【2024年版】会議室予約システムの徹底比較!有料と無料おすすめ15選からメリットやタイプ別の選び方まで分かりやすく紹介

会議室予約システムの比較15選!おススメからメリットとタイプ別の選び方まで

会議室予約システムは、効率的な予約管理とスケジュール調整をサポートする重要なツールです。
会議予約システムは、有料と無料も含めさまざまなシステムが玉石混合しています。
本記事では、さまざまな会議室予約システムを比較し、おすすめのシステムからそれぞれのメリット、そして利用会社のニーズに合った選び方について解説します。

目次

会議室予約システムとは?

会議室予約システムとは、企業や組織内で利用される会議室の予約・管理を効率的にサポートするシステムです。
従来の総務担当者が手動で会議室の予約やスケジュール管理することに比べて多くの利点があります。
一例として、会議室の利用効率が向上し、ダブルブッキングや予約の混乱を回避できます。
また、従業員は簡単に空いている会議室を見つけて予約できるため、時間の節約と生産性の向上が期待できます。
システムの導入にはコストや運用の変更が伴う場合もありますが、長期的には効果的なリソース管理を実現する一助となり、注目を浴びています。
   

会議室予約システムの基本機能

会議室の一覧と空き状況の表示

利用可能な会議室の一覧と、それぞれの会議室の予約済み状況を一目で確認できます。 これにより、空いている会議室を迅速に見つけることができます。
 

予約の作成と管理

予約システムを通じて会議室を予約します。 希望する日時や会議室の設備・容量などを選択し、予約を作成します。
また、既存の予約を変更・キャンセルすることも簡単に行えます。
 

通知とリマインダー

予約が承認されると、関係者に通知が送ることができます。
予約直前にリマインダー通知が送ることもでき、会議の忘れ防止やスムーズな開始が可能です。
 

オプション

システムは会議室だけでなく、特定の設備やリソース(プロジェクターやビデオ会議設備など)の予約も管理できる場合があります。
また、ユーザーグループや部署ごとに異なるアクセス権限を設定することも可能です。
       

会議室予約システムを選ぶポイント

特徴の異なるさまざまな会議予約システムがありますが、どのような基準で製品を選べばよいのでしょうか。選定ポイントをいくつか紹介します。
 

自社に合わせてカスタマイズが可能かどうか

スケジュール管理アプリやシステムをすでに導入している場合、そのシステムと連携できると利便性が高まります。
また自社の会議施設において、ロックや解錠ができるシステムもあります。
 

受付システムとの連動

来訪者との会議が多い場合は、受付システムと連動できる会議室予約システムが便利です。来訪者と会議をする場合、受付を済ませてからそのまま会議室へ誘導することが出来ます 。また、セキュリティ対策としてゲートやQRコードの発行などの対応も出来ます。
来社案内から会議室の予約までを一貫して行えるため、業務効率が上がります。
 

自社の規模にあっているか

気にいった会議室予約システムがあっても、プランやセキュリティ対策、使いやすさや機能、サポート体制を事前に調べることをしましょう。 安いが機能が限られたシステムもあれば、自社に必要のない機能やプランをもつシステムもあります。
コストパフォーマンスの高いシステムを選ぶためには、自社の規模や用途にあっているかを確認しましょう。
     

会議室予約システムのメリット

会議室予約システムには、会議室を効率化できるたくさんのメリットがあります。具体的に見ていきましょう。
 

会議施設および利用者のタイムマネジメントができる

会議室予約システムを利用することにより、日時が区切られるため、会議室および利用者のタイムマネジメントが可能です。
時間を意識した効率のよい会議ができ、無駄な残業時間の削減にもつながります。
また、時間どおりに会議室を空けられるため、次の利用者にも配慮した運営が可能です。
   

会議室の利用状況が一覧で把握できる

会議室予約システムにおいて、会議室の利用状況を正確に把握できます。
総務や特定の担当者に聞かないと会議室の予約ができなかったことが、一覧で把握することより、柔軟に素早く会議室を取ることができます。
とくに、来訪者との打合せのなかで簡単に会議室をとることが出来ます。
   

会議室の稼働率を向上できる

普段から会議室を利用しない時間帯があれば、社員のミーティングに利用したり、個室ワークブースにしたりすることも出来ます。
  会議室を使いたい人が使いたい時間に使用できる機会が増えます。限りある会議室の稼働率を上げて、効率的に会議室を機能させましょう。
   

