会議室予約システムとは？機能とメリット、おすすめのサービス５選
2021年5月31日
コロナ禍でのオフィス縮小や移転など、「社員が集まる場所」としてのオフィスの価値が問われる昨今。限られたオフィススペースを有効活用するために、会議室の効率的な運用システムを利用する企業が増加しています。当記事では、予約システムの機能や利用メリットに加え、おすすめのサービスやさらなるスペース活用を実現する個室ブースをご紹介します。
１. 会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、社内の会議室やワークブースなどの施設を、効率的に利用するためのシステムです。かつては総務部や事務スタッフが中心となり管理する企業がほとんどでしたが、毎日多くの会議が行われる企業では、管理にかかる時間や人件費は看過できません。また、人力による管理ではどうしてもミスや見逃しが生じるため、せっかく設けている会議室を効率的に運用できていないという例もありました。
そのため、近年多くの企業では、会議室の利用状況を把握・効率的に運用できる予約システムの運用が進んでいます。場所の確保や利用時間の管理を行うだけでなく、人感センサーやスマートロックと連動させることで、利用状況の効率的な把握や施錠・解錠を自動化できるサービスも人気を集めています。
システムの基本的な機能としては以下のようなものが挙げられます。
・会議室を予約する
・予約をキャンセルする
・予約を変更する
・予約やキャンセル、現在の状態など利用状況を把握する
・会議参加メンバーへの連絡
・会議開始・終了のリマインド通知
・会議室の利用状況（利用時間や稼働率など）のレポート
サービスにより、様々なツールと連動させた機能が搭載されています。例には以下のようなものが挙げられます。
・スマートロックと連動させ、施錠・解錠を自動化
・会議室前に端末を設置し、入退出情報を記録
・人感センサーを設置し、現在の利用状況を把握
・予約済みの会議室が一定時間使用されない場合、予約を自動キャンセル
・退出情報を共有し、次の会議を繰り上げスタートさせるなど時間を有効活用する
２. 予約システムを利用するメリット
メリット① 人的ミスを減らす
手作業での管理を行う限り、どれだけ厳重なチェック体制を敷いても全てのミスをなくすことはできません。ミスにより場所の確保ができていなかった場合、社内会議ならともかく社外の方との会議であれば、お客様をお待たせしてしまう可能性もあります。会議室の予約・運用をシステムに任せることで、人的ミスを減らしスムーズな運用を行うことができるでしょう。
メリット② 管理を行う社員の業務を効率化
会議室の利用予約を手動で行っている場合、会議室の施錠・解錠や予約申請への対応など、多くの業務を総務部などの担当社員が行わなければなりません。万が一予約段階でのダブルブッキングが発生した場合、利用者同士の調整などさらに業務負担は大きくなります。システムを利用することで、日常業務の負担やミスを削減、本来行うべき業務に時間を割くことができるようになります。
メリット③ 利用状況をいつでも・どこからでも確認できる
会議室の利用状況を知りたい時、毎回総務部へ確認に行くのは手間がかかります。また、大きな企業では執務室と会議室が別フロアにあることもあり、「今から会議をしたい」と思い立った時に部屋が空いているか確認に行くだけで無駄な時間が生まれることも。
予約システムの多くはクラウド上で利用状況が確認できるため、いつでもどこにいても会議場所の確保が可能です。営業先で商談が決まった場合など、社外からでもスムーズに利用することができます。
メリット④ 会議室不足を解消
会議室運用の課題のひとつとして挙げられるのが、「部屋数が少なく予約が取れない」という課題。多くの企業で簡単な議論ができる雑談スペースを設けたり、情報共有システムを用いた会議の削減を推進したりと工夫を凝らしていますが、会議室の運用方法を変えることで会議室不足を解消することができます。
会議室不足を引き起こすのは、「場所の仮押さえ」や「お客様に退室を急かすわけにはいかないと長めに確保していた予約時間」など、実際には利用されていないのに予約が入っている時間。入退室管理機能や自動キャンセル機能を活用することで、これらの空き時間を有効活用することが可能です。
メリット⑤ 効率的な会議室運用を実現
予約システムの中には、会議室の利用時間や稼働率・キャンセル率などを分析できるサービスもあります。データ分析を行うことで、利用率が低い会議室を集中スペースとして貸し出したり、キャンセルの原因となる場所の仮押さえを減らすよう呼び掛けたりといった効率的な運用を行うことができるようになります。会議室の予約・運用のみならず、限られたオフィススペースを効果的に活用するための環境整備を推進することが可能です。
３. 会議室予約におすすめのサービス
・株式会社 ISID-AO「touch-mee」
初期費用０円、工事不要で使用可能。自由にデザインできるNFCシートで景観を損ねる心配なし、電源がない場所でも利用可能
・株式会社内田洋行「SmartRooms」
英語モード搭載、外資系企業もスマートに導入可能、会議終了が近づくとアラームでお知らせ、交代をスムーズに
・株式会社ユビテック「ROOM CONCIER」
人感センサーで利用状況を察知、「いつも予約でいっぱい」「空予約なら教えてほしかった」「予約しないで使用している人がいる」などの課題を解決
・株式会社RECEPTIONIST「RECEPTIONIST For Space」
アプリをインストールしたスマートフォンやタブレットを、会議室に設置するだけで利用可能。小規模の商談ブースやオープンスペースのソファー席など、どんなスペースにも設置可能
４. スマホ１台で予約・解錠ができるサービス
弊社が提供する施設予約システムでは、スマートフォン1台で会議室の予約～解錠までを行うことが可能です。手動で会議室の予約や入退室の管理をする必要がなくなり、安全に運営することができます。
特長① スマートフォンで予約・解錠が可能
ウェブサイトから会議室の予約を登録。入室時にはQRコードで解錠を行うため、予約者以外の利用を制限することが可能です。ウェブサイト上で利用状況を把握できるため、いつでも・どこからでも会議室の状況を把握・予約することができます。
特長② 施錠カードや鍵は不要、管理コストや紛失のリスクを削減
予約～解錠までスマートフォンで完結するため、施錠するためのカードや鍵は一切必要ありません。総務部など担当社員が鍵を管理する負担を削減することが可能です。また、社員それぞれの利用制限も可能であり、各会議室の役割を定め効率的に運用することができます。
特長③ 複数拠点の会議室を一元管理
グループ会社やサテライトオフィスなど、複数拠点の会議室情報を一元管理することが可能です。出張先のオフィスでワークブースを利用する場合や、グループ会社での会議予約も同じシステムで行うことができます。
→施設予約システムについて詳しく知りたい方はこちら
５. 連動可能な集中個室ブース
木製の防音・個室ブース「EDOブース」
「EDOブース」は木製の防音個室ブースです。オフィスの空きスペースに設置することで、近年増加しているWEB会議時に利用するほか、集中して作業を行いたい時に利用するなど、幅広い用途でご利用いただけます。
特長① 再利用可能な「捨てないオフィス家具」
組み立て式のため、部材ごとに取り外しが可能です。お好きな高さやレイアウトにカスタマイズでき、個室ブースとしての利用後はデスクやパーテーションに再加工できます。
特長② 温かみのある木製素材
個室ブースでは珍しい木製素材でできているため、オフィスのロビーや雑談スペースに設置しても威圧感を与えることがありません。様々なオフィスデザインになじむデザインを採用しています。
特長③ スマホ１台で予約・解錠
施設予約システムやスマートロックと連動することで、スマートフォンから簡単にWEB予約・解錠が可能です。予約者に送信されるQRコードで扉を解錠するため、無人でも安心して運営することができます。