~ 派遣スタッフの雇用契約を正確・スピーディに ~
人材派遣業向け電子契約
雇用契約書の電子化で管理を効率化
＼ 機能・料金が3分でわかる概要資料！ ／
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~ 派遣スタッフの雇用契約を正確・スピーディに ~
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厚生労働省は「厚生労働省令第170号」を公布、2021年1月1日に施行され労働派遣契約書の電子化が解禁されました。
施行規則の21条3項が見直され、書面交付のみだった契約書は電磁的記録で作成が可能になりました。
表 (厚生労働省発表資料をもとに作成)
| 別表第二（第五条、第六条及び第七条関係） | ||
|---|---|---|
| 労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行規則 | ||
| NEW!「第21条3項の規定による書面の記載」 | 第33条3第三項の規定による書面の記載 | (略) |
紙の書面上で労働派遣契約書などの作成をすると、印刷・製本・押印・郵送などの作業が必要になります。
郵送で契約書を取り交わす際は、内容にミスがあれば差し戻しをしなければならず工数がかかります。
人材派遣業は非正規社員の採用がメインになりますが、定着しづらく人手が足りなくなりがちです。
そんな中、コロナが落ち着いたことで人材派遣のニーズの上昇が予想され、人手の少ない中で大量の雇用契約の締結が必要になる可能性があります。
人材派遣業の登録型派遣では、派遣契約の締結後数カ月～６か月ほどで契約の更新が必要です。
エクセルなどを使用し複数スタッフで管理していると、更新漏れが発生して大きなトラブルに発展する可能性があります。
電子契約なら、派遣スタッフが同意した契約書がシステムに保管され、契約状況や修正による再契約の作成などが容易になります。
電子契約なら複数名に宛先をインポートして一括で送信。派遣スタッフはスマホで電子署名・電子サインで締結になるので契約業務の工数を削減できます。
人材派遣業では、契約期間の短さゆえに短期間で何度も契約更新をせねばならず、他業界よりも契約業務の負担が増加してしまう傾向があります。
派遣スタッフ・社員などの契約者は登録やソフトのインストールなど不要。メールで送付される契約書を確認・合意していただくだけです。 WEB会議機能も搭載しているので契約書の記入項目など説明しながら進めることも可能です。契約締結時には合意締結証明書が自動で送信されます。
STEP 1
契約書の登録
STEP 2
電子署名
STEP 3
契約締結
紙の雇用契約書では、記入後に返送してもらう必要がありますが各契約スタッフからの返送は1ヶ月単位なので本部が雇用契約書を確認するまでにタイムラグがあります。また、スタッフは既に働いているのに本部に雇用契約書がない期間が出来てしまいます。
電子契約なら郵送・返送が必要ないので、契約締結後すぐに電子契約サービス内で確認することができます。
紙の雇用契約書では作成・印刷・封入・郵送や返送された書類を各契約スタッフや期間毎にファイリングして保管し、更新時期はExcelなどで管理と様々な工数があり少人数で対応は難しいです。
電子契約なら印刷・封入・郵送がなく、契約締結後は電子契約サービスで作成したフォルダで管理できます。更新時期も自動で通知してくれるので雇用契約に関する工数が減り少人数で対応が可能です。
派遣スタッフを多く抱える人材派遣業では雇用契約を結ぶ回数も多くなります。
電子契約なら作成した雇用契約書や電子契約に登録したテンプレートを使い、宛先をCSVでインポートして一括で送信が可能です。
人材派遣業では雇用契約書以外にも様々な契約書や書類を取り交わします。PDFデータならどんな書類も電子化が可能です。紙での契約では必要だった印紙代が不要となり、コスト削減へつなげられます。