会議室予約システムのデメリット

前述したとおり、会議室予約システムには便利なメリットがありますが、デメリットもあります。事前に確認しておきましょう。
 

コストがかかる

会議室予約システムは、当然その導入コストがかかります。
ただし、導入する目的をきちんと把握したうえで選ぶことが重要で導入コストだけで選んでしまうと、自社で利用したい機能が搭載されておらず、想定した効果を得られない可能性があります。
自社にあった機能を選別し、自社に見あったコストのシステムを選ぶようにしましょう。
 

操作が簡単なだけにキャンセル率が高まる恐れがある

会議室予約管理システムは、会議室を簡単にとれるよになる反面、キャンセルも多くなる場合があります。
その場合、社内運用やルールを見直す必要があります。
   

会議室予約システムでオススメなツール【有料】

会議室予約システム(株式会社バルテック)

会議室予約システム(株式会社バルテック) 「会議室予約システム」サイトより

  「会議室予約システム」は、株式会社バルテックが運営する会議室予約システムです。
このシステムは、オフィスの会議室やWEB会議用個室ブースをスマートフォンから予約するシステムです。
 会議室の利用状況をリアルタイムで確認できるため、どこの会議室が利用できるかを確認し、予約することができます。
 WEB会議予約システムは、システム的には数あるシステムで大きな差がないなか、他社と違う大きな特徴として、スイッチボットのスマートロックや顔認証端末で解錠・施錠ができる点です。
 スマートロックと連動することで、受付や鍵の受け渡しが不要になり、予約管理の無人化・省人化を実現できます。
 スイッチボットは最近オフィス、家庭用としても広く普及しているメーカーで、どこよりも低コストで導入することが出来ます。
 スマートロックはドアに、そのまま簡単に設置ができるので、ドアの取り換えや大がかりな工事は不要です。
 スマートロックと連動してスマホで解錠できるためカードや鍵が不要ですが、スマートロックなし、QRリーダーや予約システムのみで利用することも可能です。
 また、顔認証端末との連動ができ、顔認証により本人確認も可能でスイッチボットロックと連動して、工事不要で設置することができます。

     

予約ルームズ(株式会社RECEPTIONIST)

予約ルームズ(株式会社RECEPTIONIST) 会議室予約システム「予約ルームズ」サイトより

「予約ルームズ」は、株式会社RECEPTIONISTが運営する会議室予約システムです。
このシステムでは会議室の利用状況を、ウェブの管理画面、スマートフォンアプリ、大型ディスプレイ(サイネージ)、会議室内の端末など、さまざまなデバイスから確認できます。予約だけでなく、QRコードを使って会議室のドアにアクセスすることで、即座に「使用中」の状態に変えることも可能です。
また、空いている会議室を予約するだけでなく、予約がかぶってしまうことを防ぐための機能や、会議終了時刻に近づくとアラートを出す機能、予約した人が実際に会議室に到着したときに通知する機能などが備わっています。さらに、Google WorkspaceやMicrosoft 365とも連携できるので、すでに使っているツールとも組み合わせて効果的に活用できます。
ウェブ上から簡単に空いている会議室を見つけて予約することができ、会議室内の端末からも直接予約や利用延長が可能です。入退室も、端末やQRコードを使ってスムーズに行うことができます。
また、このシステムにはマルチテナント機能が備わっています。これにより、ビル内に複数のテナントが存在する場合や、異なるグループウェアを利用している企業でも、会議室の一元管理が可能です。無駄な予約を防ぐため、予約したにも関わらず会議室が使われていない場合には、自動的にキャンセルされる仕組みも備わっており、運用の効率化が実現できます。
さらに、会議終了時間が近づくとアラートが通知されたり、次に会議室を利用する来客者が受付に到着した際にもアラートで通知されたりするるなど、利用の便利さをサポートする機能が充実しています。
 

iMeetingR-R(NTTデータルウィーブ株式会社)

iMeetingR-R(NTTデータルウィーブ株式会社) 会議室予約システム「iMeetingR-R」サイトより

iMeetingR-Rは、NTTデータルウィーブ株式会社が提供する会議室予約システムです。
膨大な会議室を一元管理し、細かな権限設定で業務効率化や生産性向上に貢献します。
見やすくシンプルな画面と簡単な操作が特徴です。
システムはクラウド型で、ネットに接続できる環境があればどこからでも予約ができます。
特徴として、
「iCalenderファイル」と呼ばれるカレンダーアプリで予定を記録したファイルから、さまざまなグループウェアと連携可能になっています。
複数の拠点を一元管理でき、拠点ごとに管理権限を設定ができたり、部署やチームごとに権限を設定できるので、柔軟な管理が可能となっています。
 
