スマートロックとは？機能とメリット、社内会議室におすすめのサービス
貸し会議室やシェアサロンなど、シェアビジネスの台頭により注目を集める「スマートロック」。鍵を持ち歩く必要がないことや簡単に管理ができることから、近年では会議室やワークブースなど、オフィス内での利用も進められています。当記事では、スマートロックの機能やメリット、会議室での利用におすすめのサービスをご紹介します。
- コンテンツの目次
１. スマートロックとは
スマートロックとは、解錠ツールとドアに取り付けた錠の開閉を行う機器で構成される施錠管理システムです。施解錠に用いるツールは、ウェブサイトやアプリで発行される暗証番号のほか、ICカードや社員証を登録するもの、GPS機能で一定距離内に近づくと解錠するものなど、利用ケースにより様々な方法が提供されています。
オートロックの機能がついているものが多く、また物理的な受け渡しが必要ないため、近年増加している貸し会議室・シェアオフィスや民泊での利用を中心に注目を集めています。
２. 会議室でスマートロックを利用するメリット
メリット① 業務の効率化
スマートロックは、暗証番号やスマートフォンのアプリなどを使って解錠できるため、物理的な鍵のように受け渡しの必要がなく、手間や時間、コストを大幅に削減できます。会議室の予約や施解錠を管理する社員の負担を軽減し、本来の業務に集中できる環境を整えることができます。
メリット② セキュリティ対策
物理的な鍵を利用する場合、紛失や未返却などのトラブルにつながるリスクがあります。スマートロックを導入すれば、紛失した鍵を無効化することで不正侵入を防いだり、複製を防止することが可能です。
また、施解錠履歴により各社員のアクセス状況をすぐに把握することができます。オートロック機能により鍵のかけ忘れを防止したり、異常発生時の通知や警備連動を行ったりすることも可能です。
メリット③ 施解錠可能な社員やエリアを制限
スマートロックでは、社員ごとに割り当てた鍵で施解錠できるエリアを制限することが可能です。機密情報の保管や重要な会議が行われる場所など、社員の立ち入りを制限することができます。また、鍵ごとに有効期限を設けられるサービスもあり、一時的に鍵を利用することも可能です。来客やパート・アルバイトスタッフの一時的な利用にも対応することができます。
３. 注意が必要なポイント
ポイント① ドアの形状やニーズに沿ったサービスを選ぶ
業者による工事が必要なものから簡単に取り外しが可能なものまで、様々な形状のサービスがあります。取り付ける扉や鍵の形によっても使用可能か異なるため、事前に取り付け可能な扉かどうかを調べる必要があります。
ポイント② 施錠ツールを忘れた場合の対処法を準備しておく
スマートフォンやICカード・社員証などの施錠ツールを忘れてしまった場合には、室外に締め出されてしまうことも。また、ほとんどのスマートロックにはオートロック機能が搭載されているため、施錠ツールを室内に置いて退室してしまうと戻ることはできません。緊急用の暗証番号を設定したり、オプションのデバイスを追加したりしておくなど、対策が必要です。
ポイント③ 錠や施錠ツールの電池量に注意
スマートフォンなど施錠ツールの充電はもちろん、錠の電池量も定期的なチェックが必要です。電池量が少なくなると通知するサービスもあるため、事前に設定し電池切れに備えましょう。
４. 会議室向けスマートロックサービス
美和ロック株式会社「PicoA」
鍵や錠前を取り扱う美和ロック株式会社が提供するオフィス向け出入管理システム。従来の出入管理機能をコンパクトにまとめ、入室時にはカードをかざし、室内側からボタンを押すだけでのスムーズな入退室を実現しています。
室内側に設置されたカードリーダーでカードの登録・抹消が可能。USBスロットを内蔵しているため、USBメモリを通じたデータのアップロード/ダウンロードも簡単です。
小型化と機器の集約により導入コストを大幅にダウン。従来の約1/2のコストで導入が可能になりました。多彩なオプション機能により、管理方式や予算などニーズに合わせたシステム構築が可能です。
→「PicoA」サービスサイトはこちら
Qrio株式会社「カギカン」
