雇用契約書がなくても大丈夫?デメリットやトラブルをQ&A方式でわかりやすく解説!

雇用契約書

雇用契約書を作成したり管理するには様々な手間がかかります。
本記事では、雇用契約書はどのような役割を持つ書類なのか、労働条件通知書とどう違うのか、その重要性や実際に起こりうる事例に即してQ&A方式でデメリットやトラブルを解説いたします。

目次
  1. 1. 雇用契約書とは?そもそも必要?
  2. 2. その他、雇用契約書に関するQ&A
    1. Q:雇用契約の更新を忘れていてそのまま雇用を続けていたらどうなるか?
    2. Q: 1日だけの単発アルバイトでも雇用契約書は必要ですか?
    3. Q: 会社に保管してたはずの雇用契約書をなくしてしまったらどうなる?
    4. Q: 雇用契約書の控えを雇用者に渡さなくてもいいですか?
  3. 3. 雇用契約書はVALTEC電子契約「DX-Sign」で安心!

1. 雇用契約書とは?そもそも必要?

疑問符を浮かべる女性

雇用契約書とは、労働者と雇用主である企業との間に交わされた「雇用契約」の内容を明示するための契約書のことを指します。

そもそも「雇用契約」とは、
労働者が雇用主のもとで労働に従事し、雇用主がその対価として賃金を労働者側に支払う約束をする契約のことを指します。

このことは民法第623条の

「雇用は、当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対してその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる。」

「民法」e-gov法令検索

という記述で定義されています。

この「雇用契約」の定義に従い雇用契約書では、以下のように契約します。

雇用された側(被雇用者・労働者)が労働へ従事すること。
雇用する側(雇用主・企業)は労働の対価として報酬を与えること。

もしこれを満たさなければ、雇用は合意の元成立していないとされ、「労働を強いる」「報酬を支払わせる」強制力はないことになります。

このような段階を経て、労働者・雇用主双方が労働基準法や労働契約法などの「民法」の元で守られるよう、「雇用契約書」はあるのです。

1.1 労働条件通知書との違い

法律上での作成義務の有無

労働条件通知書では「労働基準法15条」に基づき、作成の義務と労働者側への書面交付の義務が存在します。

(労働条件の明示) 第15条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

(「労働基準法」e-gov法令検索)

第5条 (略) ④法第15条第1項後段の厚生労働省令で定める方法は、労働者に対する前項に規定する事項が明らかとなる書面の交付とする。

(「労働基準法施行規則」e-gov法令検索)

その一方で「雇用契約書」には、法律上での作成義務はありません。
「労働契約法 第4条」では

「労働者及び使用者は、労働契約の内容 について、できる限り書面により確認するものとする。」


とあり、同法律上では義務ではないものの「望ましい」とはされています。

記載事項が決められているか否か

雇用契約書では、法令等で具体的な記載事項は定められていません。
ただ、労働条件通知書では労働基準法と施行原則の中で記載が必要な事項が規定されています。
したがって、労働条件通知書に関しては法令で定められた必要事項の記載がなければ「違法」となります。

署名押印(もしくは記名押印)が労働者・企業の双方から必要か否か

雇用契約書では、企業側および労働者側の両方の当事者が署名押印(もしくは記名捺印)して合意が結ばれます。
他方、労働条件通知書は企業側が作成し労働者に交付する書類ですので、労働者側が署名押印(もしくは記名捺印)することはありません。

その他、雇用契約書に関するQ&A

悩む女性

雇用契約書についてよくある悩みや相談について、Q&Aの方式でまとめました。

Q:雇用契約の更新を忘れていてそのまま雇用を続けていたらどうなるか?

A1:有期雇用契約の場合

有期雇用契約では、続けて雇用関係の更新をしなければ、契約期間満了と同時に雇用契約が終了し退職する事となります。

この状況を「雇い止め」と言います。

もし雇用契約をなぜ更新しないかの理由を労働者側から、証明書付きで求められた場合、使用者側はなるべく早く証明書の交付をしなければなりません。
そうした場合、証明書に記載される雇止めの理由には、契約期間満了を除く何かしらの理由が明示される必要があります。

「雇い止め」に関しては下記の記事で詳しく解説しております。

雇用契約の期間とは?| 有期雇用契約や記載事項について解説!