また、会議の開始から15分が過ぎても「開始」ボタンが押されない場合、自動で予約がキャンセルされる機能や、会議中にその場で会議の延長ができる機能もあります。
会議室の予約や利用をスムーズに行えるうえ、効率的な会議運営が可能なシステムと言えます。
 

touch-mee(株式会社ISID-AO)

touch-mee(株式会社ISID-AO) touch-meeサイトより

touch-meeは、株式会社ISID-AOが提供する会議室予約システムです。 まず、大きなウリとしてはタッチシートをスマホでタッチすることにより、会議室のチェックイン、チェックアウトができる点です。
会議室の予約と利用を簡単・確実に管理できる新しいソリューションと言えます。
 
普段の業務に追われていると、会議室の予約変更や取り消しを忘れることがあります。
そのようなミスを防ぐために、各会議室の前にNFC付きタッチシートを配置します。これにより、会議室の利用開始と終了をスムーズに管理できるため、予約のミスやトラブルを未然に防ぐことができます。
  シンプルな操作で、会議室の予約管理が可能です。会議室の予約や利用状況の確認は、専用アプリを使用して直感的に行えます。また、NFCシートのデザインは自由にカスタマイズできるため、オフィスの景観を損ねることなく導入できます。  
更に嬉しいのは、工事や電源不要ということ。初期費用もかからず、手軽に導入できます。NFCシートを貼り付け、専用アプリをダウンロードするだけで、利用準備は整います。スマートフォンだけでなく、ICカードやPCからも簡単にチェックイン・アウトが可能で、利用履歴の出力や終了時刻のアラーム機能も利用できます。
  情報漏えいのリスクを最小限に抑えつつ、スマートな入退室管理も実現できます。会議室の予約トラブルや混乱を解消し、効率的な会議運営をサポートできます。
【料金】
基本月額利用料:3,500円/1室
 

BRoomHubs(株式会社アークシステム)

BRoomHubs(株式会社アークシステム) BRoomHubsサイトより

  BRoomHubsは、株式会社アークシステムが提供する会議室予約システムですが、会議室の予約と来訪者管理を統合的に管理することができます。
直感的なインターフェースと、チェックイン・アウト機能やリマインダーメール機能といった実用的な機能が特長です。会議室利用と来訪者管理を一元化し、会議運営の効率化に貢献します。
会議室利用開始前にはリマインダーメールが送信されるため、スケジュールの確認を怠らずに済み、前の予約を忘れてクレームが生じるような事態を防げます。また、来訪者管理機能も備えているため、社外のスタッフやクライアントとの打ち合わせもスムーズに進行できます。
クラウド型サービスなのでどの場所からでも、会議室やブース、備品までを一括で管理することができ、総務部門が求めるワークプレイス管理を効率的に実現することができます。さらに、グループ企業内での共用スペース管理もシンプルに行えます。
   

Resource Look(株式会社ビービーシステム)

Resource Lookサイトより

Resource Lookは、株式会社ビービーシステムが提供する会議室予約システムです。 Microsoft 365との連携を通じて、効果的なリソース管理を可能にして、仕事の効率化とスムーズな会議運営を実現します。
 
具体的にはOutlookメールを通じた通知や変更、Microsoft Teamsを使用した担当者への連絡など、多彩な活用ができます。
さらに、集中端末管理を導入することで、会議室だけでなく備品や社用車の管理にも対応可能です。
オプションサービスでは、企業のフロアマップ上で予約の確認を行うことも可能で、会議室の予約状況を一目で把握できます。
会議室の予約時間に余裕が生まれた場合でも、システム内で簡単に管理でき、開放することができます。予約表示との不一致を防ぎ、会議室の稼働率を高めることができるため、業務効率の向上に寄与します。チェックイン操作を行わない場合、自動キャンセルが働き、会議室の開放が自動的に行われるため、予約の忘れも安心です。
 
【料金】
お問い合わせ
   

ChoiceRESERVE(株式会社リザーブリンク)