「合カギを管理するスマートロックシステム」と銘打つカギカン。オフィスや会議室など、多くの社員が毎日のように使用する場所では、鍵を使いまわすよりも早いと合鍵を何本も作成している企業も多いのはないでしょうか。スマートフォンで管理可能な「合カギ」を発行することにより、余計なコストや手間をかけずに人数の増減に対応することができます。
合カギの作成や削除、有効期限や解錠可能な場所など、一切の管理をPCブラウザの管理画面で行うことが可能です。鍵の解施錠履歴を確認できるため、いつ誰が入退室したか一目で分かります。利便性を追求しながら、安全な管理を可能にします。
→「カギカン」サービスサイトはこちら
株式会社コントロールテクノロジー「RESERVA予約」
専用の予約サイトと連携したスマートロックサービス。シンプルで分かりやすいサイト設計とスマートロック連動により、効率的な会議室運用が可能です。予約がキャンセルされた場合のキャンセル通知機能など、限られたオフィススペースを効果的に利用するための機能が搭載されています。
ニーズに合わせたプラン選択が可能であり、月額無料のプランでお試し利用を開始することもできます。
→「RESERVA予約」サービスサイトはこちら
株式会社 Photosynth「Akerun」
『Akerun入退室管理システム』は、いつも使っているスマートフォンや社員証、交通系ICカードを使っての施錠・解錠が可能な未来型スマートオフィスを実現します。Web管理ツール「Akerun Connect」上では、リアルタイムで合鍵の発行・剥奪が可能に。スタッフが増えるたびに物理的な合鍵やカードキーを発行する必要がなくなるため、管理・発行のコストや手間の削減につながります。また、時間帯・曜日を指定した鍵も発行できるため、パート・アルバイトの一時利用などにも活用できます。
さらに、Akerunが提供するAPIとの連携により、外部の勤怠管理システムや会員管理・決済システム、顔認証システムと連携させることも可能。労務管理やキャッシュレス決済といったさらなる付加価値の実現、そして生体認証によるセキュリティ強化も可能になります。
→「Akerun」サービスサイトはこちら
５. バルテックのスマートロックシステム
オフィスの会議室やWEB会議用個室ブースをスマートフォンから予約、スマートロックで解錠できるシステムです。総務など予約の受付や鍵の受け渡しがいらなくなり、予約管理の無人化・省人化を実現します。
特長① スマートフォンで予約・解錠が可能
ウェブサイトから会議室の予約を登録。入室時にはQRコードで解錠を行うため、予約者以外の利用を制限することが可能です。ウェブサイト上で利用状況を把握できるため、いつでも・どこからでも会議室の状況を把握・予約することができます。
特長② 施錠カードや鍵は不要、管理コストや紛失のリスクを削減
予約～解錠までスマートフォンで完結するため、施錠するためのカードや鍵は一切必要ありません。総務部など担当社員が鍵を管理する負担を削減することが可能です。また、社員それぞれの利用制限も可能であり、各会議室の役割を定め効率的に運用することができます。
特長③ 複数拠点の会議室を一元管理
グループ会社やサテライトオフィスなど、複数拠点の会議室情報を一元管理することが可能です。出張先のオフィスでワークブースを利用する場合や、グループ会社での会議予約も同じシステムで行うことができます。
→スマートロックと連動した予約システムについてこちら
６. スマートロックと連動する集中・個室ブース
木製の防音・個室ブース「EDOブース」
「EDOブース」は木製の防音個室ブースです。オフィスの空きスペースに設置することで、近年増加しているWEB会議時に利用するほか、集中して作業を行いたい時に利用するなど、幅広い用途でご利用いただけます。
特長① 再利用可能な「捨てないオフィス家具」
組み立て式のため、部材ごとに取り外しが可能です。お好きな高さやレイアウトにカスタマイズでき、個室ブースとしての利用後はデスクやパーテーションに再加工できます。
特長② 温かみのある木製素材
個室ブースでは珍しい木製素材でできているため、オフィスのロビーや雑談スペースに設置しても威圧感を与えることがありません。様々なオフィスデザインになじむデザインを採用しています。
特長③ スマホ１台で予約・解錠
施設予約システムやスマートロックと連動することで、スマートフォンから簡単にWEB予約・解錠が可能です。予約者に送信されるQRコードで扉を解錠するため、無人でも安心して運営することができます。