もし、有期雇用契約の契約書の更新を忘れた状態で有期雇用契約の労働者を働かせ続けたなら、忘れたことに気づいた時点で雇用主側は労働者に対し「契約期間が満了しましたよ」という主旨を通知し、労働者側に支払われるべき賃金を支払ったのち、改めて雇用契約を更新するかの確認を取る必要があります。
雇用契約書なら上記の処置で済みますが、労働条件通知書に記載している事項に違反するような更新忘れである場合は法律に抵触する恐れがあることには注意してください。 もし、労働条件通知書の内容に反するような更新忘れが起こっていた場合は、労働基準監督署から事業停止命令や罰金などが科される場合があります。

A2:正社員(無期雇用契約)の場合

契約・派遣社員とは違い、正社員は有期雇用契約でなく「無期」雇用契約のため、特別の事情が無ければ、定年退職まで企業で働き続けることとなります。

契約満了という事態に陥ることがないため、あえて契約更新を行う必要は無いように思われるかもしれません。

ですが、労働条件に関してのトラブルは社員の抱える問題の中でも発生しやすいもののため、余計なトラブルを回避するために「雇用契約更新」は重要です。

・就業規則の内容を曲解したり、見落としていたために知らず知らずに違反する行動をとってしまっていた。
・労働条件が知らず知らずに就業規則上で変わっていたが、社内通知などもないため気付かなかった。

雇用契約書の更新を繰り返すたびに労使双方が「雇用契約書」に書かれている内容を何度でも確認しておくのが、トラブル防止の観点から重要と言えます。
したがって、仮に契約更新を行う理由がない正社員であったとしても、雇用契約書については年一度は更新するようにするのが良いでしょう。

Q: 1日だけの単発アルバイトでも雇用契約書は必要ですか?

A: 雇用契約書の交付は義務ではないものの、労働条件通知書についてはアルバイトやパートスタッフに対し、書面上で明示することが義務となっています。

労働条件通知書を取り交わせば、アルバイトに対しての労働法上の規則は達成されます。

ただ、一方的な通知のみではアルバイトの理解や合意を得られるわけではありません。

口頭のみで説明や合意を取り付けたために、労働時間や賃金に賞与等々の事項について労使間の食い違いが発生した際に雇用契約を正式に交わしたことが立証できず、

・雇用主側が言っていた条件と実働の状況が違うと言われ、労基署に相談した上で余計な分の残業代を請求される。
・実際は全く働いていない状況にあることを労働者側に問いただしても、「雇用契約の証拠書類がない」として状況を正当化される。

大問題へ発展する可能性もあります。

したがって、アルバイト・パートの採用の際は、たとえ単発であっても、労働法を順守した雇用契約書をできうる限り取り交わすべきでしょう。

Q: 会社に保管してたはずの雇用契約書をなくしてしまったらどうなる?

A: 取り交わした雇用契約書をなくしてしまった場合、もし会社と労働者との間で問題が発生した際に会社側がかなり不利になってしまいます。

雇用契約書というのは、従業員との間に「ルール」を設定する取り決め書のようなものです。

もし雇用契約書が無ければ、労働者側が労働基準監督署へ行き問題を訴えた際に、たとえ一方的な主張でも基本的に労基側に認められてしまうのです。

契約書を紛失したとなれば、上記のようなリスクを抱える事となってしまいます。

紛失した場合は、簡単にあきらめず探しなおし、コピーや電子ファイルで保存していないかを探るなどの対処を取るべきでしょう。

それでも無いようならば、当時に合意した内容で契約書を再作成し、相手方に再押印をしてもらい、当社保管分についてまた作成しなおすなどの挽回策を取るとよいでしょう。

Q: 雇用契約書の控えを雇用者に渡さなくてもいいですか?

