介護業界の電子契約｜ケアプラン＆契約書の電子化・共有方法を解説
令和３年度介護報酬改定により、DXがさらに推進される介護業界。署名・押印の廃止や書類の電子化保存が認められるなど、大きな変化がもたらされました。 本記事では、介護業界における電子契約サービスの活用メリット・デメリットを解説、初期費用0円で導入できる電子契約サービスをご紹介します。
- コンテンツの目次
１. 介護業界におけるデジタル化の流れ
令和３年度介護報酬改定
令和３年度介護報酬改定において、① 感染症や災害への対応力強化
② 地域包括ケアシステムの推進
③ 自立支援・重度化防止の取組の推進
④ 介護人材の確保・介護現場の革新
⑤ 制度の安定性・持続可能性の確保
などの推進を図る仕組みづくりが行われました。
このうち「介護人材の確保・介護現場の革新」のなかで、「テクノロジーの活用や人員基準・運営基準の緩和を通じた業務効率化・業務負担軽減の推進」と「文書負担軽減や手続きの効率化による介護現場の業務負担軽減の推進」が定められており、介護業界のデジタル化・DXの推進が定められています。
厚生労働省「令和３年度介護報酬改定の主な事項について」
新たに推進されること
① 各種会議でのテレビ電話等の活用各種会議等の実施について、感染防止や多職種連携促進の観点から、テレビ電話等を活用しての実施を認める。
（ア）利用者等が参加せず、医療・介護の関係者のみで実施するもの
「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱のためのガイダンス」及び「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」等を参考にして、テレビ電話等を活用しての実施を認める。
（イ）利用者等が参加して実施するもの
上記に加えて、利用者等の同意を得た上で、テレビ電話等を活用しての実施を認める。
（※）利用者の居宅を訪問しての実施が求められるものを除く。
② 介護記録等の電磁的記録による保存
事業所での保存が義務付けられている各種の記録について、紙媒体に加えて、パソコンなどにファイルで残しておく（データ保存）を原則として認める。
※個人情報保護委員会・厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」等を遵守すること。
※対象記録例：各サービスの計画書や報告書、ケアプラン、サービス内容、主治医の指示書、苦情内容、事故対応等
③ 書類の署名・押印の廃止
利用者等への説明・同意について、電磁的な対応を原則認める。署名・押印を求めないことが可能であることや代替手段を明示する。
（ア）介護施設・事業所が自治体へ提出する指定申請、報酬請求に関する全ての書類
押印を廃止。
（イ）利用者、家族から同意を得る書類
ケアプランや各サービスの計画書、重要事項説明書等、必ずしも紙の書類への署名・押印を得る必要はないものとする。（紙の書類、押印・署名が禁止されるわけではない。）紙ではなく電磁的方法による同意は、例えば電子メールにより利用者等が同意の意思表示をした場合等が考えられるとする。
※利用者との契約締結に関しては、契約関係を明確にする観点から書面における署名又は押印に代えて、電子署名を活用ことが望ましいとする。
２. 電子契約とは？
電子契約とは、電子的に作成した契約書をインターネットなどの通信回線を用いて契約の相手方へ開示し、契約内容の合意の意思表示として、契約当事者の電子データ（電子署名・タイムスタンプ等）を付与することにより契約の締結を行うことです。電子契約は、法律上も認められている契約方法で、書面による契約と同様の証拠力が認められます。
書面契約との違い・メリット/デメリットはこちらの記事をご覧ください。
３. 電子契約の導入メリット
メリット① 契約業務を効率化
従来、入居にあたって重要事項説明書や個人情報同意書を用いた利用者・親族への説明や、ケアプランの作成に向けたアセスメント、実際の契約業務（署名・押印）を対面で行っていました。契約を電子化することにより、メールやチャットで契約書を送付するだけで契約締結が可能です。コロナ禍でオンライン通話サービスも発達したことから、対面時と変わらない作業効率を実現できます。契約にかかる時間・手間を省き、より重要な業務に時間を充てられるようになります。
メリット② 完全オンラインでの説明・契約が可能に
親の介護と仕事を両立することは難しく、高齢者が増え続ける日本では社会問題となっています。利用者の家族が遠方に住んでいる・仕事が忙しく対面での契約が難しいなどのケースが頻発しています。令和３年度介護報酬改定で推進された「各種会議でのテレビ電話の活用」と合わせて活用することで、対面契約にかかる時間・費用面での負担を大きく減らすことができます。スムーズな契約を実現します。
メリット③ コスト削減
