~ アルバイト・契約教員の雇用契約が正確・スピーディに ~
教育業向け電子契約
雇用契約書の電子化で管理の効率化
＼ 機能・料金が3分でわかる概要資料！ ／
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~ アルバイト・契約教員の雇用契約が正確・スピーディに ~
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紙ベースの雇用契約書は印刷・製本・押印・郵送などの作業が必要になります。郵送で契約書を取り交わす際は郵送期間が多くかかってしまい、ミスがあれば差し戻しの必要がありさらに工数がかかります。
「紙」を多用する教育業にとって、少しでも紙を使った作業を削減できれば円滑な業務遂行が可能になるでしょう。
たとえ相手がアルバイトであっても、労働基準法第15条により労働条件の明示義務があるため、雇用契約書などの書類交付が必要であり、経営においてもトラブルの回避として有効です。
しかし、雇用契約締結業務に多くの時間がさかれるため、雇用契約書を取り交わしていないところも多いのが現状です。
学習塾などではアルバイト・契約社員の場合、半年など短期間の雇用契約更新としていることが多くあります。
そうした際にExcelなどで複数社員で管理していると、有期雇用しているアルバイト・契約教員の契約更新時期の更新漏れが発生することがあります。
電子契約なら、アルバイト・契約教員が同意した契約書がシステムに保管され、契約状況や修正による再契約の作成などが容易になります。
電子契約なら複数名に宛先をインポートして一括で送信。アルバイト・契約教員はスマホで電子署名・電子サインで締結になるので契約業務の工数を削減できます。
締結した契約はクラウド上で管理。契約更新時期に自動でアラート通知して更新漏れを防止。忙しい学習塾・予備校・語学や資格スクールの作業をサポートします。
アルバイト・契約教員などの契約者は登録やソフトのインストールなど不要。メールで送付される契約書を確認・合意していただくだけです。 WEB会議機能も搭載しているので契約書の記入項目など説明しながら進めることも可能です。契約締結時には合意締結証明書が自動で送信されます。
STEP 1
契約書の登録
STEP 2
電子署名
STEP 3
契約締結
学習塾・予備校・語学や資格スクールでは、紙の雇用契約書を作成・印刷・封入して郵送し、返送された書類を期間毎にファイリングして保管、アルバイト・契約教員との更新時期はExcel等で管理をするなど様々な工数がかかっていました。
電子契約システムを利用することで、契約書の作成や修正、管理が大幅に効率化されます。
手作業で契約書を作成する必要がなくなり、必要な項目を埋めることで自動的に作成したり、修正したりすることができます。
また、契約書の保存・管理についても、紙の契約書よりも簡単かつ安全に行うことができます。
紙の雇用契約書では作成・印刷・封入・郵送や返送された書類を各拠点や期間毎にファイリングして保管し、更新時期はExcelなどで管理と様々な工数があり少人数で対応は難しいです。
電子契約なら印刷・封入・郵送がなく、契約締結後は電子契約サービスで作成したフォルダで管理できます。更新時期も自動で通知してくれるので雇用契約に関する工数が減り少人数で対応が可能です。
アルバイト・契約教員の出入りが激しい教育業では雇用契約を結ぶ回数も多くなります。
電子契約なら作成した雇用契約書や電子契約に登録したテンプレートを使い、宛先をCSVでインポートして一括で送信が可能です。
教育業では雇用契約書以外にも様々な契約書や書類を取り交わします。PDFデータならどんな書類も電子化が可能です。紙での契約では必要だった印紙代が不要となりコスト削減へつなげられます。
取引基本契約書・秘密保持契約書・売買契約書・請負契約書・代理店契約書・注文書、請書 請求書、領収書・見積書・業務委託契約書・特約店契約書・取締役会議事録・事業譲渡契約書・金銭借用書・土地賃貸借契約書・土地売買契約書・建築請負契約書
…etc
電子契約時に記載項目などを説明できるビデオ(WEB)会議機能が利用できます。
近日リリース予定
いつ、誰が何をしたか、どの契約書、書類に対してか、詳細なログを残します。 不正防止や誤送信対策にもつながります。
雇用契約書だけでなく、同意書・申込書・注文書などの文書も管理できます。契約締結日、開始日、自動更新の有無などを設定。過去の契約締結状況をすぐに検索できます。
メンバーが所属するグループやグループに紐づいたフォルダ（キャビネット）を作成し、閲覧権限も自由に設定できます。
契約書など書類のテンプレートを作成しておき、呼び出すことで送信までにかける時間を短縮します。承認者もテンプレート化しておくことができます。
職員が作成した電子契約を雇用予定者へ送信する前に本部でチェックするなど、ワークフローに合わせた柔軟な設定が可能です。書類ごとの設定が自由にできるため、相手先や内容により、柔軟に設定できるようになっています。
電子契約サービスDX-Signでは、ユーザー数1名・毎月の電子契約送信件数5件まで無料でご利用頂けます。
有料プランではユーザー数・送信件数無制限でご利用頂けます。
| 送信件数 | 月額費用 |
|---|---|
| 5件/月 | 無料 |
| 無制限 | ¥8,800（税込み） |
※有料プランでは、電子契約（電子署名・タイムスタンプ・合意締結証明書）など基本機能の他、IPアドレス制限や電話によるサポート・固定ワークフロー設定などがご利用頂けます
スマホで簡単に出退勤の打刻やシフト希望の提出ができるクラウド勤怠管理です。
タイムカードやExcelからの転記作業不要で、アルバイト・契約教員などの雇用形態や時給・深夜割・コマ給など教育業ではありがちな複雑な労働時間を自動で集計可能です。
雇用契約書の電子化において、人事総務システム「MOT/HG」と併用することにより、採用応募の人事データを取り込んで電子雇用契約へ。
そのデータをもとに社労士へ依頼できます。
応募フォームから入力されたデータを利用して、書類選考から面接の日程調整、内定・辞退を管理するクラウドシステム。
担当者のタスク受け渡しはアラートで通知して、採用者は雇用契約書を電子契約で取り交わします。
雇用の際に必須となる社会保険、雇用保険、労災保険への加入と手続きを、外部の社会保険労務士へ依頼している場合、データを社労士と連携することができます。社労士専用のアカウントが発行され、安全にデータを受け渡します。
数名程度の従業員であれば、なんとか自社内での手続きも可能ではありますが従業員が増えていくにつれて負担も大きくなります。
