貸出PCのエクセル管理はもうやめる！？ミスを防いで業務効率化　資産管理システム

昨今、ペーパーレス化が進み、紙媒体は電子で持ち歩く事が多くなりました。
その結果、テレワーク制度の促進も伴い必然的に会社の資産であるパソコンやタブレットなどのモバイル端末は持ち出される機会が急増、IT資産の現物管理をリモート環境でも徹底する必要が生じています。

社内のIT資産情報を可視化が必要な理由

トラブルを防ぐ

社内のPC貸出などのIT資産情報を可視化する理由は主に下記の内容です。

・社外からでも社員の勤務状況を確認する
・不必要なPCなどのIT資産の購入を防ぐ
・管理者が不在でも、状況の確認や棚卸ができる状態にする
・IT機器の紛失や盗難、不正利用を防ぐ

こうした内容を可視化し正常に管理を行うことができ、IT資産管理の目的を果たす事ができます。

IT資産管理の目的に、トラブルを防ぐという事もあります。
ビジネスで利用しているIT資産は、場合によっては顧客データ、もしくは取引先の情報も含まれている事が多いです。
紛失・盗難などで所在がわからなくなる事は自社のみにととまらず、顧客、取引先のセキュリティリスクをおかすことになります。
物理的な損失に加え、データの漏洩となると信頼の損失にもなるのです。

IT資産の情報システム管理者＆総務担当者の管理業務の効率化

PC貸出などIT資産管理の大きな目的は、保有しているIT資産を情報として把握し、IT資産の効率的な運用を行う事です。

情報システムや管理担当者は、所有するPCの端末名、IPアドレス、保管場所、使用者など、必要な情報をあらかじめ管理台帳にまとめておく必要があります。

所持しているパソコンの数とその中でも稼働していないパソコンの数が正確に把握できれば、新たにパソコンが必要になった際にあるにもかかわらず購入するといった無駄を省く事ができます。
全社のIT資産を把握・管理することで、運用計画が立てやすくなるのです。

社内にある多数のIT資産を管理台帳なしに把握、管理することはほぼ不可能です。
さらに、社員がテレワークなどで自宅に持って帰っていたりする事も多くなると管理することは、より管理が重要になるうえにより困難となるのです。

内部統制・情報漏洩・セキュリティ対策

PC貸出などでのIT資産管理は情報漏洩を防ぎ、セキュリティを強化するためにも役立ちます。

OSのアップデートやウイルス対策ソフトのパターンファイルの更新をしっかり管理できるとサイバー攻撃などを防ぐ事ができます。

また、社外に持ち出しているUSBメモリなども紛失やマルウェア感染のリスクが高くなるので管理する事で事前に感染しないような対策を取ることができます。
IT資産管理をしっかり行うと情報漏洩やセキュリティ対策も取ることができるのです。

IT資産管理は、コンプライアンス遵守や内部統制のためにも必要です。
例えば、ソフトウェアの不正な使用を防ぐ為に、ライセンス数とインストールしている台数などは得に管理しなければなりません。

IT資産管理台帳の基本～管理台帳の要件～

情報システムの管理者は、社内のPC貸出などIT機器の状態を常に正確に把握しておく必要があります。

社内のIT資産情報は一元で管理し、いつ、誰が見ても最新であるようにしておく

管理しているツールや台帳がいくつもあると、見逃しや重複、情報の更新漏れなどが発生しやすくなります。情報は必ず一元管理をしましょう。

パソコンやサーバータブレットなどのIT機器の種類や台数はもちろん、使用されているOSやソフトウェアなどの情報も常に最新の情報にしておく必要があります。

管理ラベルと現物情報を紐付け、棚卸しに対応できるようにしておく

棚卸も台帳情報をもとに実施されます。

貸出PCやIT端末に識別するための管理番号やIDを与え、パソコンなどのIT端末機器一台一台に貼り付けておきます。
棚卸し時に、管理ラベルを確認しながら、台帳に記載されている情報と現物とを照合し、相違がないか確認します。
機器に異常がないか、目視での確認も必要です。

エクセルでのIT資産管理は難しい

PC貸出などのIT資産をエクセル台帳で管理しているケースは最も標準的なケースとしてよく利用されています。

ところが、情報収集や台帳入力が手作業になる事も多く、手間がかかり、運用中も人為的ミスが起こりやすいです。
エクセルでの管理は管理者の負担が大きくなります。その原因をあげていきます。

膨大な数のIT資産端末に対応できない

IT資産は想像より多く存在します。

エクセル台帳では管理しきれなくなり、トラブルやミスが多発する原因となります。

パソコンだけではなく、タブレット、スマートフォン、プリンター、ルーター、ICカードなど、管理すべき周辺機器は、社内に案外多くあるものです。

不要に新規資産を購入してしまう・老朽化に気づきにくい

管理体制が整っていない場合、使用できる機器やアプリケーション、ソフトウェアがあるにもかかわらず新しい資産として購入してしまう場合があります。
そういった事があると、コストも無駄使いとなってしまいます。

購入した時期や使用した履歴を残していない場合は、老朽化にも気づきにくく、稼働中の突然の故障など、日常の業務に損害を与えてしまいます。

人為的ミスは避けられない

膨大な量のIT資産の棚卸し作業をすべて目視、エクセルシートには手入力をする形で管理を行うと、人為的ミスが発生しやすくなります。

このようなミスを防ぐためには複数人でのチェックや複数回の確認によって防いだり、対策できますが、その分作業や人員が必要になるため、作業効率的にはあまりよくありません。