ChoiceRESERVE(株式会社リザーブリンク) 「ChoiceRESERVE」サイトより

ChoiceRESERVEは、株式会社リザーブリンクが提供する予約システムです。
「ChoiceRESERVE」は、予約システム未経験者でも直感的に使える便利なツールで、自社ホームページにカレンダーを設置することで、簡単に導入できます。また、予約と同時にクレジットカードでの決済も可能で、説明会やイベントなどの予約に最適です。
月額11,000円のLiteプランから、月額22,000円のProプランまで、事業規模に合わせたプランが選びやすく、柔軟な選択ができます。さらに、予約管理のノウハウを持つ専門チームが導入から運用までサポートしてくれるため、安心して利用できます。机や椅子の配置、プロジェクターなどの準備にも対応し、スムーズな運用をサポートします。
「ChoiceRESERVE」は、3,000件を超える導入実績があり、200以上の業種・用途で利用されている汎用性の高い予約システムです。レンタルスペースに関しても、時間帯ごとの料金設定や会員とビジターの予約管理、複数拠点のスペースを一括で管理する機能が充実しています。
予約受付・管理に加えて、予約ページ作成機能(スマホ・PC対応)やクレジットカードによる事前決済など、多彩な支援機能も備えています。これにより、予約の手間を軽減し、効率的な運用をサポートします。
 

Direct Reserve(iSELECT株式会社)

Direct Reserve(iSELECT株式会社) 「Direct Reserve」サイトより

Direct Reserveは、iSELECT株式会社が提供する予約システムです。 効率的な予約管理を求める方に、手軽に導入できるのが「Direct Reserve」です。 低コストながら幅広いビジネスの場面で活用できるこの予約システムは、スマートな運用をサポートします。
 
月額1500円から始まる低コストプランや、スマホ対応の月額3000円のプランなど、予算に合わせて選択できます。予約管理機能に加え、予約を分析する機能や会員登録・メルマガ機能なども備え、ビジネスの多岐にわたる場面で活躍します。充実したサポート体制により、迅速な対応が可能です。
  「Direct Reserve」は予約管理だけでなく、予約状況の分析やメール配信なども行えるため、さらなる運用を考える方にもおすすめです。24時間受付可能な予約システムは、予約した日時に自動でリマインダーを送るため、予約の忘れを防止します。また、予約状況や利用状況の分析も行えるので、ニーズの把握が簡単です。
  25業種以上での対応実績や、7種類の予約方式からの選択肢、そして最大2ヶ月間の無料お試し期間が用意されているのも魅力です。会議室の環境改善を目指す際にも有用で、例えば「大型プロジェクターがある会議室ばかり予約が集中するので、他の会議室にもプロジェクターを導入しよう」といった提案も容易に行えます。
  「Direct Reserve」は、コストパフォーマンスに優れ、機能も豊富な予約管理システムです。
 
【料金】
標準版
初期費用:15,000円
月額費用:3,000円
 
 

Acall(Acall株式会社)

Acall(Acall株式会社) 「Acall」サイトより

Acallは、Acall株式会社が提供する予約システムです。
「Acall」は、座席管理システムやQRコード認証を活用した受付システムと結びついた、効率的な会議室予約管理システムです。このシステムを使うことで、PCやスマートフォンから簡単に会議室やワークスペースの予約が行えます。さらに、チェックイン・チェックアウト機能を通じて入退室も同時に管理できます。
ワンタイムQRコードを使用すれば、スマートフォンアプリを介して即座に空いている会議室を利用できる便利な機能も備えています。また、OutlookやGoogleカレンダーからも会議室の予約とゲストへのアポイントメール送信を同時に行えます。
 
「Acall」には、スムーズな会議と会議室の運営を支援する機能が豊富に用意されています。予定時間を過ぎても入室しない場合の自動キャンセル機能、経過時間や残り時間を通知するタイムキーパー機能、延長機能、そして手の空いている社員にドリンクオーダーを通知する呈茶機能など、効果的な機能が揃っています。
このシステムは、スマートな会議室管理を実現したいビジネスにとって、頼もしい味方です。使いやすさと多彩な機能により、会議の円滑な進行と会議室の運用をスムーズにサポートします。

Biz Room(パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社)

Biz Room(パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社) 「Biz Room」サイトより

Biz Roomは、パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社が提供する予約システムです。
「Biz Room」は、iOSタブレットとMicrosoft 365のスケジュールを連携した、便利な会議室予約管理システムです。会議室前に設置したタブレットやOutlookから簡単に会議室の予約、変更、キャンセルを操作でき、会議の開始と終了も各会議室のタブレットから管理できます。また、会議室の予約状況の詳細も各タブレットから確認可能で、次の予約が空いている場合はワンタップで延長もできます。
このシステムには、利便性を向上させるための機能が盛り込まれています。一定時間使用されていない場合、自動で予約を取り消す機能や、ログデータを収集し会議室の利用実態を分析するサービスなどにより、会議室の稼働率を高めることができます。
「Biz Room」は、スマートな会議室管理を実現する強力なツールです。タブレットとMicrosoft 365の連携により、シームレスな予約と運用が可能となります。利便性の高い操作と利用実態の分析により、効果的な会議室運用を実現します。
料金:要問い合わせ
 

