営業法等）
・国際条約に基づくもの（国際海上物品運送法等）
・契約を巡るトラブルが多発している等、書面での署名や押印の代替が困難なもの（貸金業規制法、商品取引所法等、消費者を守るため）
現在は電子契約が認められていないものの、社会のデジタル化に合わせた法改正が急速に進められています。電子契約の可否は状況により異なるため、最新の情報を調べてみましょう。
デメリット② サイバー攻撃などによるデータの改ざん・盗難
電子契約書類を管理しているサーバがサイバー攻撃を受けると、データの改ざんや破損・盗難のリスクがあります。不動産業界では高額な取引も多く、個人情報も取り扱うためより一層の注意が必要です。しかし、これは電子契約に限った話ではなく、個人情報の漏えいなど企業のセキュリティ全般に対するリスクです。現代では全ての企業が厳重なセキュリティ対策を求められています。電子契約の導入有無に関わらず、日頃から高いレベルのセキュリティを維持することが重要です。
電子契約サービスを検討する際には、以下のようなセキュリティ対策が施されているか確認の上契約しましょう。
・ログイン時の多要素認証
・社員・役職ごとにアクセスできる範囲を制限できるか
・タイムスタンプ
・電子印鑑・電子署名の活用
・改訂内容・修正者・日時の履歴管理
デメリット③ コストがかかる
新たなシステムの導入には費用がかかります。電子契約サービスの費用形態としては、固定の月額費用+契約1件あたりの費用がひと月あたりの費用となるケースが多いようです。企業規模や送信件数、使える機能に応じた複数のプランを設けているサービスも多くあるため、自社が使用する予定の件数・機能を考慮したうえでサービスを導入する必要があります。
デメリット④ 契約相手から理解を得る必要がある
電子契約を導入する場合、契約相手から理解を得る必要があります。認知度は上がっているものの実際に導入している企業は少なく、一般的にはなじみがないものでしょう。電子契約に関する知識がない場合は、電子契約への変更に関する同意を得ること、実際の契約方法などを案内する必要があります。
デメリット⑤ 社内の業務フローを変更・周知する必要がある
社員からも理解を得て、業務フローを変更する必要があります。紙媒体・印鑑を用いた契約方法に慣れていた社員は、心理的に抵抗があったり、慣れるまで「業務が楽になった」と思えなかったりする可能性があります。導入後の管理・運用体制を事前に決めておく、社員への目的・メリット・注意点の周知を十分に行うなど、社内に対しても働きかけが必要です。
さらに、契約のみならずIT重説・オンライン内見・デジタル管理サービスなどデジタル化を合わせて進めることにより業務効率化を実感することができます。
５. DXの第一歩をここから。シンプルで使いやすいVALTECの電子契約サービス
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