A: 雇用契約書というのは原本とコピーの二種類を用意し、労使間で署名・捺印をした上で各1通ずつを保持することが一般的です。
ただ法律上、必ず2通分作成しなければならないとか、労働者へ原本またはコピーを交付する必要があるなどの決まりは存在しません。

とはいえど、雇用契約書は労働条件通知書と違い、労使双方が労働条件をのんだことを示す署名捺印のある書類となるため、後に労働者側から訴訟を起こされた際などに効果を発揮します。

例えば、労働条件通知書のみ交付をした場合、書類の内容が間違っていると労働者側が主張したら、その主張が通ってしまうこともあるでしょう。

しかし、労働条件通知書だけでなく同じ内容を雇用契約書へ記載しておき、労使両方からの署名捺印を入れておいたなら、このような主張がまかり通ることはありません。

したがって、雇用契約書の控えを雇用者側に交付しないよりも、しっかりと相手側に手渡しておいた方が、後に騒動になった場合に有利な状況に立てるといえます。

3. 雇用契約書はVALTEC電子契約「DX-Sign」で安心!

DX-Sign

このような雇用契約書のデメリットやトラブルいおいて、その対策として雇用契約書を電子化する企業が増えています。 電子契約サービスのおススメは、バルテックの電子契約サービス「DX-Sign」で、充実の機能を兼ね備えていて、オプションやアップグレードの必要もなくすべて利用できることがメリットです。

VALTECの電子契約「DX-Sign」は充実機能の数々を月額8,000円(税別)ですべて利用できるサービスとして好評です。
その特長をご紹介いたします。

2023年に変わる様々な法改正や制度の改定に対応できる電子契約サービスとしておすすめする機能は以下の通りです。

おすすめ機能①:「電帳法に対応した検索機能」「操作ログ管理機能」
おすすめ機能②:「署名方式の選択機能」
おすすめ機能③:「書類のインポート機能」「書類のカスタム項目機能」
おすすめ機能④:「グループ管理」「メンバー権限設定」「IPアドレスによるアクセス制限」
おすすめ機能⑤:「チェックボックス機能」「セレクトボックス機能」「入力項目のテンプレート設定機能」
おすすめ機能⑥:「契約相手先のシステム登録不要」「契約相手先へのサポート体制(電話・メール)」「契約相手先へのサポート体制(説明会開催)」「契約相手先用のマニュアルカスタマイズ」

上記のような機能が今後の電子契約において求められます。
これらの機能のすべてを低コストで利用できるのがVALTECの電子契約「DX-Sign」です。
オプションやアップグレードの必要なく、月額8,000円(税別)で記載したすべての機能をご利用いただけます。

雇用契約書

更にVALTECの電子契約「DX-Sign」では、メールでのサポートはもちろん、電話やオンラインでの説明会も導入費用は不要ですべてご利用可能です。

実際のユーザーの他、契約相手先に向けたサポートも同様に行うことができます。
自社での推進、契約相手先への理解、この二つがあってこその電子契約サービス。
サポートが充実している電子契約サービスとしてもDX-Signは好評いただいております。

セキュリティ

契約書は大切な機密情報でもあります。DX-Signはクラウドサービスでの利用であるからこそ、大切な書類をお守りするためのセキュリティも徹底しています。
通信内容や保存データ、パスワード類はすべて暗号技術にて保護しており、パスワードなどはハッシュ化され元の形へは復元されません。
その他にもファイアウォールによる保護や自動バックアップ、不正アクセスを感知した際のアカウントロックなど、クラウドサービスとしてあるべきセキュリティを徹底して兼ね備えています。


日付: 2023/06/27
『電子帳簿保存法 改正の解説と対策ガイド』 資料ダウンロード

VALTECノートパソコン

VALTEC MOTシリーズ

MOTシリーズまとめて資料請求

法人PCソリューション

法人PCキッティング・保守サポートサービスへ