~ オペレーターとの雇用契約が正確・スピーディに ~
コールセンター向け電子契約
雇用契約書の電子化で管理の効率化
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紙ベースの雇用契約書は当然、印刷・製本・押印・郵送などの作業が必要になります。
郵送で契約書を取り交わす際は、通常でも郵送期間が多くかかってしまい、内容にミスがあれば差し戻しをしなければならずさらに工数がかかります。
コールセンターは非正規社員の採用がメインになりますが、定着しづらいため、人手が足りなくなりがちです。
また、業務として繁閑の差が激しく、繁忙期に併せて人員を一括雇用をするため、その雇用契約において業務が煩雑を極めます。
オペレーターの平均的な雇用更新期間は３ヶ月～１２ヶ月で、コールセンターの雇用は短期更新です。
エクセルなどで管理して複数スタッフで管理していると、契約更新漏れが発生して大きなトラブルに発展してしまう可能性があります。
電子契約なら、オペレーターが同意した契約書がシステムに保管され、契約状況や修正による再契約の作成などが容易になります。
電子契約なら複数名に宛先をインポートして一括で送信。オペレーターはスマホで電子署名・電子サインで締結になるので契約業務の工数を削減できます。
締結した契約はクラウド上で確認でき、複数スタッフでも権限をつけて管理できます。更新時期になると自動でアラート通知してくれるので更新漏れを防止できます。
オペレーターの契約者は登録やソフトのインストールなど不要。メールで送付される契約書を確認・合意していただくだけです。 WEB会議機能も搭載しているので契約書の記入項目など説明しながら進めることも可能です。契約締結時には合意締結証明書が自動で送信されます。
STEP 1
契約書の登録
STEP 2
電子署名
STEP 3
契約締結
コールセンターでは、紙の雇用契約書を作成・印刷・封入して郵送し、返送された書類を期間毎にファイリングして保管、オペレーターとの更新時期はExcel等で管理をするなど様々な工数がかかっていました。
電子契約システムを利用することで、契約書の作成や修正、管理が大幅に効率化されます。
手作業で契約書を作成する必要がなくなり、必要な項目を埋めることで自動的に作成したり、修正したりすることができます。
また、契約書の保存・管理についても、紙の契約書よりも簡単かつ安全に行うことができます。
電子契約システムを利用することで、遠隔地からでも契約締結が可能となります。直接会うことなく法にそって契約することが可能です。
これにより、拠点が分散しているコールセンターや、在宅勤務・テレワークをしているオペレーターとも、スムーズな契約締結ができます。
電子契約システムを導入することで、契約書が電子化されるので紙や印刷する費用がなくなります。また保管管理する作業工数や場所も省けます。
紙の使用量が減少するので、環境負荷を軽減することができます。
電子契約時に記載項目などを説明できるビデオ(WEB)会議機能が利用できます。
近日リリース予定
いつ、誰が何をしたか、どの契約書、書類に対してか、詳細なログを残します。 不正防止や誤送信対策にもつながります。
店舗の雇用契約書だけでなく、同意書・申込書・注文書などの文書も管理できます。契約締結日、開始日、自動更新の有無などを設定。過去の契約締結状況をすぐに検索できます。
メンバーが所属するグループやグループに紐づいたフォルダ（キャビネット）を作成し、閲覧権限も自由に設定できます。
契約書など書類のテンプレートを作成しておき、呼び出すことで送信までにかける時間を短縮します。承認者もテンプレート化しておくことができます。
店舗で作成した電子契約を雇用予定者へ送信する前に本部でチェックするなど、ワークフローに合わせた柔軟な設定が可能です。書類ごとの設定が自由にできるため、相手先や内容により、柔軟に設定できるようになっています。
電子契約サービスDX-Signでは、ユーザー数1名・毎月の電子契約送信件数5件まで無料でご利用頂けます。
有料プランではユーザー数・送信件数無制限でご利用頂けます。
| 送信件数 | 月額費用 |
|---|---|
| 5件/月 | 無料 |
| 無制限 | ¥8,800（税込み） |
※有料プランでは、電子契約（電子署名・タイムスタンプ・合意締結証明書）など基本機能の他、IPアドレス制限や電話によるサポート・固定ワークフロー設定などがご利用頂けます
雇用契約書の電子化において、人事総務システム「MOT/HG」と併用することにより、採用応募の人事データを取り込んで電子雇用契約へ。
そのデータをもとに社労士へ依頼できます。
応募フォームのデータを利用して、書類選考から面接の日程調整、内定・辞退を管理するクラウドシステム。
担当者のタスク受け渡しはアラートで通知して、採用者は雇用契約書を電子契約で取り交わします。
雇用の際に必須となる社会保険、雇用保険、労災保険への加入と手続きを、外部の社会保険労務士へ依頼している場合、データを社労士と連携することができます。社労士専用のアカウントが発行され、安全にデータを受け渡します。
数名程度の従業員であれば、なんとか自社内での手続きも可能ではありますが従業員が増えていくにつれて負担も大きくなります。
電子契約システムに、コールセンターシステム（PBX）・シフト管理が格安セット価格。
レンタルPCやキッティング（設定）もオプションで提供
インターネットとPCだけでコールセンターの電話業務が可能なクラウドPBXサービスです。
リアルタイムでオペレーターの状況を把握でき、様々なデータを収集しコールセンターの可視化します。
出勤困難時もコールセンター運営が可能でリモートワークやBCP対策も可能。
スマホで簡単に出退勤の打刻やシフト希望の提出ができるクラウド勤怠管理です。
タイムカードやExcelからの転記作業不要で、社員・アルバイトなどの雇用形態や時給・深夜割など複雑な労働時間を自動で集計可能です。
コールセンターの電話端末として、インターネットがあればどこでも受発信業務が可能なパソコンをお出しだしします。
テレワークとして1台から、コールセンターへの大量導入まで対応が可能です。PCとになります。
貴社の業務アプリケーションのインストールやセキュリティポリシーに沿った設定も可能です。