印紙代・紙代・インク代・郵送代など、契約締結・管理に関するコストを大幅に削減することができます。契約ごとに発生する書類を紙媒体で作成すると、かなりの費用がかかります。電子契約ではクラウド上ですべて完結するため、郵送代や、印刷代・インク代など諸経費も削減可能です。メリット④ ケアプラン・報告書をデジタル化、オンライン上で共有可能
ケアプランを利用者・親族に共有したり、行政から提出を求められたりするケースも多くあります。年に1度は提出を求める行政もあり、必要書類を印刷・製本・郵送する手間がかかります。電子契約を導入するとケアプランや報告書の作成がWEB上で行えるため、作成した報告書等をメールやチャット・専用サービスを用いてオンライン上で共有することが可能です。行政へ提出する際の時間と手間も省けるため効果的です。
メリット⑤ コンプライアンス強化
電子契約により合意締結された書類はクラウドサーバ上で管理され、所定の検索機能により管理する事が可能となります。契約の更新漏れ、そもそも締結が完了していなかった、といった事態を防ぐ事ができます。メリット⑥ データ紛失の防止
介護業界の課題の1つとして、地震や災害の発生時にも事業継続するための事業継続計画（BCP）の策定があげられます。2011年の東日本大震災では、岩手県、宮城県、福島県だけで合計52の介護施設が全壊・半壊するなど、多大な被害が発生しました。（参考）
ケアプランや介護計画書などを書面で保管している場合、施設が被災した場合には重要な情報が紛失する恐れがあります。事業の継続・スムーズな再開を目指すためにも、書類をクラウド上で保管することは効果的です。
メリット⑦ 管理業務のコスト削減・ペーパーレス化も
事業所の一面に、ファイリングされた大量の書類を保管している事業所も多いのではないでしょうか。保管場所の確保はもちろん、必要書類を探したり整理したりする手間がかかります。電子契約書類はサーバ上で保管されるため、ファイリングや書棚ごとのリスト作成など保管業務は不要です。従来管理に費やしていた時間やスペースを、より重要な業務に充てることが可能です。
メリット⑧ 本部と事業所で書類を共有、実地指導対策にも
介護サービスを提供する事業所に対し、適した運営が行われているか行政が調査を行う「実地指導」。この際、行政から契約書原本の提出を求められることがあるため、原本は本部ではなく各事業所で保管・管理する必要があります。本部での押印が必要な場合には郵送したり、原本の管理状況を本部が確認に行く必要があったりと手間がかかります。電子化された書類原本をクラウド上で共有すれば、そういった手間やコストを削減。郵送費や出張費など大幅なコスト削減を実現します。
４. 電子契約の導入デメリット
デメリット① サイバー攻撃などによるデータの改ざん・盗難
電子契約書類を管理しているサーバがサイバー攻撃を受けると、データの改ざんや破損・盗難のリスクがあります。介護事業所では個人情報も取り扱うため、より一層の注意が必要です。しかし、これは電子契約に限った話ではなく、セキュリティ全般に対するリスクです。現代では全ての企業が厳重なセキュリティ対策を求められています。電子契約の導入有無に関わらず、日頃から高いレベルのセキュリティを維持することが重要です。
電子契約サービスを検討する際には、以下のようなセキュリティ対策が施されているか確認の上契約しましょう。
・ログイン時の多要素認証
・職員・役職ごとにアクセスできる範囲を制限できるか
・タイムスタンプ
・電子印鑑・電子署名の活用
・改訂内容・修正者・日時の履歴管理
デメリット② コストがかかる
新たなシステムの導入には費用がかかります。電子契約サービスの費用形態としては、固定の月額費用+契約1件あたりの費用がひと月あたりの費用となるケースが多いようです。企業規模や送信件数、使える機能に応じた複数のプランを設けているサービスも多くあるため、事業所が使用する予定の件数・機能を考慮したうえでサービスを導入する必要があります。
デメリット③ 契約相手から理解を得る必要がある
電子契約を導入する場合、契約相手から理解を得る必要があります。認知度は上がっているものの実際に導入している企業は少なく、一般的にはなじみがないものでしょう。電子契約に関する知識がない場合は、電子契約への変更に関する同意を得ること、実際の契約方法などを案内する必要があります。
デメリット④ 事業所内の業務フローを変更・周知する必要がある
職員からも理解を得て、業務フローを変更する必要があります。紙媒体・印鑑を用いた契約方法に慣れていた社員は、心理的に抵抗があったり、慣れるまで「業務が楽になった」と思えなかったりする可能性があります。導入後の管理・運用体制を事前に決めておく、職員への目的・メリット・注意点の周知を十分に行うなど、社内に対しても働きかけが必要です。
５. DXの第一歩をここから。シンプルで使いやすいVALTECの電子契約
VALTECの電子契約サービスは、「書類」「印鑑」「契約」すべての作業をオンライン化します。特長① 初期費用0円！すぐに始められるDX