SmartRooms(株式会社内田洋行)

SmartRooms(株式会社内田洋行) 「SmartRooms」サイトより

SmartRoomsは、株式会社内田洋行が提供する予約システムです。 「SmartRooms」は、サイボウズやMicrosoft 365、Google Workspaceなどの主要なグループウェアと連携し、会議室の予約と効率的な運用をサポートする優れた会議室予約システムです。 このシステムは、グループウェアと部屋前端末をリアルタイムに連動させ、直感的な操作で予約・確認、延長・終了が可能です。会議室の効果的な運用を支援するため、カラ予約の自動キャンセルや利用状況レポート機能も装備しています。一定時間経過後に入室がない場合、自動的に予約をキャンセルする機能や、空室時に端末から時間を指定して即座に利用できる機能を備えており、会議室の稼働率向上が期待できます。
会議の終了時刻前にアラームで通知する機能もあり、次の利用者へのスムーズな交代をサポートします。部屋前端末はAndroid、Windows、iOSに対応しており、導入時の負担を最小限に抑えることができます。また、日本語と英語に対応しており、グローバルなオフィス環境でも利用しやすい点も魅力です。
「SmartRooms」は、効率的な会議室の管理と運用を実現する頼りになるツールです。グループウェアとの連携や直感的な操作性により、スムーズな会議室予約と運用が可能です。
料金:要問い合わせ
 
   

会議室予約システムでオススメなツール【無料】

VALTEC WEB予約システム

「VALTEC WEB予約システム」サイトより

  VALTEC WEBが提供する予約システムで、機能を限定として無料予約システムを使うことが出来ます。
 会議室予約でシンプルな受付に便利に使え、複雑な設定は必要なく、受付可能日時などを設定するだけで、すぐに利用開始が出来ます。
 予約システムは、会議室だけでなく商談、飲食店、美容室など、様々な予約に対応することが出来ます。
 店舗で利用する場合はコース予約や日時予約、予約管理、決済連動などの機能を利用することができ、大手ポータルでは毎月の基本料金に加えて、送客手数料がかかるのに対し、本予約システムでは何件予約が入っても手数料無料です。

料金      無料(広告費表示は有料)

 

りざぶ郎(ルミックス・インターナショナル株式会社)

りざぶ郎(ルミックス・インターナショナル株式会社) 会議室予約システム「りざぶ郎」サイトより

「りざぶ郎」は、ホワイトボードに予定を書き出しているようなイメージをして開発されており、使いやすい横長のレイアウトを提供しています。これにより、スムーズな操作が可能です。
 
マウスドラッグやスマホ操作で簡単に会議室を予約でき、スマートフォンやタブレットのアプリでも、に慣れていない方でも、簡単に予約が行えます。
  クラウド上でデータを管理しているため、社内だけでなく移動中や出張先など、インターネットに接続できる場所ならどこからでも利用可能です。クライアントとの打ち合わせが終わった後に会議室を予約することなどもできます。

料金      無料(コース設定プランは1,500円/月)
 

SuperSaaS(SuperSaaS B.V.)

SuperSaaS(SuperSaaS B.V.) 「SuperSaaS」サイトより

「スーパーサース」は、世界中の12万以上のオフィスで使われている会議室予約管理システムです。
日本以外に33ヶ国語の言語と26種類の通貨に対応しているので、海外に支社がある企業でも共有することが簡単です。
スーパーさーすを使用していない企業や取引先でも、外部のカレンダー機能と連携させることで予定を共有できるので、外注スタッフが多い会社にも最適です。
 
無料版プラン以外に、月額750円のパッケージAプラン、月額1,500円のパッケージBプランなど、様々なプランが提供されていて、事業の規模や業種に合わせて選択肢を選ぶことが容易です。
 
料金      無料~※但し無料版は非商用利用のみ可
商用使用の場合は月額750円~
   

まとめ

会議室予約システムと一口にいっても、その種類は多岐にわたります。
  予約管理のみに徹したシンプルなサービスから、ホームページも同時に作成できるサービス、自社に合わせたカスタマイズができるサービスまでさまざま。
  手軽に始められる無料サービスはもちろんの事、ほとんどの有料サービスにも無料のトライアル期間があります。
  気になったサービスがあったらトライアル期間を利用して、実際の使い心地を実感してみるとよいでしょう。

日付: 2023/10/04
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