IT資産管理システムを導入する　～メリットとデメリット～

メリット

IT資産としての重要物品を正確に管理する方法として、物品管理システムなどのツール導入がおすすめです。

PC貸出などのあらゆるIT資産を同一システムで管理できるため、情報の一元化による業務効率化を期待することができ、人的コストの削減につながります。

①複数ある管理台帳を統一できる

複数拠点ある場合、拠点ごとに管理台帳を作っていることが多いです。それぞれに管理体制や管理者が異なり、全社としての全体像が把握できません。
貸出PCなどをクラウドで管理できるツールを導入すれば、各拠点の管理者が共通の台帳で管理する事ができます。

②機器の利用状況をリアルタイムに把握できる

IT機器の管理に最適な資産管理システムを導入すると、どの従業員にどの機器を貸し出し、どれくらいの期間利用されているかなど、各機器の現状が一目でわかります。
持ち出しや返却、貸出し期間を記録してあると、今後の計画もたてやすく、作業効率が上がります。

③長期間未使用の機器を確認できる

共通のデータベースで一元管理することで、長期間使われていない機器や、台帳に記載があるのに存在しない機器が可視化できます。
新たに購入する前に、どこからでも調べられるので、無駄な経費を使わず、経費の削減が期待できるでしょう。

デメリット

IT資産管理システムは非常に便利ですが、利用していく上では、メリットもあれば当然デメリットもあります。
効果的に活用するためには、デメリットをよく理解する必要があります。

①担当者が使いこなすのに時間が必要

IT資産管理システムを使いこなすには、ある程度のITスキルが必要です。

管理担当者にもともとスキルがあれば問題ありませんが、新しいシステムの内容を理解し、滞りなく利用できるまでに時間を要するケースもあります。

毎日、業務に追われる日々でその時間を確保するのはとても難しいです。
実際に使う社員がシステムをうまく使いこなせず、他の業務に支障をきたす可能性もあるでしょう。

数多くの便利なツールが生まれる昨今、IT資産管理システムのような管理ツールを使う社員の多くがIT分野専門ではないという場合も多く、利用できるようになるまでの時間がデメリットとなっています。

②自社の目的に合った機能のある製品を選ぶ必要がある

IT資産管理システムは、自社の目的に合致した機能を持つ製品をしっかりと見極めて選ぶ必要があります。

世の中にはたくさんの製品があり、製品によって機能や操作性などそれぞれ違います。
自社のIT資産管理の現状をしっかり調査し、必要な機能、必要でない機能、しっかり精査して選ぶ必要があります。
会社の規模があまり大きくない場合はオーバースペックになるケースが多いです。

導入にはもちろんコストがかかります。導入したものの、操作性があまり合わない、要らない機能が多い、やりたかった管理機能が希望と違うなどの問題が起これば、漏れやミスに繋がり意味のないものとなります。

導入時にこのような手間と労力がかかるのもデメリットとなります。

デメリットを解消！MOT/HGなら資産管理がカンタン操作

人事労務システムMOT/HGとは?

MOT/HGは資産管理をはじめ、人事、入社手続き、労務管理、給与計算から年末調整などの人事・総務の仕事を統合したシステムです。
各サービスを連携することで社員アカウントを一本化、申請、承認をチャットで行うことなどができ、効率化につながります。

カンタン操作のMOT/HG 固定資産管理（不動産管理と資産管理）

MOT/HGの機能の一部として固定資産管理があります。

01.不動産物件情報、入居～契約更新～退去情報を管理

不動産情報だけでなく、付随する保険情報もカンタン登録。
契約更新・解約等をアラートで通知します。

02.PCや複合機等の資産情報、購入・リース・レンタル情報を管理

再リース時の契約情報、資産の解約もカンタン登録。
資産番号のラベルプリントも可能になります。

03.申請、棚卸確定、固定資産台帳をカンタン登録

棚卸の日付になると担当者へ通知され、担当者同士の作業の受け渡しも可能。
※固定資産台帳機能は2024年4月リリース予定です。

MOT/HGなら、デメリットである利用の複雑さを解消した簡単操作で誰でもすぐに使えるようになる固定資産管理システムです。

管理内容も無駄を省いたシンプル設計で、資産管理をはじめ、人事、入社手続き、労務管理、給与計算から年末調整などの人事・総務の仕事を統合したシステムです。

料金プラン

人事システムMOT/HGはクラウド電話「MOT/TEL」をご契約いただくことで無料でご利用頂けるシステムです。

人手・時間が足りない！担当者様のために　「情シス代行ITサポート」

情シス代行ITサポートとは？

情シス代行ITサポートとは、ネットワーク監視やヘルプデスク業務、パソコン・ネットワークのIT運用管理、IT資産管理など忙しい情報システム部をサポートするITアウトソーシングサービスです。

・ネットワーク監視サービス

貴社のネットワークを常時監視します。
ネットが不通などネットワーク障害を検知して、貴社にお知らせします。
平常時においても月1回レポートを提出して、ネットワークに負荷がかかっていたり、問題点をお知らせいたします。

・ヘルプデスク業務

障害発生やトラブル発生時のサポートを、電話、リモート、オンサイトで対応いたします。
緊急時だけでなく、PCやネットワークの相談なども気軽にご連絡いただくことも可能です。

・IT運用管理

IT運用管理とは、LCMサービスとも言い、パソコンなどIT機器の導入から廃棄までの一連のサポートとなります。
全国にパソコン修理店52店舗を展開するVALTECならではの技術力の高さと安心体制でサポートいたします。

・IT資産管理

パソコンなどのIT機器やソフトウェアなどITに関連する資産管理をサポートします。
どうしてもずさんになってしまう、利用者情報やネットワーク接続状況、ソフトウェアのバージョンなど、セキュリティ対策やコンプライアンスの強化をお手伝いします。

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