取引基本契約書・秘密保持契約書・売買契約書・請負契約書・代理店契約書・注文書、請書 請求書、領収書・見積書・業務委託契約書・特約店契約書・取締役会議事録・事業譲渡契約書・金銭借用書・土地賃貸借契約書・土地売買契約書・建築請負契約書
…etc
電子契約時に記載項目などを説明できるビデオ(WEB)会議機能が利用できます。
近日リリース予定
いつ、誰が何をしたか、どの契約書、書類に対してか、詳細なログを残します。 不正防止や誤送信対策にもつながります。
各スタッフの雇用契約書だけでなく、同意書・申込書・注文書などの文書も管理できます。契約締結日、開始日、自動更新の有無などを設定。過去の契約締結状況をすぐに検索できます。
メンバーが所属するグループやグループに紐づいたフォルダ（キャビネット）を作成し、閲覧権限も自由に設定できます。
契約書など書類のテンプレートを作成しておき、呼び出すことで送信までにかける時間を短縮します。承認者もテンプレート化しておくことができます。
作成した電子契約を雇用予定者へ送信する前に本部でチェックするなど、ワークフローに合わせた柔軟な設定が可能です。書類ごとの設定が自由にできるため、相手先や内容により、柔軟に設定できるようになっています。
電子契約サービスDX-Signでは、ユーザー数1名・毎月の電子契約送信件数5件まで無料でご利用頂けます。
有料プランではユーザー数・送信件数無制限でご利用頂けます。
| 送信件数 | 月額費用 |
|---|---|
| 5件/月 | 無料 |
| 無制限 | ¥8,800（税込み） |
※有料プランでは、電子契約（電子署名・タイムスタンプ・合意締結証明書）など基本機能の他、IPアドレス制限や電話によるサポート・固定ワークフロー設定などがご利用頂けます
着信時にあらかじめ設定した音声アナウンスを流します。発信者が選択した番号によって着信先を振り分けます。
派遣スタッフの雇用形態や時給・深夜割などに合わせて労働時間を自動集計。スタッフの勤怠・シフト管理を効率化します。
経理業務を効率化、80%削減します。領収書を電帳法に対応した形で保存でき、帳票原本の保管・管理コストも削減します。
IVRとは、着信時にあらかじめ設定した音声アナウンスを流し、発信者が選択した番号によって着信先を振り分ける機能です。
（例：〇〇についてお問い合わせの方は1番を、××についてお問い合わせの方は2番を押してください。）
派遣会社への登録・エントリー希望者をはじめ、登録スタッフや派遣先企業からの相談・問い合わせなど複数の関係先からの連絡を受ける派遣会社。
IVR（自動音声アナウンス）では、発信者が選択した番号により着信先を変更。電話の取次業務を廃止し、効率化を図ります。
右記[図1]は、弊社が実際にIVRを導入した際の、1日あたりの平均受電件数の変化です。平均受電件数は347.8件→272.5件と、2割ほど削減されています。
削減された電話は「ワンギリ・間違い電話」や「営業電話」であり、不要な電話応対にかかる時間を減らしています。
スマホで簡単に出退勤の打刻やシフト希望の提出ができるクラウド勤怠管理です。
タイムカードやExcelからの転記作業不要で、社員・アルバイトなどの雇用形態や時給・深夜割など複雑な労働時間を自動で集計可能です。
外出先・テレワーク時でも申請・承認・経理業務までの効率化を可能にする経費精算システムです。
ICカード読取りで申請可能な交通費に、出張・旅費・交際費まであらゆる経費精算に対応。
申請時に自動仕訳をし、会計ソフトへ読み込むことも可能です。また、電子稟議にも対応しており、電子契約との組み合わせで複雑な稟議申請の電子化が可能です。
さらにクラウド文書管理システム「MOT文書管理」を組み合わせて利用することで、経費精算時に添付した請求書・領収書のデータを最終承認時に自動でMOT文書管理へアップロード。
電子帳簿保存法に対応した形で保存が可能です。
経費精算から書類管理まで全てをペーパーレス化や帳票原本の保管・管理コストの削減、検索性の向上に役立ちます。