初期費用は一切いただきません。「Freeプラン」なら初期費用・月額料金・従量課金も一切必要ない完全無料で電子契約をお試しいただけます。また、充実機能のすべてを無制限でご利用いただける「Normalプラン」でも、一定期間無料でお試しいただける無料キャンペーンを行っております。契約業務の効率化を、まずはお試しください。特長② 取引先にも自社にもわかりやすいシンプル設計
契約を締結いただくお取引先様は、特別な準備なくメール認証のみで簡単にご利用いただけます。そして使いやすさに拘った画面は、これまでの電子契約サービスをご利用の方にもご満足いただけます。
特長③ オプションなし！すべての機能をご利用いただけます
一般的な電子契約サービスに必要な機能はもちろん、もっと便利にご利用いただくための機能もご利用いただけます。「低コストで多機能」が特長です。充実の機能をすべてご利用いただけますので、「プランの選定」や「アップグレード」、どのような機能が必要か分からない…と悩む必要はございません。特長④ 導入企業様への手厚いサポート！顧問弁護士監修の万全なセキュリティ
無料プランも含め、導入いただくすべての企業様への導入と運用のサポートを充実させております。電子契約による業務プロセスの構築から社内外の関係者への利活用推進、導入後の定着化や効果測定まで、徹底してサポートいたします。もちろん大切な契約に関するサービスだからこそ、顧問弁護士監修の元でのセキュリティも万全です。
6. 共有相手は無料！ケアプランデータ連携システムを手軽に導入｜コネクトガード
ケアマネージャーとサービス提供事業所間において、サービス提供票のやり取りの多くがFAXで行われています。ファイル共有サーバー「コネクトガード」の専用サーバーに入れることで、即時共有が可能になります。メール送信やクラウドストレージに代わり、より安全・効率的なファイル共有が可能になります。
ファイル共有サーバー「コネクトガード」では、介護業界のこんな課題を解決します。
課題① 紙媒体の書類の保管場所がない
介護業界も少しずつ電子化が進んでいるものの、サービス提供票のやり取りはまだまだFAXが多いです。そうなると紙媒体での保管をしなければならず、保管場所に困るばかり。
また、それぞれが使っている介護システムへの転記が必要です。手間がかかるうえに、ミスが起こる可能性も増えます。返戻となり提出に間に合わず請求が月遅れになることもあり、様々な書類の作成、管理が現場の大きな負担となっています。
コネクトガードを導入して、作成データを共有フォルダに入れておけば、必要時に必要な人がアクセスするだけ。ダウンロードも必要なく、ファイル共有を簡単に行うことができます。
複数の人が同じファイルを開き、編集、保存することを防止する排他制御やフォルダごとのアクセス制限もできるので安心です。
課題②「共有先が導入していないので使えない」ケアプランデータ連携システムの問題
「職員の負担軽減や介護サービスの質の向上のために」と、厚生労働省から発表・開始されたケアプランデータ連携システム。システムを利用することで、「業務の効率化・コスト削減」が実現できるとしています。
医療機関ともシステムを通して連携できるようになるため、これまで病院ごとに異なる方法（手渡し/FAX/郵送/メールなど）で共有していた患者情報の共有方法が統一されることになり、業務効率化が期待されていました。
出典：公益社団法人 国民健康保険中央会 ケアプランデータ連携システムについて
しかし、現状の利用率は4.6%とかなり低い状況にあります。ケアプランデータ連携システムは、ケアマネージャとサービス事業者、もしくは医療機関は相互で利用して初めて意味をなすシステムであり、1社が導入しても業務効率化には繋がりません。
主な原因と言われているのは、年間21,000円のシステム利用料です。「相手が導入していなければ利用料が無駄になる」「しばらく様子見」という事業所も多く、なかなか導入が進んでいない現状です。
コネクトガードでは、月額1,000円で10アカウントご利用いただけます。例えば、A社がコネクトガードを導入すれば、やり取りする相手9社は無料で利用できるのです。月の利用額に抵抗があり、相手に導入してもらうのが難しいという問題が解消できます。
課題③ 新しいシステムの導入に抵抗がある事業所も
1社が書類の電子化・DXを決心したとしても、書類のやり取りをしている相手がシステム導入に後ろ向きであれば、電子化・DXは実現しません。現に、手渡し/FAX/郵送/メールなど、相手が希望する方法で書類の共有を行っているという事業所も多くあります。
コネクトガードでは、普段から使用しているPCのフォルダ・ファイルを操作する感覚で使用が可能です。ソフトのインストールは必要なものの、日常的な動作は変わらないため、抵抗なくご利用いただけます。新しいシステムの使い方を覚える事に抵抗があるという問題も解消します。 